News

Obbligo tracciabilità spese di trasferta

04/12/2024
Tracciabilità Pagamenti Obbligo Spese Trasferta Dipendenti Spese Aziendali Spese Rappresentanza Trasferte Aziendali Riconciliazione Pagamenti Dematerializzazione Ricevute Deducibilità Spese

A partire dal 1° gennaio 2025 le aziende e i liberi professionisti dovranno adeguarsi a una significativa novità normativa introdotta dalla Legge di Bilancio 2025: l'obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta e di rappresentanza. Questa misura mira a garantire maggiore trasparenza nelle spese aziendali dei trasfertisti e a combattere l'evasione fiscale legata alla sottofatturazione e alla deduzione dei costi non supportati da adeguata documentazione.

LE NOVITÀ NORMATIVE

Secondo l'Art. 10 della Manovra 2025 (Misure in materia di tracciabilità delle spese), le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande, le spese per viaggio e trasporto e di rappresentanza saranno deducibili solo se effettuate tramite strumenti di pagamento elettronici e tracciabili. Questo include carte di credito, bonifici bancari o postali e altri mezzi previsti dall'articolo 23 del D.Lgs. 241/1997. L'obbligo si estende non solo alle spese direttamente sostenute dall'azienda, ma anche a quelle anticipate dai dipendenti o amministratori e successivamente rimborsate.

COSA CAMBIA PER LE AZIENDE

Con l'entrata in vigore della normativa, le imprese che non si adegueranno perderanno il diritto alla deduzione fiscale di tali spese. In particolare:

Trasferte aziendali: rimborsi analitici delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto relativi alle spese sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi saranno deducibili solo se tracciabili.
Spese di rappresentanza: anche queste saranno soggette agli stessi vincoli di tracciabilità per poter essere dedotte, nei limiti previsti dal TUIR.

L'inosservanza delle nuove disposizioni potrebbe comportare un aggravio fiscale. Ad esempio, in caso di rimborso spese non documentato con pagamenti tracciabili, gli importi rimborsati verranno considerati reddito e, pertanto, tassati.

LA SOLUZIONE

Per aiutare le aziende a gestire questi nuovi obblighi si consiglia l'utilizzo delle carte di credito VISA integrate ad Expense, la soluzione innovativa per la gestione delle spese di trasferta aziendali. Questo strumento consente:

  • La tracciabilità completa delle spese di trasferta, garantendo conformità alle normative.
  • La riconciliazione dei pagamenti immediata e direttamente sul gestionale.
  • La dematerializzazione delle ricevute con la conservazione sostitutiva a norma.
  • La semplificazione dei processi di rendicontazione spese.
  • Una maggiore trasparenza e un controllo efficace dei costi aziendali.
  • Il rispetto delle policy di spese in base a massimali e classi merceologiche.
Con Expense le aziende possono assegnare carte di credito aziendali al personale in trasferta, agli amministratori e collaboratori garantendosi la deducibilità delle spese e semplificando la gestione amministrativa.

Per ulteriori approfondimenti: