Gestione note spese e trasferte aziendali: guida completa 2026

1. Che cos'è una nota spese e come funziona

La nota spese è il documento con cui un dipendente o un collaboratore rendiconta all'azienda le spese sostenute per lavoro e ne chiede il rimborso. Ogni riga descrive una spesa: data, luogo, importo, tipo, motivo. A ogni riga è collegato un giustificativo, cioè lo scontrino, la ricevuta o la fattura che prova la spesa. Nelle aziende che usano carte aziendali la nota spese serve anche quando il rimborso non c'è, perché è lì che la transazione viene collegata al documento e al motivo.

Nota spese, rimborso e trasferta: tre cose diverse

• Trasferta: lo spostamento temporaneo del lavoratore dalla sede abituale di lavoro. Se lo spostamento è permanente si parla di trasferimento, che ha regole diverse.
• Rimborso spese: la somma che l'azienda restituisce per spese anticipate dal lavoratore. Può essere analitico (a piè di lista), forfettario (diaria) o misto.
• Nota spese: il documento che raccoglie spese e giustificativi e passa per l'approvazione. È il supporto del rimborso e della contabilizzazione.

La distinzione conta perché il trattamento fiscale dipende dalla trasferta (dentro o fuori dal comune della sede, in Italia o all'estero) e dal sistema di rimborso scelto, non dal modulo usato per compilare la nota.

Quali spese entrano in una nota spese

Le categorie ricorrenti sono vitto, alloggio, treni e aerei, taxi e NCC, noleggio auto, carburante, pedaggi, parcheggi, rimborso chilometrico per l'auto propria, imposta di soggiorno, e le piccole spese come telefono, lavanderia e mance. Ognuna ha una regola fiscale propria, che vediamo nelle sezioni 3 e 4: per esempio l'imposta di soggiorno segue l'alloggio e deve essere pagata con strumenti tracciabili, mentre un biglietto del treno no.

Un esempio di nota spese compilata

L'ultima riga è il caso da evitare: un pasto pagato in contanti in Italia non è vietato, ma il rimborso diventa reddito per il dipendente e il costo non è deducibile. Per approfondire come snellire la compilazione, leggi come semplificare la nota spese per dipendenti e amministrazione.

2. Il processo di una trasferta: prima, durante, dopo e in amministrazione

Una trasferta ben gestita è un processo unico, non quattro uffici che si passano fogli. Ogni fase produce dati che servono alla fase successiva: se la richiesta indica il centro di costo, nessuno dovrà chiederlo al momento della contabilizzazione.

Prima della partenza

La richiesta di trasferta fissa le condizioni: dove si va, per quanti giorni, con quale sistema di rimborso. Il sistema di rimborso va scelto per l'intera trasferta: la Circolare 15/E/2025 ricorda che non si possono applicare criteri diversi a giornate diverse dello stesso viaggio.

Durante il viaggio

Qui si decide quasi tutto il trattamento fiscale. Un taxi pagato in contanti a Roma non si recupera in amministrazione. Il dipendente deve sapere prima, non al rientro, quali spese vanno pagate con carta. Registrare le spese durante il viaggio, con la foto del documento appena ricevuto, riduce i giustificativi persi e le ricostruzioni a memoria.

Dopo il rientro

La nota spese passa al responsabile, che approva o respinge. Le regole della travel policy dovrebbero essere già state applicate in fase di registrazione: al responsabile restano le eccezioni, non il controllo riga per riga.

In amministrazione

L'amministrazione calcola cosa è esente e cosa no, liquida il rimborso, attribuisce le spese ai conti e ai centri di costo, separa quelle da riaddebitare ai clienti e avvia la conservazione dei documenti. Con il lavoro ibrido si aggiungono casi meno lineari, come il dipendente che alterna sede, casa e clienti: li tratta l'articolo su trasferta mista e lavoro ibrido. Per l'organizzazione dei viaggi, vedi anche come organizzare e controllare le trasferte di lavoro.

3. Normativa 2026: tracciabilità, deducibilità e tassazione per il dipendente

Questa sezione riassume le regole per i lavoratori dipendenti e assimilati e per la deduzione nel reddito d'impresa. I lavoratori autonomi hanno regole proprie, trattate nella Circolare 15/E/2025 al paragrafo 3. Per i casi concreti serve sempre la verifica del proprio consulente.

