EcosAgile / e-Expense

Note spese aziendali e trasferte per iOS e Android

gestione dell'intero processo delle note spese e delle trasferte da smartphone

e-Expense per semplificare la comunicazione

tra i collaboratori, i responsabili, l'amministrazione e le paghe

e-Expense per ridurre i costi ed aumentare la produttività

riducendo notevolmente i tempi ed i costi di gestione delle note spese

e-Expense multi country e multi valuta

tassi di cambio automatici, geolocalizazione, sincronizzazione con ridotta banda

e-Expense la nota spese dematerializzata

L'App e-Expense offre una gestione sicura, pratica ed in mobilità delle note spesa e trasferte (pre-travel e post-travel)
con flusso paghe ed amministrazione verso qualsiasi gestionale / ERP aziendale.

Le funzionalità di e-Expense rendono comoda e moderna la gestione dei nota spese, scontrini e trasferte, sono apprezzate dai collaboratori per la semplificazione
dei processi e l'immediatezza di utilizzo, aiutano l'azienda a disporre dei dati con semplicità, maggiore affidabilità e minori costi.

e-Expense è pensata per essere utilizzata da subito anche con il sistema gestionale o payroll già in uso presso la Vostra azienda
e, se desiderato, con le funzionalità Cloud di back-end complete disponibili con EcosAgile.
Non necessita di alcuna installazione da parte dell'azienda, nessuna competenza specifica o requisito di infrastruttura aggiuntivo.
Attiva da subito riduce i costi di gestione, migliora il clima aziendale e la soddisfazione dei tuoi collaboratori.

Note Spese

Compilazione della nota spese in qualsiasi momento con definizione di voci di spesa e voci di costo.
Controlli in base a policy aziendali configurabili, spese auto propria ed aziendale e fasce di costo.

Ricevute

Allega i documenti giustificativi delle spese fotografandoli dall’app o con un semplice upload dell’immagine.
Disegno estremamente intuitivo e semplice.

Trasferte e Prenotazioni

Richieste di trasferta integrata alla richiesta di prenotazione del mezzo di trasporto e del pernottamento
Nessuna proposta promozionale di alberghi o servizi addizionali di terze parti.

Aperta

Aperta ed espandibile: pronta a fornire i dati alle vostre attuali procedure di back-end e per integrazioni real-time con API / Web Services.

Expense Sync

Sincronizzazione con back-end, registrazioni nota spese off-line; trasferte, invio file note spese all'elaborazioni paghe e per amministrazione e controllo di gestione.

OCR avantato e QR Code

Gestione delle ricevute tramite OCR avanzato per la compilazione automatica ed utilizzo QR code per la classificazione ed il retrive.

Registrazione spese e trasferte una sola volta

Multilingua: inglese, italiano, tedesco, spagnolo, russo

Scontrini e ricevute archiviati in un click

Scelta valuta e gestione automatica cambi

Cambia il tuo modo di lavorare, tagliare i costi è possibile, semplifica la gestione.
Non crederai nel vedere che note spese, scontrini e trasferte possono diventare un piacere !!

Domande frequenti App Nota spese e trasferte

L'App e-Expense è stata progettata per l'utilizzo aziendale / enterprise, da parte di società con personale mobile in Italia e all'estero.
  • Implementa alti standard di sicurezza, tra cui algoritmi proprietari di controllo anti-manipolazione
  • Gestisce l'attribuzione delle spese a commesse / progetti in coerenza alle allocazioni delle persone.
  • Associa le spese al piano dei conti, fornendo i flusso integrati verso il sistema amministrativo e paghe dell'azienda
  • Gestisce le policy aziendali di soglia e l'associazione vincolante o meno delle trasferte
  • Dispone di conversione automatica su tutte le valute del mondo, con conversione dei tassi di cambio sempre automaticamnte aggiornati
  • Implementa algoritmi di machine learning e OCR per la compilazione veloce delle spese
  • Gestisce le foto anche con ridotto segnale; le foto da telefono hanno spesso dimensioni elevate, e l'APP le gestisce senza compromettere le performace e la navigazione
  • Offre ai responsabili un reporting analistico e di sintesi, completo di dashboard con drill down interativo
E' molto semplice proporre un form con la registrazione delle spese; ben diverso è garantire un comportamento solido e professionale in tutte le situazioni e a fronte di problematiche di network e di sicurezza.
Non è necessario disporre di cellulari di ultima generazione; l'App è stata progettata, sviluppata e testata anche su vecchi smartphone ormai obsoleti e con vecchie versioni Android o iOS. Anche su apparecchi obsoleti le performance sono testate e controllate e risultano più che accettabili grazie ad un attento lavoro di ottimizzazione e di gestione delle logiche sincronizzazione.
Una delle priorità nel disegno dell'App è stata quella di rendere l'app interoperabile, come estensione degli attuali sistemi aziendali, senza richiedere cambiamenti e nessuna nuova istallazione;
I dati sono di immediata disponibilità; l'API ha un disegno aperto, pensato per l'utilizzo in qualsiasi ambiente, con il vostro applicativo aziendale attuale o futuro.
A tal fine abbiamo reso disponibili:
  • Flussi dati già pronti per i principali gestionali sul mercato, sia sistemi paghe che amministrazione
  • Disponibilità dati via file: estrazioni per l'utente e schedulazione con invio di file in automatico, nel formato desiderato e frequenza desiderata all'azienda
  • Integrazione dati real-time con API / Web Services: completa integrazione real-time con altri applicativi del Cliente; le API non hanno costo aggiuntivo e pronte all'uso
  • Back-end web completo, con report analitici, Dashboard, pagine di set-up, gestione della sicurezza (audit, utenze ecc.)
Tutte le modalità descritte sono supportate da semplici procedure operative.
Si, l'App funziona anche in assenza di segnale. Le informazioni vengono trasmessa al server in automatico con sincronizzazioni asincrone.
Verifica inoltre l'intensità del segnale per valutare se e quando operare le sincronizzazioni.
L'App gestisce anche il cambio di telefono, riportando sul nuovo apparecchio lo storico, con una profondità configurabile.
Certamente, l'App e-Expense è multi valuta (con tassi di cambio) e multi lingua (con diverse traduzioni attive).
E' in già in uso da parte di personale che opera in tutto il mondo, superando le diverse problematiche / casistiche.
E' disponibile al download dagli Store iOS / Android di tutte le nazioni e si configura in automatico.