eExpense / App Nota Spese Digitale

gestione del personale app note spese scontrini ricevute giustificativi personale in trasferta

App Note spese aziendali e trasferte per iOS e Android

Gestione dell'intero processo delle note spese e delle trasferte da smartphone

App Conservazione digitale note spese

Eliminazione scontrini e fatture cartacee con la conservazione sostitutiva a norma

App eExpense riduce i costi ed aumenta la produttività

Migliora la comunicazione tra collaboratori, manager, amministrazione e paghe

App eExpense è multi country e multi valuta

Tassi di cambio automatici, geolocalizazione, sincronizzazione con ridotta banda

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eExpense: la soluzione per la gestione spese del personale

L’App ideale per una gestione sicura e in mobilità di scontrini, ricevute, note spese e trasferte di lavoro.
Conforme a tutte le disposizioni legislative per la gestione, conservazione sostitutiva ed esibizione a norma di giustificativi di spesa, scontrini e fatture.

eExpense è la App Note Spese multilingue che vi permette la compilazione delle note spese aziendali da smartphone,
rendendo più veloce e facile la gestione di scontrini, ricevute e giustificativi di spesa.

eExpense è perfetta sia per i collaboratori – grazie alla semplificazione dei processi e l'immediatezza di utilizzo – sia per l'azienda
che dispone così in tempo reale dei dati con semplicità, maggiore affidabilità e costi contenuti.

eExpense garantisce un quadro di sintesi costantemente aggiornato che permette a collaboratori e azienda di avere tutte le
informazioni relative alle trasferte di lavoro e ai relativi costi e tipologie di spesa attraverso infografiche e pivot di dettaglio.

eExpense è l’App studiata per essere utilizzata subito anche con il sistema gestionale o Payroll già in azienda
e con le funzionalità Cloud di back-end complete, disponibili con i moduli EcosAgile.

eExpense non necessita di alcuna installazione, nessuna competenza specifica o requisito di infrastruttura aggiuntivo.

eExpense è studiata per una conservazione digitale semplice e a norma che consente una demateralizzazione di tutti i
giustificativi di spesa con una semplificazione dei processi aziendali e un miglioramento della produttività.

Travel Policy Note Spese

Compilazione nota spese, definizione di voci di spesa e gestione delle travel policy aziendali con impostazione di soglie e massimali di spesa.

Smart Scan Ricevute

Scan Intelligente dei documenti giustificativi delle spese con una semplice fotografia e anche con un upload dell’immagine. Usabilità molto curata, disegno intuitivo e semplice.

Trasferte e Fleet Management

Richieste di trasferta integrata alla prenotazione del mezzo di trasporto e del pernottamento. Sistema di gestione del parco autovetture e automezzi aziendale.

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Conservazione digitale

Sostituzione della conservazione dei giustificativi di spesa su carta con la conservazione digitale ed esibizione a norma di scontrini, ricevute e fatture.

Expense Sync

Sincronizzazione con back-end, registrazioni nota spese off-line e invio file note spese all'elaborazione paghe, all’Amministrazione e al Controllo di gestione. Integrazioni real-time con API / Web Services.

A.I., OCR avanzato e QR Code

Algoritmi di machine learning, Intelligenza Artificiale e OCR avanzato per la compilazione veloce delle note spese. Utilizzo di QR code per la classificazione e il retrive.

Cambia il tuo modo di lavorare con eExpense l'App Note Spese che semplifica la gestione del personale in trasferta.

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Features App Note Spese e Trasferte

