Deducibilità delle spese di trasferta: azienda e dipendenti

Limiti, tracciabilità e rimborsi esenti

10/03/2025
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Aggiornato il 21 ottobre 2026. Abbiamo aggiunto l'esclusione delle spese sostenute all'estero introdotta dal D.L. 84/2025, le istruzioni della Circolare AdE n. 15/E del 22 dicembre 2025, le regole per gli amministratori e i rimborsi che restano esenti per il dipendente, e corretto il riferimento al TUIR (D.P.R. 917/1986). Leggi la guida completa su note spese e trasferte.

Dal 1° gennaio 2025 le spese di trasferta per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenute in Italia, e i relativi rimborsi analitici, sono deducibili dal reddito d'impresa solo se il pagamento avviene con strumenti tracciabili. È quanto prevede la legge di bilancio 2025, che ha introdotto l'obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta; il D.L. 84/2025 ha poi escluso dall'obbligo le spese sostenute all'estero. La regola riguarda i dipendenti e i titolari di redditi assimilati, come i collaboratori coordinati e continuativi; per gli amministratori vedi più sotto.

Restano fermi i requisiti generali: le spese sono deducibili dal reddito d'impresa e ai fini IRAP solo se inerenti all'attività e documentate. Per dimostrarlo conviene autorizzare ogni trasferta per iscritto, indicando luoghi, date e motivo.

Il riferimento normativo è l'art. 95 del TUIR (D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917), commi 3 e 3-bis, insieme all'art. 109, commi 5-bis e 5-ter, introdotti dal D.L. 84/2025.

QUALI SONO LE CATEGORIE DI SPESE DEDUCIBILI?

SPESE DI TRASFERTA
- riguardano i costi legati agli spostamenti di dipendenti e collaboratori, inclusi:

  • trasporti: biglietti, noleggio auto o rimborsi chilometrici;
  • vitto e alloggio: pasti e pernottamenti;
  • spese accessorie: pedaggi, parcheggi e altre spese documentate.

Queste spese devono essere strettamente correlate all'attività aziendale e documentate con ricevute o fatture valide.

SPESE DI RAPPRESENTANZA
- Sono le erogazioni gratuite di beni e servizi con finalità promozionali o di pubbliche relazioni, come ricevimenti ed eventi aziendali, eventi organizzati in occasione di fiere e omaggi (D.M. 19 novembre 2008). La deducibilità è limitata da soglie calcolate sui ricavi (art. 108, comma 2, del TUIR) e dal 2025 richiede il pagamento tracciabile, anche per le spese sostenute all'estero. Pubblicità e sponsorizzazioni non sono spese di rappresentanza.

SPESE MISTE
- Per costi che combinano esigenze aziendali e personali, è necessario separare e dedurre solo la quota legata all'attività lavorativa.

PER L'AZIENDA: COME FUNZIONA LA DEDUCIBILITÀ DELLE SPESE DI TRASFERTA

In caso di rimborso analitico o rimborso a piè di lista delle spese documentate dal lavoratore, l'art. 95, comma 3, del TUIR stabilisce per i dipendenti e i collaboratori coordinati e continuativi alcuni limiti alla deducibilità dal reddito d'impresa.

Le spese di vitto e alloggio sono deducibili:

  • fino a 180,76 euro al giorno per le trasferte fuori dal comune della sede, in Italia;
  • fino a 258,23 euro al giorno per le trasferte all'estero;
  • nella misura del 75% del loro ammontare per le trasferte nel comune della sede, come ricorda la Circolare 15/E richiamando la Circolare 6/E/2009.

Se il lavoratore è autorizzato a usare un veicolo proprio o noleggiato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio di un veicolo di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, 20 se con motore diesel. Per le altre spese di viaggio e trasporto il comma 3 non fissa un limite giornaliero: valgono i requisiti generali di inerenza e documentazione.