Che cosa è cambiato dal 1° gennaio 2025

Tre norme, una dopo l'altra:

1. Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025), art. 1, commi 81-83. Ha aggiunto all'art. 51, comma 5, del TUIR la condizione del pagamento tracciabile per i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati con «autoservizi pubblici non di linea» (legge 21/1992), cioè taxi e NCC: tra i trasporti, solo questi. Ha inserito nell'art. 95 il comma 3-bis per la deduzione dal reddito d'impresa e ha esteso la condizione alle spese di rappresentanza (art. 108). Si applica dal 1° gennaio 2025.
2. D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192. Per le trasferte nel comune della sede ha reso esenti i rimborsi di viaggio e trasporto «comprovate e documentate», superando l'obbligo dei documenti provenienti dal vettore. Si applica ai rimborsi dal 1° gennaio 2025.
3. D.L. 17 giugno 2025, n. 84, convertito dalla L. 30 luglio 2025, n. 108. Ha limitato l'obbligo di tracciabilità alle spese sostenute nel territorio dello Stato, con effetto dal 1° gennaio 2025.

L'Agenzia delle Entrate ha dato le istruzioni operative con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025. Alla data di questo aggiornamento non risultano circolari successive sullo stesso tema.

Quali spese devono essere pagate in modo tracciabile

Vale per tutte le trasferte, dentro e fuori dal comune, e per tutti i sistemi di rimborso: forfettario, misto e analitico. L'obbligo vale anche per chi usa la diaria, perché in quel sistema taxi e NCC si rimborsano a parte.

Come si dimostra che il pagamento è tracciabile

La norma richiama il versamento bancario o postale e gli strumenti dell'art. 23 del D.Lgs. 241/1997: carte di debito, di credito e prepagate, assegni e altri sistemi di pagamento. La Circolare 15/E indica come prova la ricevuta della carta, la copia del bollettino o del MAV, la ricevuta PagoPA e l'estratto conto. L'estratto conto però è una prova residuale, da usare solo se non ce ne sono altre. Se il dipendente lo consegna, deve oscurare le operazioni che non riguardano la trasferta.

Sono tracciabili anche i pagamenti con app di istituti di moneta elettronica collegate a un conto corrente. Per questi servono il documento fiscale della spesa e la prova del pagamento, che può essere l'e-mail di conferma della piattaforma.

Attenzione: la prova del pagamento e il giustificativo della spesa sono due documenti diversi. La ricevuta della carta dice quanto e quando hai pagato. Il documento dell'esercente dice che cosa hai comprato. Per un taxi senza fattura, la Risposta AdE n. 142/2024 precisa che la sola contabile del POS non basta per dedurre il costo: serve anche un giustificativo del prestatore con data, nome del prestatore, percorso e corrispettivo.

Se il dipendente paga in contanti

Pagare in contanti non è vietato, ma per le spese sostenute in Italia ha due conseguenze. Il rimborso di vitto, alloggio, taxi o NCC concorre al reddito di lavoro dipendente e va tassato in busta paga. L'azienda non può dedurre quel costo. Con la Risposta n. 302 del 4 dicembre 2025 l'Agenzia delle Entrate lo ha applicato al caso del taxi pagato in contanti in Italia: il rimborso è reddito. Il caso riguardava un'amministrazione dello Stato, ma la regola applicata è quella dell'art. 51, comma 5, valida per tutti i datori di lavoro.

Trasferte in Italia e trasferte all'estero

Dopo il D.L. 84/2025, per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti all'estero non è richiesto il pagamento tracciabile: il rimborso resta esente e la spesa resta deducibile nei limiti ordinari. Il motivo dichiarato è pratico: in alcuni Paesi gli strumenti tracciabili sono poco diffusi. Una differenza da ricordare: per le spese di rappresentanza dell'impresa la tracciabilità serve anche quando sono sostenute all'estero, perché la norma che le riguarda (art. 108 TUIR) non ha la limitazione al territorio dello Stato.

Trasferte dentro e fuori dal comune

Fuori dal comune della sede di lavoro si applicano i tre sistemi di rimborso della sezione 4. Dentro il comune la regola è più stretta: indennità e rimborsi concorrono al reddito, tranne i rimborsi di viaggio e trasporto comprovati e documentati. Dal 2025 basta che siano documentati, anche senza documenti del vettore. Ne consegue che, secondo la Circolare 15/E, è esente anche il rimborso chilometrico per l'auto propria usata nel comune, se è calcolato sulle tabelle ACI ed è documentato. Pedaggi e parcheggi documentati sono esenti dentro e fuori dal comune.

