Deducibilità fiscale delle note spese e trasferte: webinar con la commercialista del lavoro Paola Nicolini

Livio Pomi EcosAgile 29:45

Questa è la visibilità lato spese proprie. Anche qui ci sono più categorie: cliccando per esempio su «pranzo» si entra nel dettaglio, con lo scontrino e la spesa, e lo stesso vale cliccando sulle altre tipologie di spesa.

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Un'altra modalità per utilizzare l'app è avere la carta di credito integrata nel sistema. Quando la carta è integrata, nel momento in cui il dipendente fa una transazione presso un esercente il processo è completo e simultaneo: la transazione viene trasmessa all'app, che precompila la nota spese che abbiamo visto prima. A quel punto il dipendente deve soltanto caricare lo scontrino, inviando all'amministrazione contemporaneamente il pagamento effettuato e il giustificativo della spesa.

Il vantaggio di usare le nostre carte di credito è proprio quello di essere conformi alla normativa, cioè alla Circolare 15/E, perché si usa uno strumento di pagamento tracciabile: quindi conformità dal punto di vista amministrativo e fiscale, ai fini della deducibilità delle spese, e in più la riconciliazione automatica dei pagamenti e delle spese, con l'associazione al conto contabile. Quando la spesa arriva sul gestionale dell'ufficio amministrativo è già completa di tutte le informazioni: il giustificativo archiviato otticamente, la transazione della carta con il dettaglio dell'esercente e l'aggancio al conto economico. Per la contabilità la semplificazione è completa.

Livio Pomi EcosAgile 31:53

Le carte, abbiamo visto, sono su circuito Visa e sono sicure perché non richiedono l'apertura di alcun conto corrente e prevengono le frodi: il sistema segnala anomalie e avvisi in tempo reale e usa il 3D Secure. Quando il dipendente fa una spesa deve digitare un PIN personale, che conosce solo lui e che può modificare in qualsiasi momento dal sistema gestionale, e riceve inoltre sul proprio smartphone un codice OTP via SMS, da inserire per completare la transazione. In caso di transazioni sospette le carte possono essere sospese immediatamente in modo temporaneo oppure bloccate in modo definitivo, direttamente dal sistema gestionale, dagli uffici dell'azienda.

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Per le carte è possibile personalizzare i limiti di spesa e di budget: per tipologia di spesa, per ruolo e anche a livello temporale, con limiti giornalieri, mensili e annuali. L'app tiene traccia di tutte queste informazioni, tutelando l'azienda da spese eccessive. Tutte le informazioni relative alle carte sono esportabili sui sistemi amministrativi aziendali; sul sistema EcosAgile è disponibile l'estratto conto, e ribadisco che è disponibile in tempo reale.

Un altro vantaggio: per caricare le carte basta una ricarica con bonifico. Non ci sono costi né commissioni se si lavora in area euro, e le nostre carte sono senza alcun canone mensile.

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Cercherò di mostrare quello che abbiamo sul sistema lato azienda, cioè ciò che riguarda il controllo da fare durante il mese, la chiusura del mese, le esportazioni e così via. Il modulo delle spese si può aggiungere ai moduli che già esistono in EcosAgile. Ha una serie di funzionalità di cui hanno parlato prima i colleghi, che vediamo anche sullo schermo che ho condiviso: una parte relativa alle note spese, una parte relativa alle carte, una relativa ai viaggi e alle trasferte e, infine, quella sulla conservazione sostitutiva, che vedremo nell'archivio di conservazione. L'archivio di conservazione è integrato nel sistema e ha una caratteristica particolare: deve stare su un server sicuro, con marche, firma e crittografia, ed è tenuto negli archivi di conservazione, a cui è possibile accedere e che vi mostrerò più avanti.

L'accesso al modulo può essere dato, ovviamente, solo alle persone che si ritiene: se il cliente utilizza più funzionalità di EcosAgile, ci sarà un utente che può vedere la parte relativa alle anagrafiche, ai progetti, alle spese o tutto quanto. L'accesso può quindi essere profilato in base alla tipologia di utente. Io adesso sono collegato con un utente in qualche modo limitato, finalizzato alla gestione delle spese e all'amministrazione.

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Quando mi collego, il sistema ha un cruscotto, una dashboard di business intelligence con una sintesi generale di tutto. Come macro caratteristiche, in generale permette di scendere nel dettaglio: se clicco c'è il drill down, che mi porta al dettaglio, e posso cambiare i criteri con cui vedere i dati, togliendo e aggiungendo informazioni. La dashboard è organizzata per sezioni: una sintesi generale, poi viste per trasferte, esercenti, progetti, metodi di pagamento e così via. Sono sezioni generali che danno un inquadramento di tutto quello che sta succedendo, in base ai periodi, alle persone e alle dimensioni che voglio controllare.

