Contratti di lavoro: SPID e CIE non bastano
La digitalizzazione delle assunzioni consente agli uffici HR di gestire online contratti e documenti, semplificando l’onboarding e riducendo carta e passaggi manuali.
Ma identificare digitalmente un lavoratore non significa automaticamente raccoglierne una firma valida.
A chiarirlo è il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali con l'interpello n.2/2026 del 30 settembre 2026, dedicato alle modalità digitali di consegna e acquisizione della documentazione connessa all’instaurazione del rapporto di lavoro.
Il principio è chiaro:
SPID e CIE possono identificare il lavoratore, ma la sola autenticazione non equivale alla sottoscrizione del documento.
SPID E CIE IDENTIFICANO, MA NON FIRMANO
SPID e Carta d’Identità Elettronica sono strumenti che consentono di verificare l’identità di chi accede a un servizio digitale.
Il Ministero distingue però tra:
- identificazione elettronica del lavoratore;
- formazione e sottoscrizione del documento informatico.
Accedere a un portale HR tramite SPID o CIE permette quindi di identificare il lavoratore, ma non significa automaticamente che il documento visualizzato sia stato sottoscritto.
QUANDO SERVE UNA FIRMA ELETTRONICA?
Per i documenti che devono semplicemente essere messi a disposizione del lavoratore, la gestione digitale è ammessa purché il sistema garantisca:
- identificazione dell’utente e sicurezza dell’accesso;
- accessibilità e disponibilità della documentazione;
- integrità dei documenti;
- tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione.
Il lavoratore deve inoltre poter visionare, conservare e riprodurre la documentazione.
Quando invece il documento richiede una dichiarazione o una vera e propria sottoscrizione da parte del lavoratore, la sola identificazione tramite SPID o CIE non è sufficiente.
È necessario adottare modalità di sottoscrizione conformi alla normativa, tra cui:
- Firma Elettronica Avanzata (FEA)
- Firma Elettronica Qualificata (FEQ)
La normativa ammette inoltre la formazione del documento, previa identificazione informatica dell’autore, attraverso un processo in grado di garantire sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità inequivoca al firmatario.
Nel caso della FEA, ad esempio, SPID o CIE possono essere utilizzati nella fase di identificazione del lavoratore, mentre la sottoscrizione può essere completata attraverso un meccanismo sotto il suo controllo, come un codice OTP ricevuto sul proprio dispositivo.
SPID e CIE possono quindi essere parte del processo, ma identificazione e firma rimangono due passaggi distinti.
COSA CAMBIA PER GLI UFFICI HR?
Per le aziende diventa importante verificare come sono strutturati i propri processi di onboarding digitale.
Non basta che un contratto o un documento venga caricato online: occorre poter ricostruire chi lo ha sottoscritto, quando e attraverso quale modalità, garantendone tracciabilità e integrità.
Un aspetto particolarmente rilevante è che la responsabilità dell’adempimento resta in capo al datore di lavoro, anche quando la piattaforma è gestita da un professionista o da un fornitore esterno.
In occasione di eventuali accertamenti ispettivi, l’azienda deve poter dimostrare l’effettivo assolvimento degli adempimenti attraverso la conservazione di evidenze informatiche idonee, sia per la messa a disposizione dei documenti sia, quando richiesta, per la riconducibilità della dichiarazione al lavoratore.
La digitalizzazione dei documenti di assunzione deve quindi collegare in modo corretto identificazione, firma e gestione documentale oltre a conservazione sostitutiva a norma.
Con soluzioni di Firma Elettronica Avanzata e Qualificata integrate nei processi HR, contratti e documenti possono essere gestiti digitalmente, riducendo passaggi manuali e semplificando l’intero processo di assunzione.
Scopri come digitalizzare la firma e la gestione dei documenti HR.