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Deducibilità delle spese di trasferta

21/01/2025
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A decorrere dal 1° gennaio 2025, la deducibilità delle spese di trasferta sostenute dai dipendenti, collaboratori, CO.CO.CO, tirocinanti e amministratori della società (senza partita IVA) sarà ammessa solo se il pagamento avverrà con strumenti tracciati. È quanto introduce la legge di bilancio 2025, che impone che il pagamento avvenga attraverso mezzi tracciabili.

Ricordiamo che le spese sono deducibili dal reddito d'impresa e ai fini IRAP solo se inerenti l'attività lavorativa e in presenza di un incarico di trasferta nel quale siano dettagliati i luoghi e i tempi di tale attività.
Il riferimento normativo è l'art. 95 del TUIR (D.Lgs n.917/1996).

QUALI SONO LE CATEGORIE DI SPESE DEDUCIBILI?

SPESE DI TRASFERTA
- Riguardano i costi legati agli spostamenti di dipendenti e collaboratori, inclusi:
- Trasporti: biglietti, noleggio auto o rimborsi chilometrici;
- Vitto e alloggio: pasti e pernottamenti;
- Spese accessorie: pedaggi, parcheggi e altre spese documentate.
Queste spese devono essere strettamente correlate all'attività aziendale e documentate con ricevute o fatture valide.

SPESE DI RAPPRESENTANZA
- Includono pranzi con clienti, eventi aziendali e regali promozionali. La deducibilità è limitata da soglie calcolate sul fatturato, come previsto dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR).

SPESE MISTE
- Per costi che combinano esigenze aziendali e personali, è necessario separare e dedurre solo la quota legata all'attività lavorativa.

MA COME FUNZIONA LA DEDUCIBILITÀ DELLE SPESE DI TRASFERTA?

In caso di rimborso analitico o rimborso a piè di lista delle spese documentate dal lavoratore con documentazione dettagliata, l'art.95 comma 3 del TUIR stabilisce alcuni limiti alla deducibilità del rimborso dal reddito di impresa:

Le spese di vitto e alloggio sono deducibili:

  • fino a euro 180,76 (al giorno) per trasferte extracomunali cioè quelle trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale in Italia
  • fino a euro 258,23 (al giorno) per trasferte all'estero;
  • nella misura del 75% del loro ammontare per trasferte comunali.
Le spese per viaggio e trasporto sono invece totalmente deducibili, purchè documentate. Se il lavoratore è stato autorizzato ad utilizzare un veicolo proprio o a noleggio, il costo di percorrenza è deducibile interamente come rimborso spese chilometrico per veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali ovvero a 20 se con motore diesel.

LE NOVITÀ INTRODOTTE DALLA MANOVRA

La legge di Bilancio punta alla digitalizzazione e alla semplificazione per rafforzare i controlli:

  • Digitalizzazione dei pagamenti obbligatoria: strumenti come carte di credito aziendali e bonifici semplificano la tracciabilità e riducono gli errori;
  • Controlli più stringenti: l'Agenzia delle Entrate intensificherà le verifiche documentali.

Per evitare rischi e massimizzare la deducibilità, l'ideale è adottare strumenti digitali di pagamento come le carte di credito aziendali EcosAgile Expense assegnabili al personale in trasferta, agli amministratori e collaboratori, che permettono la semplificazione dell'intero processo di gestione delle spese di trasferta con:
- piena tracciabilità delle spese di trasferta, garantendone la deducibilità fiscale
- immediata riconciliazione dei pagamenti sul gestionale
- semplificazione dei processi di rendicontazione e monitoraggio
- dematerializzazione di scontrini e fatture con trasmissione in corservazione sostitutiva AGID
- efficace controllo dei costi aziendali in totale trasparenza

Per ulteriori approfondimenti: