Migrare l'organigramma da un software desktop al cloud, in continuità
Questo articolo fa parte della guida a organigramma aziendale e workforce planning. Qui il caso di chi ha un organigramma in un software desktop e vuole portarlo in cloud senza perdere il lavoro fatto.
In breve
- Migrare l'organigramma vuol dire lavorare in continuità: stessi identificativi, stessa gerarchia, stessi campi, e chi lo usa riprende da dove era.
- Il lavoro è soprattutto sui dati: esportarli, aggiungere le colonne che servono alla gerarchia, abbinare i campi, caricare e verificare.
- Un periodo in parallelo con criteri di chiusura scritti permette di chiudere il vecchio strumento con i dati già verificati.
Perché si passa al cloud
Un software per organigrammi installato sul computer funziona bene finché lo aggiorna una persona sola. Il passaggio a un sistema in cloud diventa utile quando cambiano le esigenze:
- più persone devono aggiornarlo o consultarlo;
- serve l'accesso da remoto, da browser;
- i dati devono arrivare dal sistema HR invece che da un file preparato a mano;
- servono viste diverse per pubblici diversi, con accessi controllati.
In ogni caso il lavoro di anni non va rifatto. Si portano i dati, e il disegno si ricostruisce da quelli.
Continuità: che cosa deve restare uguale
Una migrazione riuscita si riconosce da un fatto semplice: il giorno dopo, chi aggiorna l'organigramma e chi lo consulta ritrovano la stessa struttura e riprendono da dove erano. Per arrivarci conviene decidere prima che cosa deve restare identico.
| Elemento | Che cosa deve restare | Come si controlla |
|---|---|---|
| Identificativi | Lo stesso codice per ogni persona e posizione | Confronto fra il file esportato e quello caricato |
| Gerarchia | Ogni box sotto lo stesso responsabile | Nessun box senza responsabile dopo il caricamento |
| Unità organizzative | Stessi nomi e stessa struttura | Confronto a vista dei rami principali |
| Ruoli e campi | Le informazioni mostrate nei box | Controllo a campione su alcune persone per ramo |
| Modelli | L'impostazione dell'organigramma già in uso | Confronto a vista con il file di partenza |
| Storico | Le versioni passate che servono | Archivio in PDF o versioni caricate, secondo la scelta fatta |
Le fasi della migrazione
| Fase | Che cosa si fa | Uscita | Durata (esempio) |
|---|---|---|---|
| 1. Inventario | Si elencano i file di organigramma, si sceglie quello di riferimento, si decide che cosa portare | Elenco dei file e scelta della fonte | 2-3 giorni |
| 2. Esportazione | Si estraggono i dati in tabella dall'organigramma di riferimento | Un file tabellare con box, ruoli e riporti | 1 giorno |
| 3. Preparazione | Si aggiungono le colonne mancanti, si puliscono i dati, si abbinano i campi | File pronto per il caricamento | 3-5 giorni |
| 4. Caricamento di prova | Si carica il file e si verifica la struttura | Elenco delle differenze da correggere | 2-3 giorni |
| 5. Parallelo | Si consultano entrambi gli strumenti; gli aggiornamenti si fanno solo nel nuovo | Criteri di chiusura soddisfatti | 2-4 settimane |
| 6. Chiusura | Si archivia il vecchio file e si fissa la cadenza di aggiornamento | Processo di aggiornamento scritto | 1 giorno |
Esempio illustrativo: i tempi dipendono soprattutto da quanto sono ordinati i dati di partenza.
È lo stesso percorso delle cinque fasi descritte nella guida, adattato a chi parte da un software desktop: il caricamento di prova corrisponde al pilota.
Preparare i dati
Prima di esportare conviene fare ordine. Le domande sono poche:
- Quale file è quello in vigore? Spesso ne esistono diversi, con date e autori diversi.
- Ogni box ha un identificativo univoco, per esempio la matricola? Gli omonimi esistono, quindi il nome da solo non basta.
- Le posizioni vacanti sono rappresentate? Con quale convenzione?
- Ci sono box usati solo per l'impaginazione, come spazi o raggruppamenti grafici?
- Le versioni storiche servono nel nuovo sistema, o basta archiviarle in PDF?