L'App eExpense è stata progettata per l'utilizzo aziendale, da parte di società con personale mobile in Italia e all'estero.
  • Alti standard di sicurezza, tra cui 4 diversi algoritmi proprietari di controllo anti-manipolazione
  • Gestisce le policy aziendali con alert al superamento della soglia e indicazione dei massimali di spesa riconosciuti ai collaboratori
  • Gestisce l'associazione vincolante o meno delle trasferte alla spesa
  • Gestisce la conversione cambio su tutte le valute del mondo, con gestione dei tassi di cambio automatica
  • Gestisce le foto anche con ridotto segnale della rete senza compromettere le performance e la navigazione
  • Gestisce l'attribuzione delle spese a commesse o progetti in coerenza alle allocazioni delle persone
  • Associa le spese al piano dei conti, fornendo i flussi integrati verso il sistema amministrativo e paghe dell'azienda
  • Implementa algoritmi di machine learning e OCR per la compilazione veloce delle spese
  • Integrata al sistema di fleet management per una gestione completa dell’intera flotta autoveicoli aziendale
  • Offre ad amministrazione e collaboratori un reporting su app e web costantemente aggiornato, con infografiche e pivot di dettaglio per un’analisi completa delle tipologie di spesa registrate
  • Offre ai responsabili un reporting analitico e di sintesi, completo di dashboard con drill down interattivo
  • Integrata con i sistemi di conservazione digitale e esibizione a norma per garantire la dematerializzazione della nota spese con conseguente eliminazione del cartaceo
L’App eExpense permette l’impostazione delle travel policy aziendali con la gestione delle soglie di spesa e degli importi massimi riconosciuti a ciascun collaboratore aziendale in base al suo specifico ruolo aziendale.
Il collaboratore potrà visionare e controllare i massimali di spesa previsti direttamente sull’app eExpense.
Se la richiesta di rimborso del collaboratore non rispetta le policy aziendali previste, il sistema automaticamente invierà una notifica in app al collaboratore, con l’importo massimo riconosciuto per la specifica tipologia di spesa.
La travel Policy può essere gestita anche sulla singola persona.
La richiesta di trasferta può essere fatta da app dal dipendente stesso e mediante le funzionalità web Employee Self Service.
Il dipendente durante la richiesta di trasferta può comunicare all’Azienda e all’Ufficio di Servizi Generali preposto, la necessità di gestire delle prenotazioni per il mezzo di trasporto, il noleggio auto e anche il pernottamento.
Certo, direttamente dall’app eExpense, il collaboratore può inviare alla propria Azienda la richiesta di anticipo spese per le trasferte e i viaggi intercontinentali prossimi futuri. Ai fini della richiesta il collaboratore dovrà comunicare importo e motivazione.
L’app è dotata di un’apposita funzionalità QR CODE grazie alla quale ogni collaboratore dispone di tutte le informazioni aziendali utili alla predisposizione e invio delle ricevute e fatture intestata all’Azienda.
Si, i responsabili e manager hanno a disposizione la funzionalità di approvazione delle note spese del personale del loro team sia da app che da web tramite le funzionalità di Manager Self Service.
eExpense è stata studiata per essere un’estensione perfetta e integrata dei sistemi aziendali interni del Cliente, senza richiedere alcun cambiamento, nessuna installazione o l'adozione di nuovi sistemi.

eExpense è pronta all’uso con:
  • Flussi già predisposti per i principali gestionali sul mercato, per il flusso payroll, amministrativo e controllo di gestione
  • Classificazione delle spese per voci di conto, per spese da rimborsare o meno al personale e con il dettaglio necessario al corretto trattamento fiscale
  • Disponibilità dati via file: estrazioni e invio di file in automatico, nel formato e frequenza desiderati
  • Integrazione real-time con API / Web Services di immediato utilizzo per una completa integrazione real-time; le API non hanno costo aggiuntivo e sono pronte all'uso
  • Back-end web completo, con report analitici, Dashboard, pagine di set-up, gestione della sicurezza (audit, utenze ecc.) e altre eventuali funzionalità della suite integrate
I dati sono di immediata disponibilità; l'App ha un disegno aperto, pensato per l'utilizzo in qualsiasi ambiente, anche con i vostri applicativi aziendali attuali e futuri; tutte le modalità descritte sono supportate da semplici procedure operative.
Il sistema mette a disposizione infografiche e report su app e web per collaboratori e per l’Azienda con un quadro di sintesi costantemente aggiornato delle spese registrate ai fini del controllo per uno specifico periodo e per tipologia di spesa.
Disponibili ai responsabili amministrativi via web anche pivot tabellari e grafiche che permettono analisi personalizzate, dinamiche e di dettaglio per Periodo, Tipologie di Spesa, Direzione, Unità Organizzativa e Centro di Costo.
Integrazione con Ecosagile Fleet management e Beni Aziendali, sistema per la gestione della flotta aziendale di autovetture e automezzi.
Aiuta i fleet manager ad avere una visione aggiornata e chiara sull’intero parco autoveicoli per apportare soluzioni innovative ed efficienti di mobilità per dipendenti e collaboratori: assegnazione al personale, gestione assicurazioni, manutenzioni, pratiche amministrative e gestione delle spese correnti.
Il sistema consente la gestione della singola autovettura per il collaboratore garantendo una precisa tracciabilità delle trasferte con auto aziendale e/o propria e l’analisi dei chilometri percorsi e dei costi rimborsati.
L’App è stata progettata, sviluppata e testata per funzionare su tutti gli smartphone, anche quelli ormai obsoleti e con vecchie versioni Android o iOS.

EcosAgile testa eExpense costantemente anche su apparecchi obsoleti per renderne le performance accettabili grazie a un attento lavoro di ottimizzazione e di gestione delle logiche di sincronizzazione.
L’App funziona anche in assenza di segnale. Le informazioni vengono trasmesse al server in automatico con sincronizzazioni asincrone.

eExpense verifica inoltre l'intensità del segnale per valutare se e quando operare le sincronizzazioni, gestendo anche il cambio di telefono, riportando sul nuovo apparecchio lo storico, con una profondità configurabile.
L’App eExpense è multi valuta (con tassi di cambio) e multilingue (con diverse traduzioni attive) ed è disponibile al download dagli store iOS / Android di tutte le nazioni configurandosi in automatico.
Permette la sostituzione della conservazione su carta con quella digitale per tutti i giustificativi di spesa, dallo scontrino alla ricevuta sino alla fattura assicurandone e facilitandone la corretta gestione, archiviazione, conservazione ed esibizione a norma.
eExpense è integrabile con il sistema di Conservazione digitale già presente presso l’Azienda oppure con il sistema di Conservazione Digitale di un nostro partner accreditato AGID.

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