Addio scontrini! La conservazione digitale è possibile

Con la risposta all'interpello n. 388 del 20 settembre 2019 l'Agenzia delle Entrate ha fornito gli ultimi chiarimenti in tema di dematerializzazione del documento analogico a rilevanza fiscale. Già nel 2017, infatti, l'ente amministrativo si era espresso in merito evidenziando i passaggi necessari per la conservazione sostitutiva di ricevute e scontrini. L'istanza ultima avanzata da una società di consulenza ha portato l'Agenzia delle Entrate a precisare che è possibile conservare elettronicamente le note spese dei dipendenti in trasferta e i relativi giustificativi allegati, con distruzione del cartaceo, qualora i documenti siano originali non unici e trovino corrispondenza nella contabilità dei cedenti: tali documenti inoltre devono avere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

I principali passaggi necessari al fine di potersi privare di scontrini, ricevute e di altre tipologie di giustificativi a rilevanza fiscale includono quindi:

1) la foto dei giustificativi di spesa tramite smartphone con acquisizione della copia per immagine ed il caricamento su una apposita applicazione
2) la formazione, approvazione e controllo della nosta spesa
3) l'invio dei file in conservazione digitale sostitutiva
4) la distruzione dei giustificativi analogici se:
• i documenti di spesa sono tutti originali "non unici"
• il processo di conservazione a norma è conforme ai requisiti su cui vigila l'Agenzia Italia Digitale
• terminato tale processo i documenti analogici possono essere distrutti.

La conservazione digitale rappresenta oggi una vera e propria necessità per molte aziende, protagoniste di un percorso di digitalizzazione e innovazione volto a semplificare la gestione spese del personale in trasferta e rendere più semplice la raccolta strutturata dei giustificativi ( scontrini , ricevute, fatture ecc...).

EXPENSE PER LA GESTIONE NOTE SPESE

La soluzione a questo bisogno è eExpense, l'app per IOS e Android ideale per la gestione spese digitale che permette la compilazione direttamente da smartphone, rendendo più facile e rapida l'amministrazione, la gestione e l'archiviazione di scontrini , ricevute e giustificativi di spesa. Grazie alla possibilità di registrare la richiesta di trasferta integrandola con i relativi costi di viaggio e pernottamento, eExpense si delinea come uno strumento all'avanguardia nella gestione spese e dei processi del personale, rivolto a tutte quelle organizzazioni bisognose di dover gestire e controllare al meglio i costi dei propri dipendenti e collaboratori in viaggio.