Esportare la struttura
In un organigramma desktop dati e disegno convivono nello stesso file. Per migrare servono i dati: una tabella con una riga per box e, per ciascuna, l'identificativo del box e quello del box a cui riporta. Vale per i software dedicati come per gli organigrammi disegnati in Visio o in PowerPoint.
Un esempio documentato riguarda i file .opx: l'assistenza di OrgChart Agile descrive l'esportazione con il Reader, comando Export Data, con le intestazioni attive, la relazione di riporto con l'opzione «Generate position IDs», l'intero organigramma («Entire chart») e i campi da portare. Le righe senza dati vanno lasciate, perché nel disegno originale servono a posizionare i box. Il tipo di record e l'unità organizzativa non escono dall'esportazione e si aggiungono a mano.
Il risultato è un file tabellare da aprire in un foglio di calcolo, per controllare che ogni riga abbia il proprio identificativo e quello del responsabile. Per il caricamento dalla pagina dell'organigramma il file va salvato in formato CSV.
Abbinare i campi
Ogni colonna del file esportato va abbinata a un campo del nuovo sistema. In OrgChart Agile quattro campi reggono la struttura: identificativo del box, identificativo del box padre, tipo di record (persona o unità organizzativa) e indicatore del vertice. Gli altri campi completano il box.
| Colonna del file esportato | Campo OrgChart Agile | Nota |
|---|---|---|
| Position ID | UniqueID | Univoco, alfanumerico, diverso da 1 |
| Reports To | ReportTo | Deve comparire fra gli UniqueID |
| (da aggiungere) | RecordType | E per le persone, D per le unità organizzative |
| (da aggiungere) | Department | Unità organizzativa del box |
| (da aggiungere se manca) | RootLevel | 1 solo per il vertice, 0 per tutti gli altri |
| Name, Surname | FirstName, LastName | Una colonna per campo |
| Title | JobTitle | Il titolo come compare nel box |
| (da ricavare) | JobCode | Ruolo normalizzato: una sola denominazione per lo stesso ruolo |
| Location | Location | Stesso elenco di valori per tutti |
| Hire Date | HireDate | Formato gg/mm/aaaa |
I nomi della prima colonna sono di esempio: dipendono dal software di partenza e dai campi scelti in esportazione.
Le informazioni inserite nel vecchio organigramma in modo creativo, come note nel titolo o sigle accanto al nome, conviene separarle adesso. Nel nuovo sistema diventano dati da filtrare, contare e mostrare nelle viste. Per ciò che non ha un campo standard esistono campi liberi.
Verificare dopo il caricamento
Dopo il caricamento si verifica il risultato in quattro passi:
- Numeri: i box caricati coincidono con le righe del file.
- Orfani: nessun box resta senza responsabile. Un box il cui responsabile non esiste nel file non si aggancia alla struttura; si corregge nel file e si ricarica.
- Duplicati: nessun identificativo compare due volte.
- Confronto a vista: per ogni ramo principale, una persona che conosce la struttura confronta il nuovo disegno con il vecchio e segnala le differenze.
Le correzioni si fanno nel file, che diventa la base per le importazioni successive. Quando l'aggiornamento a mano diventa un peso, i dati possono arrivare dal sistema HR: vedi integrazione dell'organigramma con HRIS. Per viste e accessi c'è sicurezza e governance dell'organigramma.
Il periodo in parallelo
Per qualche settimana i due strumenti convivono. Una regola evita la confusione: gli aggiornamenti si fanno solo nel nuovo.
| Settimana | Attività | Chi |
|---|---|---|
| 1 | Caricamento definitivo, verifica dei rami, prime viste | HR |
| 2 | Accesso ai responsabili, raccolta delle segnalazioni | HR e responsabili |
| 3 | Correzioni nel file, secondo caricamento | HR |
| 4 | Verifica dei criteri di chiusura, archiviazione del vecchio file | HR e direzione |
I criteri di chiusura si scrivono prima di cominciare. Per esempio: zero orfani, nessuna segnalazione aperta da più di una settimana, due aggiornamenti fatti nel nuovo sistema senza errori.
In OrgChart Agile
Migrazione in continuità
OrgChart Agile ha logiche di migrazione automatica degli organigrammi esistenti, da OrgPlus, Visio, PowerPoint e altri strumenti di organigramma: i modelli già in uso si mantengono e si lavora in continuità con lo strumento precedente. L'Import Wizard propone sistemi di provenienza predefiniti; prima del caricamento mostra l'abbinamento fra colonne e campi, che si può correggere e poi confermare. Le righe vuote di un'esportazione .opx diventano box nascosti, visibili nella scheda Tree.