Nel sistema ci sono anche sezioni in cui è possibile costruire liberamente la reportistica con il drag and drop. Qui ho, per anno e per mese, un dettaglio sui valori. Posso modificare questa parte trascinando: metto il tipo di spesa, tolgo il mese, e ottengo per anno il tipo di spesa, anche con il dettaglio dell'attività; il sistema mi restituisce lo specchio con i valori che ho costruito. Questi report, come tutto ciò a cui facevo riferimento prima, sono esportabili: cliccando in basso a sinistra esporto esattamente la pivot o il prospetto che ho costruito nel sistema.

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Accanto alla visione generale di reportistica, che sono le dashboard, ci sono sezioni in cui si fanno le verifiche delle spese ricevute. Le spese arrivano in tempo reale, come dicevano i colleghi, e man mano che arrivano entrano in un flusso che porta all'approvazione, alla consegna, alla verifica amministrativa e al pagamento. Durante questo percorso è possibile avere il controllo. Il sistema è fatto, almeno questo è l'obiettivo, per agevolare oltre all'utente anche l'amministrazione: introdurre logiche con cui l'azienda possa fare controlli anche per eccezione. Abbiamo quindi alert, avvisi, un insieme di regole e notifiche che permettono di semplificare e di intervenire puntualmente su situazioni come il superamento di policy, le foto doppie e tutto ciò che riusciamo a intercettare, per anticipare i problemi e fare controlli più mirati.

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Qui c'è una sezione «anomalie». Che cosa sono le anomalie? Sono situazioni in cui il sistema rileva un'incoerenza nel processo e la evidenzia subito; posso entrare e guardarle. Le informazioni che sto guardando le posso anche cambiare: cliccando su questi pulsanti modifico i dati che visualizzo, come la data, la persona, il tipo di spesa. Come visualizzazioni il sistema è totalmente personalizzabile: potrei inserire il cliente o la differenza rispetto alla policy. Nella parte superiore ci sono dei filtri, che si aprono e si chiudono e permettono di estrarre le informazioni come mi serve. In basso a sinistra c'è sempre l'esportazione, in Excel, CSV, PDF, stampa.

Vado nel dettaglio di una spesa e la commento velocemente. Nella parte superiore c'è quello che abbiamo già visto sulla sua registrazione: la persona, il progetto, l'importo. Poi questa parte, chiamata «scan scontrino»: in realtà è qualcosa di più, una struttura di intelligenza artificiale organizzata su livelli, che prima classifica il tipo di scontrino e poi, in base a questo, fa una serie di analisi. Lo scopo è evidenziare per l'amministrazione una serie di parametri e accendere gli alert di avviso.

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Se ho uno scontrino doppio, per esempio, cioè una foto caricata più volte anche in modo diverso, non lo stesso identico file (eravamo in due a fare la spesa, abbiamo caricato entrambi la registrazione e abbiamo chiesto entrambi il rimborso), il sistema lo evidenzia e mi mostra l'incoerenza: lo scontrino è stato inserito più volte, e mi fa vedere qual era l'altro scontrino già caricato. Poi controlla se la foto è di qualità adeguata: se è fatta male, troncata, senza i dati necessari, viene segnalato sia all'amministrazione sia alla persona, perché la rifaccia. Non vogliamo infatti mandare in conservazione sostitutiva una foto poco chiara o non leggibile. Controlla poi la coerenza tra date e importi e anticipa potenziali rischi di incoerenza: accende, in sostanza, tutte le possibili incoerenze per semplificare il controllo.

Vedete questa spesa: il sistema ha rilevato che era del primo febbraio alle 21, quindi ha letto perfettamente di che cosa si tratta, ma è stata inserita di nuovo successivamente, a marzo. Qualcuno ha ricaricato la stessa spesa e il sistema me lo segnala. Queste informazioni sono disponibili, volendo, anche all'azienda per ulteriori analisi: il sistema fa la sua analisi per evidenziare queste situazioni, ma tramite API e altri strumenti di integrazione si possono usare questi dati per fare altre verifiche, e abbiamo clienti che lo fanno.

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Esistono sezioni pensate per dare una vista di sintesi. Questa, per esempio, si chiama «verifica massiva»: è una pagina di sintesi usata dall'amministrazione per avere sotto mano tutti i controlli (superamento delle policy, stato, differenze, incoerenze). Qui si può filtrare, fare controlli, entrare nelle differenze e così via. Le verifiche di cui parlavo, cioè tutta la parte di acquisizione e controllo, vengono fatte sia che il giustificativo sia caricato da app sia che sia caricato da web: in entrambe le situazioni vengono eseguiti tutti i controlli che abbiamo evidenziato.