Deducibilità per l'azienda

• Vitto e alloggio fuori dal comune: deducibili fino a 180,76 euro al giorno in Italia e 258,23 euro all'estero (art. 95, comma 3, TUIR).
• Vitto e alloggio nel comune: deducibili al 75 per cento, come ricorda la Circolare 15/E richiamando la Circolare 6/E/2009.
• Auto propria o noleggiata autorizzata per una trasferta: la deduzione è limitata al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio di un veicolo fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel (art. 95, comma 3).
• Condizione di tracciabilità: per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia la deduzione richiede il pagamento tracciabile (art. 95, comma 3-bis, e art. 109, commi 5-bis e 5-ter, TUIR). Le regole valgono anche ai fini IRAP.
• Spese di rappresentanza: deducibili solo se pagate in modo tracciabile, in Italia e all'estero (art. 108, comma 2, TUIR).

Restano fermi i requisiti generali di inerenza, competenza e congruità. Approfondimenti: obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta e deducibilità delle spese di trasferta. Entrambi gli articoli sono stati aggiornati il 21/10/2026 con le regole in vigore, compresa l'esclusione delle spese all'estero.

4. Rimborso analitico, forfettario, misto e diaria

Per le trasferte fuori dal comune l'art. 51, comma 5, del TUIR prevede tre sistemi alternativi. Il sistema si sceglie per l'intera trasferta.

La diaria e le sue soglie

La norma non fissa quanto pagare di diaria: fissa fino a quale importo giornaliero la diaria non concorre al reddito. La parte che supera la soglia è reddito di lavoro dipendente. Se vitto o alloggio sono rimborsati a parte, o forniti gratuitamente, la soglia si riduce.

Le soglie piene sono quelle dell'art. 51, comma 5, TUIR. Gli importi ridotti sono calcolati applicando le riduzioni di legge e arrotondati al centesimo.

Tre esempi

Quale sistema scegliere

L'analitico è il più preciso e il più oneroso da gestire: ogni spesa ha un documento e un controllo. Il forfettario è semplice per chi viaggia, ma tassa la parte di diaria oltre la soglia; se all'indennità si aggiungono rimborsi di altre spese, come telefono o lavanderia, tassa per intero anche quelli. Se invece si rimborsano anche il vitto o l'alloggio, la trasferta passa al sistema misto, con le soglie ridotte. Il misto è utile quando l'alloggio va prenotato e pagato comunque. Qualunque sistema si adotti, vale per l'intera trasferta. Per approfondire vedi come si rimborsano le spese di trasferta e, per i dipendenti che alternano sedi e clienti, trasferta mista e lavoro ibrido.

5. Rimborso chilometrico e tabelle ACI

Quando il dipendente usa la propria auto per lavoro, l'azienda può riconoscere un'indennità chilometrica. Secondo la prassi dell'Agenzia delle Entrate, richiamata nella Circolare 15/E (Risoluzione 92/E del 30 ottobre 2015), il rimborso è esente se è calcolato sulle tabelle ACI tenendo conto della percorrenza, del tipo di auto usata e del costo chilometrico di quel modello, e se questi elementi risultano dalla documentazione conservata dall'azienda.

Quali tabelle usare nel 2026

L'ACI elabora ogni anno le tabelle dei costi chilometrici e il Ministero dell'Economia le pubblica entro il 31 dicembre, con effetto dall'anno successivo. Le tabelle per il 2026 sono state pubblicate nella Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025, supplemento ordinario n. 40. L'ACI pubblica inoltre i costi chilometrici di esercizio, edizioni 2026, sul proprio portale. I valori cambiano per modello e alimentazione: per questo li riportiamo come link e non come cifre.

Cosa conservare per ogni rimborso

• Data e motivo della trasferta
• Tratta: partenza, destinazione, eventuali tappe
• Chilometri percorsi
• Veicolo: marca, modello, alimentazione
• Costo chilometrico applicato e tabella ACI di riferimento
• Autorizzazione all'uso dell'auto propria
• Pedaggi e parcheggi, con i rispettivi documenti

Tre punti che generano errori

Nel comune: dal 2025 il chilometrico calcolato su ACI e documentato è esente anche dentro il comune della sede. Tracciabilità: non riguarda il chilometrico, perché non c'è un pagamento a terzi. Auto aziendale: chi usa un'auto aziendale di norma non riceve il chilometrico; il valore dell'auto concessa al dipendente segue un'altra regola, quella dei fringe benefit (art. 51, comma 4, lettera a, TUIR), che usa le stesse tabelle pubblicate in Gazzetta. Per l'azienda, la deduzione del rimborso è limitata al costo di percorrenza di un'auto fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel.

