Gestione Trasferte e Rimborso Spese

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La gestione trasferte e rimborso spese

Il 2020 è stato sicuramente un anno particolare per le trasferte di lavoro; il rischio sanitario e le chiusure nazionali e internazionali con le conseguenti limitazioni negli spostamenti hanno causato e stanno causando difficoltà ed incertezza per le aziende nell'organizzare viaggi d'affari per i propri dipendenti e collaboratori. Le trasferte o missioni di lavoro, tuttavia, continuano a rappresentare un asset importante, oltre che una spesa di costo rilevante, sia per le grandi realtà che per le piccole medie imprese per le quali è fondamentale muoversi in modo regolare, in Italia come all'estero, per poter competere con la concorrenza.

I viaggi di lavoro, tuttavia, costano e per questo oggi più che mai serve una gestione efficiente delle note spese viaggi attraverso soluzioni in grado di ottimizzare l’intero processo di trasferta: strumenti digitali che consentano di ridurre significativamente il rischio di errori e gli sprechi di tempo per una corretta riuscita della rendicontazione. I rimborsi spese, infatti, vengono erogati in busta paga a seguito di una nota spese e servono a rimborsare al dipendente i costi sostenuti durante lo spostamento per motivi di lavoro. In particolare, i rimborsi a dipendenti e collaboratori in caso di missioni possono essere:

  • Spese di viaggio con carburante, pedaggi autostradali, sia con il proprio veicolo che con mezzi di terzi e trasporti pubblici
  • Spese di vitto con prima colazione, pranzo e cena
  • Spese di pernottamento con hotel, albergo e alloggio
  • Rimborso Chilometrico
  • Indennità

Per questo risulta opportuno digitalizzare le varie fasi legate all’organizzazione delle trasferte attraverso metodologie e soluzioni in grado di leggere in modo intelligente scontrini e ricevute fiscali inserendoli all’interno di un’apposita applicazione, archiviare e gestire tutti i documenti e giustificativi di spesa, comunicare direttamente con l’Amministrazione per richiedere una trasferta o un anticipo sul rimborso futuro da sostenere.

ECOSAGILE eEXPENSE PER LA GESTIONE DELLE TRASFERTE

eExpense è l'app EcosAgile in Cloud per la gestione digitiale della nota spese: conforme a tutte le disposizioni legislative, consente una gestione sicura e in mobilità di scontrini, ricevute e giustificativi attraverso lo scan intelligente dei documenti e la conservazione digitale ed esibizione a norma degli stessi.

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Con l'app eExpense è possibile una gestione completa della trasferta di lavoro, sia per le trasferte di servizio, quando è l'azienda a richiedere l'uscita, sia quando è il collaboratore stesso a farne richiesta.
É possibile gestire:

  • le richieste trasferta inviate dal collaboratore all'amministrazione direttamente da App, ed integrata con la prenotazione del mezzo di trasporto e di pernottamento
  • i partecipanti alle trasferte
  • i calendari
  • i documenti allegati (visibili per il lavoratore direttamente sull'App)
  • fleet management con i rimborsi chilometrici
La funzionalità, inoltre, dispone di una reportistica completa per l'Amministrazione in merito alle trasferte: elenco richieste, spese sostenute, tipologie di spesa, numero dei partecipanti.

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