Questo articolo fa parte della guida a organigramma aziendale e workforce planning. Qui il lato dei dati: come arrivano all'organigramma, come si abbinano i campi e che controlli fare prima di caricarli.
In breve
- La qualità di un organigramma dipende dalla qualità dei dati che lo alimentano e da quanto spesso arrivano. Se il sistema HR cambia e l'organigramma no, dopo qualche mese nessuno si fida più del disegno.
- Le strade sono quattro: file caricato a mano, file programmato su SFTP, API, sistema HR della stessa suite. Ciascuna ha un caso in cui conviene e una cautela da conoscere.
- Qualunque sia la strada, il lavoro è lo stesso: decidere la fonte di ogni dato, abbinare i campi, controllare prima di caricare e stabilire chi risponde.
Quattro modi di far arrivare i dati
| Modalità | Quando conviene | Cautele |
|---|---|---|
| File Excel o CSV caricato a mano | Strutture piccole, poche variazioni, prima prova | Serve una persona responsabile e una cadenza; il file va controllato prima di caricarlo |
| File programmato su SFTP | Il sistema HR produce un export a orari fissi | Il tracciato deve restare stabile; ogni modifica ai campi va concordata |
| API | Si vuole che i dati passino da sistema a sistema, con campi standard e personalizzati | Richiede un progetto con l'IT e la definizione di chi è la fonte di ogni dato |
| Sistema HR della stessa suite | Anagrafica e organigramma stanno già nello stesso ambiente | Le modifiche all'anagrafica possono arrivare con un ritardo, per esempio dopo un ricalcolo notturno |
Si comincia spesso con il file a mano, per provare, e si passa a una strada automatica quando l'aggiornamento diventa un peso. Il passaggio è più facile se la mappatura dei campi è già scritta.
Prima di tutto: chi è la fonte di che cosa
Un organigramma raccoglie dati che vengono da posti diversi. Conviene scrivere, in una riga per tipo di dato, quale sistema è la fonte e chi ne risponde:
| Dato | Sistema fonte | Chi ne risponde | Cadenza |
|---|---|---|---|
| Anagrafica e responsabile diretto | Sistema HR | HR | A ogni variazione |
| Struttura e unità | Sistema HR o file di HR | HR e direzione | A ogni riorganizzazione |
| Costo del personale | Paghe o controllo di gestione | Controllo di gestione | Mensile |
| Orario e FTE | Sistema presenze o anagrafica | HR | A ogni variazione |
| Posizioni aperte | Sistema di selezione | HR e recruiting | Settimanale |
Esempio illustrativo. Ogni azienda ha sistemi e responsabili suoi.
Quando il dato è corretto alla fonte, l'organigramma si aggiorna. Quando qualcuno lo corregge solo nel disegno, alla prossima importazione l'errore torna.
Mappatura dei campi e della gerarchia
Si abbinano le colonne della fonte ai campi dell'organigramma. I due campi che reggono tutto sono l'identificativo della persona o posizione e l'identificativo del responsabile. Il resto sono campi di contorno.
| Colonna della fonte | Campo dell'organigramma | Nota |
|---|---|---|
| Matricola | Identificativo | Univoco; alfanumerico, senza spazi né simboli |
| Matricola responsabile | Riporta a | Deve comparire nella colonna degli identificativi |
| Qualifica | Ruolo | Una sola denominazione per lo stesso ruolo |
| Reparto | Unità organizzativa | Stesso elenco di valori per tutti |
| Data assunzione | Data di assunzione | Formato data uguale per tutte le righe |
| Percentuale orario | Orario % | Numero, senza simbolo % |
I controlli prima di caricare
Un file con errori produce un organigramma con errori. I controlli sono pochi e si fanno anche a mano.
- Identificativi duplicati: ogni identificativo compare una sola volta.
- Responsabili inesistenti: ogni valore del campo responsabile compare fra gli identificativi, tranne il vertice.
- Campi obbligatori compilati: identificativo, responsabile (salvo il vertice), unità.