6. Nota spese digitale: dematerializzazione e conservazione

Fotografare uno scontrino non basta per eliminare l'originale. Servono due condizioni: un processo digitale che garantisca immodificabilità, integrità e autenticità del documento, e una conservazione completata secondo le regole. A queste condizioni l'Agenzia delle Entrate ha confermato più volte che il cartaceo si può distruggere.

Cosa dice la Risposta n. 142 del 24 giugno 2024

Un'azienda descriveva questo processo: foto del giustificativo da app sullo smartphone aziendale, lettura automatica dei dati con OCR, nota spese composta da record digitali con l'immagine del documento, accesso autenticato, registro delle attività, controlli automatici su incoerenze e doppi invii, approvazione del responsabile, invio a un conservatore. L'Agenzia ha risposto che, se sono garantite immodificabilità, integrità e autenticità, nulla osta al processo. La verifica di queste caratteristiche resta però un controllo di fatto, che l'interpello non fa.

Originali unici e non unici

• Originale non unico: un documento il cui contenuto si ritrova in altre scritture obbligatorie, anche di terzi. È il caso tipico dei giustificativi di trasferta, che trovano riscontro nella contabilità di chi ha venduto il servizio. Dopo la conservazione digitale l'originale si può distruggere, senza bisogno di un pubblico ufficiale (D.M. 17 giugno 2014, artt. 3 e 4).
• Originale unico: un documento il cui contenuto non è ricostruibile altrove. Per la sua conservazione sostitutiva serve l'intervento di un pubblico ufficiale (art. 4, comma 2, dello stesso decreto).

Il caso del taxi

Il tassista emette fattura se il cliente la chiede. Dal 1° gennaio 2024, se la fattura viene richiesta, va emessa in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio. Se la fattura non è chiesta, la ricevuta del POS da sola non basta per dedurre il costo: serve anche il giustificativo del tassista con data, nome, percorso e importo. Entrambi i documenti sono originali non unici e possono essere conservati in digitale.

La storia di questo tema, dalla Risoluzione 96/E del 2017 alla risposta del 2024, è ricostruita nell'approfondimento sulla dematerializzazione della nota spese e la Risposta 142/2024.

7. Travel policy: cosa deve contenere

La travel policy traduce le scelte dell'azienda sulle trasferte in regole che chiunque può applicare: chi autorizza, cosa si può spendere, come si paga, cosa si documenta, entro quando si rendiconta. È diversa dal flusso di approvazione. La policy dice cosa è ammesso; il flusso dice chi decide quando qualcosa non lo è.

Checklist: le voci di una travel policy

• Chi può andare in trasferta e chi la autorizza
• Sistema di rimborso: analitico, forfettario o misto
• Importo della diaria, se prevista
• Categorie di spesa ammesse e non ammesse
• Massimali per categoria, per ruolo e per destinazione
• Hotel: categoria, tetto per notte, città con tetto diverso
• Pasti: tetto per pasto o per giorno
• Treni e voli: classe di viaggio, anticipo di prenotazione
• Taxi e NCC: quando sono ammessi, obbligo di carta
• Auto propria: autorizzazione e calcolo del chilometrico
• Auto aziendale e noleggio: regole di uso
• Mezzi di pagamento: carta aziendale, carta personale, contanti
• Anticipi: quando si concedono e come si chiudono
• Trasferte all'estero: valute, cambio, regole diverse
• Giustificativi richiesti per ogni tipo di spesa
• Tempi: entro quanti giorni si presenta la nota spese
• Eccezioni: chi le approva e come si motivano
• Spese da riaddebitare ai clienti
• Spese personali sostenute per errore: come si restituiscono
• Ruoli e responsabilità: dipendente, responsabile, amministrazione

Un esempio di regola scritta bene

«Hotel in Italia: massimo 130 euro a notte, 170 a Milano e Roma. Pagamento con carta aziendale. Sopra il tetto la spesa è ammessa solo con l'approvazione del responsabile prima della prenotazione.» (Importi di esempio, da adattare.)

