Questo articolo fa parte della guida a organigramma aziendale e workforce planning. Qui si parla del software: che cosa chiedergli, come verificarlo in una demo con i tuoi dati e quando uno strumento semplice basta.
In breve
- Un software per organigrammi si sceglie in base a quanto cambia la struttura e a che cosa deve servire il disegno. Per un documento da presentare una volta l'anno basta un programma di disegno; se la struttura cambia durante l'anno e l'organigramma serve a più persone, servono funzioni di un altro livello.
- Quindici criteri in cinque aree: dati, struttura, analisi, accessi, pubblicazione e costo. Per ciascuno c'è la prova da fare in demo con i tuoi dati.
- Chi scrive produce un software per organigrammi: per questo niente confronti fra marche né punteggi. Il prodotto è descritto solo nell'invito finale.
Tre categorie di strumenti
Prima dei criteri conviene capire in che categoria cercare. Sono tre, e per ciascuna c'è un caso in cui è la scelta giusta.
| Categoria | Quando basta | Dove arriva il limite |
|---|---|---|
| Strumento di disegno | Pochi cambi l'anno, una sola persona che lo aggiorna, nessun dato collegato | Quando serve un secondo utente o un dato collegato |
| Funzione del sistema HR | L'organigramma serve a consultare chi sta dove, con i dati già nel sistema | Viste, scenari e controllo degli accessi variano da prodotto a prodotto: vanno verificati |
| Software specifico per organigrammi | Struttura che cambia, più pubblici, scenari, indicatori e dati da più fonti | Integrazioni, governo degli accessi, versioni e costo di gestione vanno valutati |
Il passaggio da una categoria all'altra si decide con una domanda: quanto lavoro a mano facciamo oggi per tenere l'organigramma allineato? Se la risposta è «poco», la categoria in cui siamo va bene. Se è «ogni mese qualcuno rifà il disegno», il costo nascosto è già più alto di una licenza.
Da dove cominciare, in base alla tua situazione
| La tua situazione | Criteri da guardare per primi |
|---|---|
| Struttura piccola, pochi cambi, una persona che la aggiorna | Esportazione (13), costo complessivo (15). Spesso basta un programma di disegno |
| Dati già nel sistema HR e bisogno di consultazione | Fonti e frequenza (1), viste per pubblici (5), accessi (10) |
| Più sedi o società e molti cambi nell'anno | Gerarchie funzionali (4), navigazione (6), versioni (8), scala (14) |
| Riorganizzazioni da simulare prima di decidere | Versioni e scenari (8), indicatori (7), tracciamento (9) |
| Dati sensibili nell'organigramma (compensi, valutazioni) | Accessi (10), accesso unico (11), ospitazione e certificazioni (12) |
I numeri fra parentesi rinviano ai quindici criteri della sezione successiva, numerati in ordine di comparsa.
Quindici criteri, con la prova da fare in demo
I criteri valgono per qualsiasi prodotto, compreso il nostro. Sono raggruppati in cinque aree. Per ciascuno conviene non accontentarsi di un «sì» ma chiedere di vederlo sui propri dati.
A. I dati: da dove arrivano
| Criterio | La prova in demo |
|---|---|
| 1. Da quali fonti importa i dati e con quale frequenza? | Chiedi di caricare un tuo file di prova e di mostrare come si ripete l'operazione ogni settimana. |
| 2. Come si mappano campi e gerarchia, e chi controlla gli errori? | Carica un file con tre errori che hai messo apposta, per esempio un duplicato, un responsabile inesistente e una data sbagliata, e guarda che cosa viene segnalato. |
| 3. Gestisce le posizioni vacanti, oltre alle persone? | Chiedi di inserire un posto scoperto e di vederlo nel conteggio. |
B. La struttura: che cosa sa rappresentare
| Criterio | La prova in demo |
|---|---|
| 4. Rappresenta linee gerarchiche e funzionali? | Prova con una persona che ha due responsabili, uno per la linea gerarchica e uno per un progetto. |
| 5. Permette viste diverse per pubblici diversi? | Chiedi di mostrare la stessa struttura a un dipendente, a un manager e a HR, con campi diversi. |
| 6. Come si naviga un organigramma molto grande? | Fai aprire il tuo organigramma completo, non un esempio da dieci persone, e prova a cercare una persona e a ridurre i livelli. |
C. L'analisi: che cosa si ricava dai dati
| Criterio | La prova in demo |
|---|---|
| 7. Calcola indicatori, e quali, sui dati? | Chiedi headcount, FTE, span of control e livelli per unità, e vedi se si leggono senza esportare in un foglio. |
| 8. Permette di salvare versioni e di simulare scenari? | Fai spostare due persone in una versione di prova e confrontarla con quella attuale senza toccarla. |