- Formati coerenti: date nello stesso formato, numeri senza simboli, nessuna cella unita in un foglio di calcolo.
- Intestazioni con i nomi esatti dei campi, quando il tracciato lo prevede.
- Confronto con il file precedente: il numero di righe deve avere una spiegazione (assunzioni, uscite, posizioni nuove).
Il passaggio completo è: fonte, mappatura dei campi, mappatura della gerarchia, controllo, caricamento, verifica a video e pubblicazione della versione approvata. Anche la pubblicazione ha una cadenza e un responsabile (vedi come creare un organigramma aziendale).
Come lo fa OrgChart Agile
Importazione dei dati
Si può caricare un CSV o il file Excel dedicato, sincronizzare con People Express, collegarsi in SFTP (con trasferimento notturno concordato) o usare le API per campi standard e personalizzati. Il numero di integrazioni con sistemi HR e i flussi programmati dipendono dal piano (i flussi programmati e l'importazione delle foto via SFTP sono previsti dal piano Pro).
Nell'Import Wizard si sceglie il sistema di provenienza e si vedono le colonne abbinate ai campi prima di confermare; la procedura segnala colonne sbagliate, campi obbligatori mancanti ed errori di formato. Per l'import da file di testo via SFTP il manuale indica: formato .txt con punto e virgola come separatore, riga di testata con i nomi esatti dei campi, date nel formato gg/mm/aaaa; identificativi duplicati vengono segnalati nell'esito.
Il sito del prodotto dichiara integrazioni con sistemi HR come Workday, Personio, SuccessFactors, SAP, INAZ e Zucchetti.
Fonti: sito orgchart-agile.com (pagine Integrations e FAQ), manuali di prodotto 0324 e 0321, assistenza prodotto.
Vuoi sapere come OrgChart Agile riceve i dati? Il sito dedicato elenca le integrazioni e le modalità di importazione; la pagina in EcosAgile inquadra il prodotto nella suite HR.
Scopri OrgChart Agile Vai al sito orgchart-agile.com
Numero Verde 800 66 98 55 o commerciale@ecosagile.com
Domande frequenti
Come si importano i dati dell'HRIS in un organigramma?
Con un file Excel o CSV caricato a mano, con un file programmato su SFTP, con API oppure, se anagrafica e organigramma stanno nella stessa suite, con la sincronizzazione fra i due. La scelta dipende da quanto spesso cambiano i dati e da chi può occuparsene.
Quali campi servono per importare un organigramma?
Almeno l'identificativo univoco della persona o posizione, l'identificativo del responsabile diretto e l'unità organizzativa. Ruolo, nome, sede, orario e data di assunzione si aggiungono secondo gli usi.
Che cosa succede se nel file c'è un responsabile che non esiste?
Quella persona resta senza un punto di aggancio nella struttura: si dice «orfana». Un buon sistema la segnala e non la perde, ma la correzione si fa alla fonte, indicando il responsabile giusto.
Ogni quanto vanno aggiornati i dati?
Dipende da quante variazioni ci sono. Con poche variazioni può bastare una cadenza mensile; con molti spostamenti conviene un flusso programmato dal sistema HR. L'importante è che cadenza e responsabile siano scritti.
Serve l'IT per integrare l'organigramma con il sistema HR?
Per i file caricati a mano no. Per SFTP e API serve almeno un accordo con chi gestisce il sistema HR sul tracciato dei campi e sulla programmazione; con le API serve in genere un piccolo progetto, in cui si decide anche chi è la fonte di ogni dato.
Fonti
Questo articolo è informativo. Le funzioni di OrgChart Agile descritte sono quelle dei manuali e del sito del prodotto, consultati il 28/10/2026.
- Manuali di prodotto OrgChart Agile (documentazione EcosAgile): manuale 0320 v2.7 dell'08/09/2026, campi standard 0321 del 21/10/2026, importazione da file 0324; assistenza prodotto.
- Sito del prodotto OrgChart Agile (Integrations e FAQ), consultato il 28/10/2026.
- Organigramma aziendale e Workforce Planning: guida completa, EcosAgile, sezione 10.