La condizione di tracciabilità: per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia la deduzione nei limiti appena visti richiede il pagamento tracciabile (art. 95, comma 3-bis); senza, la spesa non è deducibile. Per le spese sostenute all'estero la tracciabilità non è richiesta. Le stesse regole valgono ai fini IRAP. Per il confronto fra Italia ed estero, con soglie, cambio e documenti, vedi trasferte all'estero: soglie, cambio e documenti. Video e sintesi del webinar con 4Job: Expert Evidence: il webinar con 4Job sulla deducibilità e la tracciabilità.

E PER GLI AMMINISTRATORI?

Dipende dal rapporto con la società, come chiarisce la Circolare 15/E al paragrafo 4:

  • amministratore che è anche dipendente o collaboratore coordinato e continuativo della società: si applica l'art. 95, comma 3-bis, con le stesse regole dei dipendenti;
  • amministratore che non è titolare di redditi di lavoro dipendente o assimilati: si applica l'art. 109, comma 5-ter, del TUIR. Per le spese sostenute dal 18 giugno 2025 vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia, e i relativi rimborsi analitici, sono deducibili solo se pagati in modo tracciabile. Per le spese fino al 17 giugno 2025 valeva la stessa condizione, in base all'art. 95, comma 3-bis.

PER IL DIPENDENTE: QUALI RIMBORSI NON SONO TASSATI

Per le trasferte fuori dal comune della sede di lavoro l'art. 51, comma 5, del TUIR prevede tre sistemi di rimborso alternativi, scelti per l'intera trasferta:

  • forfettario: la diaria non è tassata fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all'estero; viaggio e trasporto documentati, anche come indennità chilometrica, si rimborsano a parte senza tassazione; ogni altro rimborso aggiunto è tassato;
  • misto: alla diaria si aggiunge il rimborso documentato di vitto e/o alloggio, e la soglia della diaria si riduce di un terzo se è rimborsato o fornito gratuitamente il vitto oppure l'alloggio, di due terzi se lo sono entrambi;
  • analitico: non sono tassati i rimborsi documentati di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, e le altre spese, anche non documentabili, se attestate dal dipendente, fino a 15,49 euro al giorno in Italia e 25,82 euro all'estero.

In tutti e tre i sistemi, per le spese sostenute in Italia, vitto, alloggio, taxi e NCC rimborsati devono essere pagati in modo tracciabile: se sono pagati in contanti il rimborso concorre al reddito di lavoro dipendente e va tassato in busta paga (Risposta AdE n. 302/2025). Per le trasferte nel comune della sede indennità e rimborsi sono tassati, tranne i rimborsi di viaggio e trasporto comprovati e documentati (D.Lgs. 192/2024, dal 2025); per taxi e NCC serve anche il pagamento tracciabile. Le stesse regole valgono per i titolari di redditi assimilati.

Esempi di calcolo e soglie ridotte della diaria sono nella guida su rimborso analitico, forfettario, misto e diaria.

COSA È CAMBIATO DAL 2025

  • Pagamenti tracciabili obbligatori per vitto, alloggio, taxi e NCC, dal 1° gennaio 2025 (L. 207/2024, art. 1, commi 81-83);
  • spese all'estero escluse dall'obbligo, con effetto dal 1° gennaio 2025 (D.L. 84/2025, convertito dalla L. 108/2025);
  • trasferte nel comune: rimborsi di viaggio e trasporto esenti se comprovati e documentati, senza più i documenti del vettore (D.Lgs. 192/2024);
  • istruzioni operative dell'Agenzia delle Entrate con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025.

Per ridurre i rischi l'ideale è adottare strumenti digitali di pagamento come le carte di credito aziendali EcosAgile Expense assegnabili al personale in trasferta, agli amministratori e ai collaboratori, che permettono la semplificazione dell'intero processo di gestione delle spese di trasferta con:

  • piena tracciabilità dei pagamenti, condizione per la deducibilità delle spese sostenute in Italia;
  • immediata riconciliazione dei pagamenti sul gestionale;
  • semplificazione dei processi di rendicontazione e monitoraggio;
  • dematerializzazione di scontrini e fatture con conservazione digitale a norma;
  • efficace controllo dei costi aziendali in totale trasparenza.

Per ulteriori approfondimenti:

FONTI

Fonti normative e di prassi consultate il 21 ottobre 2026.

Questo articolo ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza di un professionista sul caso concreto.