Il supporto EcosAgile può seguire il primo caricamento: nel caso documentato dall'assistenza l'ha eseguito il supporto e il cliente ha verificato il risultato. EcosAgile segue i clienti OrgPlus con assistenza attiva: contattaci per l'assistenza o per pianificare la migrazione da qualunque strumento.
Alcune funzioni dipendono dal piano: le simulazioni su versione dedicata (piano Plus), il tracciamento degli accessi e le integrazioni. PDF ed Excel/CSV sono esportabili in ogni piano.
Scopri OrgChart Agile · Vai al sito orgchart-agile.com
Per la migrazione: Numero Verde 800 66 98 55 o commerciale@ecosagile.com
Fonti: indicazioni di EcosAgile sulla migrazione (04/11/2026), manuali di prodotto 0320 e 0321, assistenza prodotto, sito orgchart-agile.com (pagina Features).
Domande frequenti
Che cosa vuol dire migrare l'organigramma in continuità?
Portare nel nuovo sistema identificativi, gerarchia, unità, ruoli e campi già usati, così che chi aggiorna e chi consulta ritrovi la stessa struttura e riprenda da dove era. Il disegno si ricostruisce dai dati esportati.
Come si esportano i dati da un software per organigrammi desktop?
Con la funzione di esportazione dei dati del software, che produce una tabella con una riga per box, l'identificativo del box e quello del responsabile. Per i file .opx l'assistenza di OrgChart Agile documenta il comando Export Data del Reader, con l'opzione Generate position IDs.
Posso migrare un organigramma fatto in Visio o PowerPoint?
Sì. EcosAgile ha logiche di migrazione automatica anche da Visio, PowerPoint e altri strumenti di organigramma, e i modelli già in uso si mantengono in continuità. Il punto di partenza è il file dell'organigramma in vigore: conviene contattare EcosAgile per pianificare la migrazione.
Quali campi servono in OrgChart Agile per ricostruire la gerarchia?
Quattro: UniqueID, l'identificativo del box; ReportTo, l'identificativo del box padre; RecordType, E per le persone e D per le unità organizzative; RootLevel, 1 solo per il vertice. Nome, ruolo, sede e gli altri campi completano il box.
In che formato si carica il file?
Dalla pagina dell'organigramma si carica un file CSV. L'Import Wizard mostra l'abbinamento fra colonne e campi prima della conferma, e i box il cui responsabile non si trova restano consultabili a parte come orfani.
Chi esegue il caricamento della migrazione?
Si può chiedere il supporto di EcosAgile. Nel caso documentato dall'assistenza il caricamento l'ha eseguito il supporto e il cliente ha verificato il risultato confrontandolo con l'organigramma di partenza.
Quando si può chiudere il periodo in parallelo?
Quando sono soddisfatti criteri scritti prima di cominciare, per esempio zero orfani, nessuna segnalazione aperta e un paio di aggiornamenti fatti nel nuovo sistema senza errori. Durante il parallelo gli aggiornamenti si fanno solo nel nuovo sistema.
Fonti
Questo articolo è informativo. Le funzioni di OrgChart Agile sono quelle indicate da EcosAgile e descritte nei manuali, nell'assistenza prodotto e sul sito del prodotto, consultati il 04/11/2026.
- Indicazioni di EcosAgile sulle logiche di migrazione degli organigrammi, 04/11/2026.
- Assistenza prodotto OrgChart Agile (documentazione EcosAgile): scheda sulla migrazione da file .opx con esportazione Export Data (revisione del 09/10/2026), scheda sui box orfani, scheda sui formati di esportazione.
- Manuali di prodotto OrgChart Agile: manuale 0320 v2.7 dell'08/09/2026 (metodi di importazione, Import Wizard e mappatura dei campi), campi standard 0321 del 21/10/2026.
- Sito del prodotto OrgChart Agile, pagina Features, consultata il 04/11/2026.
- Organigramma aziendale e Workforce Planning: guida completa, EcosAgile, sezione 13.
- Tabelle di questa pagina: esempi originali EcosAgile, con dati di fantasia.