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Il sistema fa poi un'altra serie di controlli su altre banche dati, italiane o europee, per esempio per validare la partita IVA. Se io faccio la spesa alla «pizzeria Mario» ma in realtà il fornitore è la «Food SRL», noi prendiamo la partita IVA, la controlliamo, estraiamo i dati corretti del fornitore e li rendiamo disponibili nella reportistica e negli scarichi, quindi nei flussi verso amministrazione e controllo.

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Qui, per esempio, sono stati fatti degli split. Che cosa sono? Posso definire dei tipi di spesa, per esempio «pranzo con ospite», in cui, come abbiamo già visto in app, possono esserci più persone. Il sistema gestisce automaticamente gli split, che servono per controllare la corretta attribuzione delle spese e anche per gestire la quota non rimborsabile, da addebitare al dipendente: posso avere una spesa di 30 euro, 20 li riconosco e 10 no, e quei 10 usciranno nei report di addebito verso il dipendente. Il sistema riceve, controlla e poi in automatico verifica ciò che è rimborsabile o meno al dipendente, o da addebitare e quindi da sottrarre in busta paga.

Mostro in particolare un altro report, sempre della sezione amministrativa: il report dei rimborsi, che serve per controllare che cosa va rimborsato o meno al dipendente. Qui ho marzo e, per esempio, un dipendente con 134 euro di spese, di cui 80 rimborsabili. Una quota di queste spese è fuori policy ed è da addebitare in cedolino al dipendente. Può essere per vari motivi: per esempio ho sostenuto una spesa con una carta aziendale, nostra o del cliente, e la spesa viene rifiutata; l'ho già sostenuta, quindi l'importo va addebitato, sottratto a livello economico di cedolino e addebitato al dipendente. Il sistema mi fa questo controllo e mi dice quali sono i fuori policy, perché per ogni tipologia di spesa è possibile impostare le regole: il massimale giornaliero, settimanale, quante volte posso usarla (per esempio il pranzo una volta sola, con massimale di 15 euro). Il sistema controlla le policy in fase di registrazione. Posso impostare policy bloccanti o di semplice avviso: con l'avviso, il sistema calcola i fuori policy e io controllo se voglio addebitarli o lasciarli passare; con le policy bloccanti posso intercettare il problema già a monte.

Livio Pomi EcosAgile 47:29

Una nota importante sulle carte, che introducono alcuni benefici: uno è senz'altro il controllo preventivo, ex ante. Le nostre carte sono integrate sul circuito Visa anche con le policy: indichiamo gli importi a livello giornaliero, settimanale, mensile e annuale e le classi merceologiche incluse ed escluse. Per esempio, non si può usare la carta per l'e-commerce, non la si può usare in altri settori, non la si può usare per il carburante, oppure sì: si possono definire queste regole, e le carte applicano un controllo immediato. Il ciclo di spesa comincia quindi già nel momento in cui si applicano le policy alle transazioni con carta.

Le informazioni e le segnalazioni di controllo sono poi esportabili, in più formati, via file o via applicazione, e sono pensate sia per i rimborsi verso l'HR sia verso l'amministrazione.

Livio Pomi EcosAgile 48:49

Nella parte amministrativa faccio vedere anche la parte delle trasferte, trattata dai colleghi. Le richieste di trasferta possono essere fatte, come abbiamo visto, da app: il dipendente fa la richiesta, questa entra nel flusso approvativo e viene approvata o meno. Oppure possono essere inserite dall'azienda. Le trasferte hanno una tipologia: posso definire per esempio uscite brevi, missioni, uscite di servizio, oppure viaggi lunghi internazionali, e decidere le policy relative: queste possono essere richieste dal personale, queste no, queste devono essere richieste con due o tre giorni di preavviso. Le policy si applicano quindi anche alle trasferte.

Una richiesta di trasferta può contenere un insieme di informazioni relative alle prenotazioni, con funzioni legate alle prenotazioni e ai documenti di viaggio. Di base: chi va, una o più persone, dove deve andare, le prenotazioni, il preventivo, gli allegati, le spese che vi confluiscono. Tutto questo rientra anche nelle reportistiche generali e nelle dashboard. Se metto per esempio i documenti nelle prenotazioni, il dipendente li ritrova nell'app, direttamente fruibili tra i documenti a sua disposizione.

