Dematerializzazione della Nota Spese
Con la risposta all'interpello n. 142 di giugno 2024, l'Agenzia delle Entrate ha fornito ulteriori chiarimenti relativamente alla dematerializzazione e alla conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi. Già nel 2019 e precedentemente nel 2017, l'ente si era espresso in merito evidenziando i passaggi per la conservazione sostitutiva di ricevute e scontrini.
IL QUESITO
La società nell'istanza avanza la volontà di avviare un processo di dematerializzazione delle note spese e dei documenti giustificativi delle spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, principalmente per servizi di taxi, utilizzando la carta di credito aziendale.
Il progetto prevede l'uso di uno smartphone aziendale con tecnologia OCR per creare una versione digitale dei documenti cartacei e un sistema informatico che possa compilare autonomamente i dati nella nota spese, garantendo l'integrità, l'immutabilità e la leggibilità dei documenti. L'Intelligenza Artificiale verrà utilizzata per controlli di coerenza e le note spese saranno soggette a un processo autorizzativo interno prima di essere inviate all'ente AGID.
La società chiede se la procedura è conforme alla normativa di riferimento D.Lgs. 82/2005 e DM MEF 17 giugno 2014, se i documenti dematerializzati possono essere distrutti e se i documenti rilasciati per i servizi di taxi possano essere considerati "documenti originali non unici" e quindi dematerializzati e conservati.
LA RISPOSTA
L'Agenzia delle Entrate sottolinea prima di tutto che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale deve essere immodificabile, integro e autentico, come previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).
Le ricevute di pagamenti elettronici effettuati con carta di credito aziendale non sono purtroppo sufficienti a documentare la spesa deducibile dal punto di vista fiscale. In questi casi, per ottenere la deduzione della spesa in busta paga, è necessario produrre specifici giustificativi, in assenza della vera e propria fattura. È necessario che dal giustificativo rilasciato sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).
DIGITALIZZAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE DELLA NOTA SPESE
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Per ulteriori approfondimenti:
- Video EcosAgile Expense
- Guida Gestione Nota Spese
- Interpello n. 388/2019 dell'Agenzia delle Entrate
- Risoluzione n. 96/2017 dell’Agenzia delle Entrate
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