Questo articolo fa parte della guida a organigramma aziendale e workforce planning. Qui il tema degli accessi e dei dati personali: chi deve vedere che cosa, come si governa e che domande fare a un fornitore.
In breve
- Un organigramma contiene informazioni sull'organizzazione e, quasi sempre, dati personali: nomi, ruoli, contatti, a volte compensi o valutazioni. Chi può vedere che cosa va deciso prima di pubblicare, con HR e con chi risponde della protezione dei dati.
- Il punto di partenza è la minimizzazione, uno dei principi dell'art. 5 del GDPR: per ogni campo ci si chiede chi ha bisogno di vederlo. Da lì si costruisce una matrice degli accessi per pubblico.
- Servono poi accessi governati con utenti e gruppi, preferibilmente con l'accesso unico dell'azienda, modifiche tracciate e un criterio per le versioni storiche, che contengono dati personali anche loro.
Che dati contiene un organigramma
Un organigramma ha di solito tre livelli di informazione, con rischi diversi:
- Struttura: unità, posizioni, linee di riporto. È l'informazione di base, adatta a chiunque lavori in azienda.
- Dati di lavoro sulle persone: nome, ruolo, sede, contatti di lavoro, foto. Servono a chi cerca un collega.
- Dati riservati: compensi, valutazioni, assenze, dati di congedo, anzianità. Non servono quasi mai a chi non gestisce le persone.
Questa guida descrive principi e funzioni e non è consulenza legale: il quadro per la propria azienda va definito con il responsabile della protezione dei dati o con un consulente.
Il principio di partenza: servono solo i dati necessari
Il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) indica tra i principi del trattamento la minimizzazione: i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità (art. 5, paragrafo 1). Un altro principio dello stesso articolo riguarda la limitazione della conservazione: i dati non si tengono più a lungo del necessario.
Applicato all'organigramma significa farsi tre domande per ogni campo: serve davvero?, a chi serve?, per quanto tempo? Un compenso nel riquadro di una persona non serve a un collega che cerca un interno telefonico. Una data di nascita non serve nemmeno a un manager che vuole vedere chi ha nel team.
Chi vede cosa: un esempio di impostazione
Si comincia dai pubblici, non dai campi. Per ciascuno si decide che cosa vede, e il resto è escluso per impostazione.
| Pubblico | Campi che vede | Campi che non vede |
|---|---|---|
| HR | Struttura completa e campi di gestione | Nessuna esclusione, entro i compiti assegnati |
| Manager | Struttura, ruoli e dati del proprio ramo | Compensi e valutazioni di altri rami |
| Dipendenti | Nome, ruolo, unità, sede, contatti di lavoro | Compensi, valutazioni, dati di congedo |
| Esterni (se si pubblica) | Struttura e ruoli | Dati personali non necessari |
La matrice si scrive prima di configurare qualunque programma, e si rivede quando cambia la struttura o arriva un pubblico nuovo, per esempio una società acquisita.
Autenticazione, tracciamento e versioni storiche
Autenticazione. Gli accessi si governano con utenti e gruppi, preferibilmente con l'autenticazione centralizzata dell'azienda (SSO, accesso unico), in modo che chi lascia l'azienda perda l'accesso nel momento in cui viene disattivato. Con utenze separate per ciascun programma, la disattivazione dipende dalla memoria di qualcuno.
Tracciamento. Le modifiche importanti vanno tracciate: chi ha cambiato che cosa e quando. Serve a ricostruire un errore e a rispondere a una richiesta di chiarimento.
Versioni storiche. Ogni versione salvata dell'organigramma contiene i dati personali di quel momento. Se si conservano versioni per confrontare scenari o riorganizzazioni, va deciso per quanto tempo, e chi può vederle.
Dieci domande da fare a un fornitore
- Dove sono ospitati i dati e in quale paese?
- Quali certificazioni ha il fornitore e per quale ambito?
- Che ruolo ha rispetto al GDPR: responsabile del trattamento? Esiste un accordo di nomina?
- A quale livello si governano gli accessi: vista, campo, persona?
- Come si dà accesso in sola lettura a un dipendente?
- È disponibile l'accesso unico dell'azienda e con quali sistemi? A quale piano o prezzo?
- L'autenticazione a più fattori è attivabile?
- Quali eventi vengono registrati e chi può leggerli?
- Le versioni storiche si possono limitare nel tempo o cancellare?
- Che cosa succede ai dati se il contratto finisce?
Le risposte vanno messe per iscritto. Alcune capacità, come le tracciature degli accessi e le integrazioni, possono dipendere dal piano scelto.
Come lo fa OrgChart Agile
Accessi e sicurezza
A ogni vista e a ogni versione si assegna un livello di autorizzazione (User, Manager, Professional) che decide chi la vede; per ogni vista si possono fissare il massimo livello visibile e un criterio di filtro sui dati. L'accesso in sola lettura richiede utenza e password. Il Single Sign-On (Microsoft 365 / Azure AD, Google, LDAP, SAML 2.0) è previsto dal piano Plus, mentre i gruppi di accesso sono tre nel piano Core e illimitati dal Plus; l'autenticazione a più fattori è prevista dove attivata.
Il sito del prodotto dichiara le certificazioni ISO/IEC 27001 e ISO 9001, un datacenter in Unione Europea di classe «Tier IV-class», un monitoraggio con registrazione degli eventi principali e il ruolo di responsabile del trattamento (processor) ai sensi del GDPR.
Fonti: sito orgchart-agile.com (Security, Integrations, FAQ), manuali di prodotto 0320, assistenza prodotto.
Vuoi leggere come OrgChart Agile governa accessi e dati? Il sito dedicato ha una pagina sulla sicurezza; la pagina in EcosAgile inquadra il prodotto nella suite HR.
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Domande frequenti
L'organigramma aziendale contiene dati personali?
Quasi sempre sì: nomi, ruoli, contatti, a volte foto, compensi o valutazioni. Per questo chi lo pubblica deve decidere quali campi servono a quale pubblico, con HR e con chi risponde della protezione dei dati.
Che cos'è la minimizzazione dei dati?
È uno dei principi dell'art. 5, paragrafo 1, del GDPR: i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità. Applicata all'organigramma vuol dire mostrare a ciascun pubblico solo i campi che gli servono.
Chi deve vedere i compensi nell'organigramma?
In genere solo chi gestisce le persone, entro i propri compiti. I dipendenti e i manager di altri rami non ne hanno bisogno. La matrice degli accessi si decide con HR e con il responsabile della protezione dei dati.
A che cosa serve l'accesso unico (SSO) per l'organigramma?
Permette di usare le credenziali centrali dell'azienda: chi lascia l'azienda perde l'accesso quando viene disattivato in un posto solo. Quali sistemi di accesso unico siano supportati, e a quale piano, dipende dal prodotto.
Le versioni storiche dell'organigramma contengono dati personali?
Sì: ogni versione salvata riporta i dati di quel momento. Conviene decidere quanto tempo conservarle e chi può consultarle, in linea con il principio di limitazione della conservazione.
Fonti
Questo articolo è informativo e non sostituisce la consulenza di un professionista. Le funzioni di OrgChart Agile descritte sono quelle dei manuali e del sito del prodotto, consultati il 28/10/2026.
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), testo su EUR-Lex, art. 5, paragrafo 1: principi del trattamento, tra cui minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione.
- Sito del prodotto OrgChart Agile (Security, Integrations, FAQ), consultato il 28/10/2026; manuali di prodotto 0320; assistenza prodotto.
- Organigramma aziendale e Workforce Planning: guida completa, EcosAgile, sezione 11.