Livio Pomi EcosAgile 50:33

Voglio far vedere ancora, velocemente e per quanto il tempo lo consente, la parte relativa alle carte e alle transazioni. Dei vantaggi e delle funzioni hanno parlato i colleghi; io voglio solo riprendere un paio di punti. Il primo: le transazioni entrano in tempo reale. Non si aspetta l'estratto conto e non ci sono altri login, sistemi o cose da controllare: le trovo subito nello stesso sistema, con i controlli ex ante. Quando la transazione viene fatta, al dipendente arriva un avviso sul telefono e si trova la nota spese precompilata da consegnare all'amministrazione, che la trova immediatamente qui, insieme alla riconciliazione disponibile.

Vedete che in questo caso sono spese registrate sulla carta: c'è la persona, ci sono gli importi; alcune sono controllate, altre no. Questa qui è «da consegnare»: la transazione è stata fatta ma non c'è la nota spese, e il sistema manderà un promemoria alla persona dicendo che deve allegare il giustificativo e consegnarlo. Si arriva così a un contesto in cui tutto si chiude: ho la transazione, i dati che mi hanno fornito, la spesa collegata e il ciclo approvativo e di controllo della nota spese, fino ad arrivare alla conservazione sostitutiva.

Livio Pomi EcosAgile 52:06

Qui faccio vedere i movimenti contabili, perché nelle pagine di navigazione ci sono tutte le informazioni: i vari movimenti come ci arrivano dal circuito, quindi l'esercente, la categoria, la classe merceologica su cui poi si applicano le policy, dove è stata sostenuta la spesa e così via. Qui è possibile gestire gli estratti conto, mensili o per singola carta, gestire le controversie e fare le reportistiche sull'utilizzo delle carte. Ci sono i saldi: il dettaglio di tutte le transazioni, i saldi, le ricariche, tutte cose disponibili per il controllo delle carte. Per esempio, se ho impostato determinati massimali, vedo che li ho usati al 30% o al 70%; ci sono poi messaggi che mi avvisano quando le carte si avvicinano alla massima disponibilità, tutti gestiti all'interno delle funzionalità del sistema.

Livio Pomi EcosAgile 53:17

Questo è l'archivio di conservazione. Non è un gestionale, ma ha lo scopo di avere i codici per l'esibizione a norma. Tutti i documenti entrano come sono, ogni mese vengono trasmessi e finiscono classificati nell'archivio con dei metadati di classificazione: per ogni spesa, per ogni transazione, c'è l'indicazione della sua classificazione, che serve soprattutto per la ricerca, per risalire eventualmente al documento. Viene messa la foto con le informazioni; qui ho i metadati di classificazione, l'indicizzazione, il dettaglio delle firme applicate ai file e lo scarico dei certificati, nel caso in cui dovessi dimostrare di aver svolto la conservazione del documento.

Questi dati, almeno quelli essenziali, come i codici per l'esibizione, li riprendiamo già in automatico anche nella sezione amministrativa che facevo vedere prima: quando la conservazione è attiva, nel dettaglio di ogni spesa vedo automaticamente se è andata in conservazione, quando è andata e i codici da esibire in caso di verifica.

Il senso di ciò che volevo mostrare è che il sistema offre strumenti di controllo su tutto il ciclo e un'adozione dell'intelligenza artificiale che abbiamo cercato di fare con lo scopo sia di supportare il dipendente nella precompilazione sia di evidenziare le possibili discrepanze, per portare il controllo nel modo più mirato possibile lato amministrativo.

Livio Pomi EcosAgile 58:42

È possibile, dipende un po' dalla funzione, perché la gestione è supportata sia per la spesa del dipendente sia per le spese aziendali, lato amministrazione. Se per esempio ci fossero siti di acquisti online, è possibile applicare delle limitazioni a seconda dell'utilizzo delle carte: abilitare le carte solo alla transazione, oppure escluderle dalla possibilità di acquisti online. Le carte si possono attivare e disattivare: per un utilizzo limitato, temporaneo o controllato, possono essere attivate e disattivate sul sistema, e anche a fronte di un dubbio, per esempio se il dipendente non trova la carta, la si può sospendere temporaneamente. Sono tutte funzioni che non ho mostrato ma che sono disponibili lato amministrazione all'interno del sistema.

Livio Pomi EcosAgile 61:34

Sì: ha diritti superiori, per poter accedere ai dati aziendali e svolgere tutte le attività di controllo che abbiamo visto prima. Un utente può comunque fare anche spese proprie: avere l'app, usarla e, allo stesso tempo, essere amministratore. L'amministratore ha un livello di accesso superiore, che è fondamentale dal punto di vista della tracciabilità e dei diritti, ma può essere anche un utilizzatore delle spese. Deve comunque essere uno degli utenti all'interno del sistema.