Una regola così si può controllare in automatico. «Hotel di categoria adeguata» no. Approfondimento: travel policy: cosa deve contenere e perché serve.

8. Carte aziendali e riconciliazione

Le carte aziendali riducono gli anticipi di denaro del dipendente e rendono più semplice la prova del pagamento tracciabile. Non sostituiscono il giustificativo: la transazione dice quanto e dove, il documento dice cosa.

Riconciliazione: collegare transazione e giustificativo

Riconciliare significa abbinare ogni movimento della carta a una spesa della nota, con il suo documento e il suo motivo. Fatta a mano a fine mese, richiede tempo e rallenta la chiusura delle note. Fatta in automatico, lascia all'amministrazione solo le transazioni senza documento e quelle fuori policy.

Controlli prima della spesa

Su alcune carte i limiti si applicano già al momento del pagamento: massimali, categorie merceologiche escluse, uso online, Paesi ammessi. È un controllo diverso da quello in nota spese, che arriva dopo. Come carta prepagata e app cambiano la nota spese per chi viaggia e per l'amministrazione: semplificare la nota spese con app e carte.

9. Digitalizzazione, OCR e intelligenza artificiale

Digitalizzare la nota spese non vuol dire sostituire il foglio Excel con un modulo online. Vuol dire che ogni dato si inserisce una volta e viaggia fino alla contabilità senza essere ribattuto.

Cosa fanno le tecnologie, una per una

• OCR: legge il testo dalla foto del documento (importo, data, esercente, partita IVA) e precompila la spesa.
• Classificazione automatica: propone il tipo di spesa a partire dall'esercente o dal contenuto del documento.
• Controlli di coerenza: segnalano lo stesso giustificativo caricato due volte, date o importi che non tornano, foto illeggibili.
• Controllo delle policy: confronta la spesa con i massimali e le regole del dipendente e la blocca o la segnala.
• Riconciliazione: abbina transazioni di carta e spese.

Cosa resta alle persone

Il sistema segnala, le persone decidono. L'approvazione di una spesa fuori policy, la valutazione di un caso dubbio, l'inquadramento fiscale di una trasferta particolare restano responsabilità di chi firma. Il processo descritto nella Risposta 142/2024 lo prevede: i controlli automatici precedono, non sostituiscono, la verifica del responsabile. Un esempio concreto di app con lettura automatica degli scontrini è descritto nella pagina app per note spese e trasferte.

10. Misurare il processo: tempi, costi, esperienza

Un processo di note spese si giudica con pochi numeri, misurati nello stesso modo ogni mese.

Il tempo di rimborso è anche un indicatore di esperienza: per chi viaggia spesso, anticipare denaro e attendere a lungo il rimborso è un costo concreto. Per impostare i controlli lungo tutto il ciclo vedi come organizzare e controllare le trasferte di lavoro.

11. Come scegliere un software per note spese e trasferte

Partire dal processo, non dall'elenco delle funzioni. Un'azienda con dieci persone che viaggiano due volte l'anno può stare bene con un'app semplice. Con più società, più valute, carte aziendali e una travel policy articolata serve un sistema che copra tutto il ciclo.

Quindici domande da fare a ogni fornitore

1. Come si registra una spesa da smartphone, anche senza connessione?
2. Quali dati legge in automatico dal documento?
3. Segnala doppi giustificativi e foto illeggibili?
4. Le policy si definiscono per ruolo, persona e destinazione, con blocco o avviso?
5. Gestisce diaria, rimborso misto e analitico, e calcola la quota esente?
6. Calcola il rimborso chilometrico e con quali tariffe?
7. Distingue le spese pagate in modo tracciabile da quelle in contanti?
8. Gestisce richiesta e approvazione della trasferta prima della partenza?
9. Supporta più valute, con quale tasso di cambio?
10. Si integra con carte aziendali e riconcilia le transazioni?
11. Quali esportazioni prepara per paghe e contabilità?
12. Separa le spese da riaddebitare ai clienti?
13. Include la conservazione digitale a norma? Chi è il conservatore e chi il responsabile della conservazione?
14. Come si accede (SSO, permessi) e quali certificazioni ha il fornitore?
15. Chi configura tipi di spesa e regole: l'azienda in autonomia o il fornitore?

Una checklist stampabile con le domande principali è sulla pagina come scegliere un software per le note spese.

13. Domande frequenti