| 9. Registra chi ha cambiato che cosa? | Chiedi dove si legge la storia di una modifica e chi può vederla. |
D. Gli accessi e la sicurezza
| Criterio | La prova in demo |
|---|---|
| 10. Come si governano gli accessi, a livello di vista, di campo, di persona? | Chiedi di nascondere i compensi ai manager e di mostrarlo accedendo con un utente di prova. |
| 11. Supporta l'autenticazione centralizzata dell'azienda? | Chiedi quali sistemi di accesso unico sono supportati e a quale piano o prezzo. |
| 12. Dove sono ospitati i dati e quali certificazioni ha il fornitore? | Chiedi per iscritto il luogo di ospitazione, le certificazioni e il ruolo del fornitore rispetto al GDPR. |
E. La pubblicazione, la scala e il costo
| Criterio | La prova in demo |
|---|---|
| 13. Come si pubblica e in quali formati si esporta? | Fai produrre un PDF e un'immagine da una vista e controlla che siano leggibili. |
| 14. Che cosa succede alla scala: quante persone regge, con quali prestazioni? | Fai provare con il numero di persone che avrai fra tre anni. |
| 15. Qual è il costo complessivo: licenza, avvio, formazione, tempo di chi lo mantiene? | Chiedi un preventivo che includa tutto, e stima le ore di chi lo terrà aggiornato. |
Come condurre la demo
- Porta un tuo file. L'organigramma vero, anche con i difetti che conosci. Un esempio da dieci persone non mette alla prova niente.
- Usa le stesse domande con tutti i fornitori. Le risposte si confrontano solo se le domande sono identiche: la griglia dei quindici criteri serve a questo.
- Fai provare a chi lo userà. Chi aggiorna l'organigramma ogni settimana capisce in dieci minuti quello che una presentazione non dice.
- Metti per iscritto ciò che viene promesso a voce, soprattutto su integrazioni, accessi e piani a cui appartiene ogni funzione.
- Chiedi cosa non fa. Un fornitore che sa dire dove il prodotto finisce è un fornitore da tenere in considerazione.
Il costo non è solo la licenza
Il confronto per prezzo di listino è il meno utile. Contano il tempo per l'avvio, l'impegno continuo di chi tiene i dati allineati e il costo di quello che si evita: gli aggiornamenti a mano, le versioni dell'organigramma in giro, le richieste di chiarimento («ma chi è il responsabile di questo reparto?»).
Un modo concreto per stimarlo: si scrive quante ore al mese servono oggi per mantenere l'organigramma e quante ne servirebbero con lo strumento nuovo, comprese le ore di chi deve imparare a usarlo. Il risultato si confronta con il costo complessivo del primo anno, non con la sola licenza. Per l'inquadramento generale, la guida completa tratta anche il passaggio dall'organigramma statico a quello dinamico.
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Domande frequenti
Quale software serve per fare un organigramma aziendale?
Dipende da quanto cambia la struttura e da chi deve usare l'organigramma. Un programma di disegno basta con pochi cambi l'anno e una persona che lo aggiorna. Una funzione del sistema HR può bastare per consultare chi sta dove. Un software specifico serve quando la struttura cambia spesso, ci sono più pubblici, scenari e indicatori.
Che differenza c'è fra un programma di disegno e un software per organigrammi?
Il programma di disegno produce un'immagine che si aggiorna a mano. Un software per organigrammi lavora su dati importati dalle fonti, mantiene versioni, calcola indicatori e permette di mostrare viste diverse a pubblici diversi.
Come si prova un software per organigrammi?
Con i tuoi dati, non con un esempio. Si carica un file reale con qualche errore voluto, si chiede di simulare uno spostamento, di nascondere un campo a un utente di prova e di esportare una vista. Le stesse prove vanno ripetute con ogni fornitore.
Quali domande fare a un fornitore sulla sicurezza?
Dove sono ospitati i dati, quali certificazioni ha il fornitore, che ruolo ha rispetto al GDPR, come si governano gli accessi per vista, per campo e per persona, e se è disponibile l'accesso unico dell'azienda e a quale piano.
Quanto costa un software per organigrammi?
Il costo va guardato nel complesso: licenza, avvio, formazione e tempo di chi lo mantiene aggiornato. Per i prezzi di OrgChart Agile fa fede la pagina dei piani sul sito del prodotto.
Fonti
Questo articolo è informativo e vale per qualsiasi prodotto. I criteri sono una sintesi di lavoro di EcosAgile, consultata il 28/10/2026.
- Organigramma aziendale e Workforce Planning: guida completa, EcosAgile, sezione 12.
- Sito del prodotto OrgChart Agile (orgchart-agile.com): pagina dei piani, consultata il 28/10/2026.