Trasferta mista: cos'è e come gestirla
La diffusione del lavoro ibrido e la crescente mobilità professionale hanno portato all'emergere di nuove situazioni non sempre previste dalla normativa tradizionale. Una di queste è la cosiddetta "trasferta mista", ovvero quella situazione in cui un dipendente lavora da luoghi diversi (sede aziendale, casa, sedi di clienti, coworking) in modo alternato e regolare, rendendo complessa la gestione dei rimborsi spese.
Ma cosa si intende esattamente per trasferta mista? Qual è il suo inquadramento normativo? E soprattutto: quali spese sono rimborsabili e come devono comportarsi le aziende per non incorrere in errori fiscali?
COS’È LA “TRASFERTA MISTA”
Con “trasferta mista” ci si riferisce a uno scenario in cui il lavoratore:
- Alterna giorni in sede, giornate in smart working e spostamenti presso clienti o sedi aziendali diverse;
- Si trova frequentemente a lavorare fuori dalla sede indicata nel contratto di lavoro;
- Effettua trasferte ricorrenti, ma non permanenti.
IL QUADRO NORMATIVO
Secondo l'art. 51 del TUIR, le indennità e i rimborsi spese erogati al dipendente in occasione di trasferte temporanee fuori sede non concorrono a formare reddito entro determinati limiti.
Tuttavia, non è considerata trasferta:
- L'assegnazione stabile a un'altra sede (trasferimento);
- Il lavoro svolto regolarmente in un'altra sede per consuetudine e non per temporanea necessità.
La "trasferta mista" si colloca a metà, è una specie di zona grigia tra la trasferta occasionale e il trasferimento. Quindi, può perdere i benefici fiscali se percepita come consuetudine; deve essere ben documentata e formalizzata.
In assenza di questi elementi, il rischio è che i rimborsi vengano considerati reddito imponibile per il lavoratore, con relative sanzioni in caso di controlli fiscali.
I RISCHI DI UNA GESTIONE NON CHIARA
Una gestione poco strutturata della trasferta mista può portare a:
- Errori di classificazione fiscale, con recupero imposte e sanzioni;
- Conflitti con i lavoratori, se le condizioni non sono chiare o uniformi;
- Mancanza di tracciabilità su tempi, luoghi e motivazioni dello spostamento.
Una gestione non tracciata rischia anche di violare gli obblighi di tracciabilità delle spese di trasferta previsti dalla normativa fiscale.
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La gestione della trasferta mista richiede precisione, trasparenza e controllo.
EcosAgile Expense è progettato proprio per affrontare queste complessità: permette di configurare regole diverse per le trasferte, rende possibile tracciare luogo, durata e finalità di ogni spostamento, automatizza la classificazione delle spese, offre workflow approvativi personalizzabili e auditabili, archivia digitalmente documenti e ricevute secondo normativa, anche ai fini dei controlli dell'Agenzia delle Entrate.
La gestione di questo tipo di trasferta può beneficiare anche delle evoluzioni recenti nell'uso delle carte di credito aziendali che semplificano il monitoraggio e rimborso delle spese.
EcosAgile Expense supporta la dematerializzazione della note spese, utile per semplificare e digitalizzare il ciclo di approvazione e archiviazione.
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