Obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta: come cambia la nota spese dalla legge di bilancio 2025

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In questo webinar vediamo la legge di bilancio 2025 nella parte che riguarda la tracciabilità e la deducibilità delle spese di trasferta, di rappresentanza e, in generale, delle spese aziendali che passano dalle note spese.

La legge introduce requisiti nuovi per le spese sostenute anche dai dipendenti: senza questi requisiti l'azienda non può dedurre il costo. Per rispondere usiamo uno dei moduli della suite EcosAgile, Expense, che segue tutto il processo: acquisizione, registrazione, controllo, conservazione.

Il requisito aggiunto dalla manovra è che la spesa, per essere deducibile, sia pagata con uno strumento di pagamento elettronico tracciabile. In pratica le spese pagate in contanti non permettono più di dedurre il costo. Viene ribadito anche un altro requisito: la spesa deve essere attribuita a una destinazione, cioè registrata in modo giustificato e motivato per finalità lavorative.

Al primo requisito rispondiamo con l'acquisizione delle spese e con le carte Visa integrate nel flusso. Parliamo delle spese di tutte le figure per cui si vuole dedurre il costo: dipendenti, società, autonomi, esterni. Il requisito è in vigore dall'inizio di quest'anno e vale già per le spese dell'esercizio 2025.

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Expense gestisce tutto il processo delle spese aziendali, a partire dall'acquisizione. La spesa si acquisisce con una foto: un meccanismo di lettura e comprensione dell'immagine, che chiamiamo smart scan, precompila la nota spese per l'utente.

Per l'amministrazione la lettura del documento porta controlli: verifica della partita IVA, estrazione dei dati reali del fornitore (indirizzo e ragione sociale effettiva, presi dalle banche dati e non da quello che c'è scritto sullo scontrino), controllo che la spesa non sia già stata registrata, qualità della foto, presenza dei requisiti per la conservazione. L'utente trova la spesa precompilata, l'amministrazione trova avvisi e semafori sulle situazioni da verificare.

Dopo l'acquisizione ci sono i flussi di approvazione, i controlli, la reportistica, le esportazioni verso i sistemi amministrativi e verso le paghe, e la conservazione sostitutiva. La conservazione nel nostro caso non è obbligatoria: chi ha già un fornitore può continuare a usarlo.

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Gli strumenti sono tre. Le carte: carte prepagate sul circuito Visa, integrate nella soluzione con la riconciliazione e la precompilazione delle spese. L'app, disponibile sugli store Android e Apple e compatibile anche con versioni molto vecchie dei telefoni: è lo strumento di chi è in mobilità, che fotografa e registra le spese. Per il collaboratore c'è anche la parte web, che permette le stesse cose. Infine la parte di gestione e amministrazione, con controlli, reportistica, estratto conto in tempo reale delle carte, riconciliazione automatica, stampe e approvazioni.

L'obiettivo è semplificare e ridurre ritardi ed errori. Anche con poche persone che sostengono spese, il processo manuale è oneroso, e lo diventa di più con i nuovi requisiti: raccogliere i documenti, archiviarli, consegnarli, trascrivere le spese, controllare che siano complete e richiamare chi ha dimenticato qualcosa. Portato su una soluzione come questa, il processo diventa un flusso ordinato.

L'app serve sia a chi registra le spese sia al responsabile che le approva. La gestione è centralizzata: l'azienda decide quali funzioni attivare (registrazione, trasferte, approvazioni, anticipi) e tutte le app si riallineano. Quando entra una persona nuova riceve in automatico profili, diritti e accesso; quando esce, l'app si blocca. Se cambiano le policy, per esempio massimali, numero di registrazioni o tipi di spesa, le app si aggiornano.

Le spese si acquisiscono con la foto oppure con la carta: chi paga con la carta integrata riceve l'avviso della spesa e la trova già compilata nell'app, deve solo aggiungere la foto e consegnarla. L'app gestisce valute e tassi di cambio della Banca d'Italia, è integrata con le mappe e con il parco auto aziendale e ha una reportistica sintetica, oltre a quella completa della parte web.

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Le carte sono carte del circuito Visa e si usano come qualsiasi carta Visa. EcosAgile non è un istituto di credito: non serve aprire un conto corrente. Il circuito trasmette a EcosAgile i dati delle transazioni di queste carte e permette di controllarle dal sistema: bloccarle, cambiare il PIN, definire le policy di utilizzo e le categorie merceologiche ammesse.

Le policy agiscono sulla carta nel momento in cui si usa. Se non voglio che una carta superi 100 euro al giorno, la spesa oltre il limite viene bloccata; se gli alberghi li prenota l'azienda, posso escludere quella categoria; posso fissare un massimo per il carburante, per esempio 300 euro al mese. Ogni spesa arriva in tempo reale nell'estratto conto disponibile nel sistema.

Al momento della spesa la nota spese si precompila, perché il circuito trasmette esercente, valuta, categoria merceologica, data, importo e indirizzo. All'utente restano la foto e la consegna. È un dato certificato dalla transazione: la lettura da foto, con gli algoritmi di intelligenza artificiale di oggi, è molto affidabile, ma resta un dato ricavato da un'immagine e va elaborato, per esempio quando l'insegna è diversa dalla ragione sociale.

Riassumendo: le carte rispondono al requisito di tracciabilità, non richiedono l'apertura di un conto e si possono assegnare solo al personale scelto dall'azienda, ad esempio i maggiori utilizzatori. Chi ha spese saltuarie resta nel processo e registra le spese con la foto. L'uso delle carte non è obbligatorio. Si caricano come carte prepagate, con un bonifico di ricarica che arriva in due o tre giorni.

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Le policy si applicano prima di tutto alle spese. Per ogni tipo di spesa si possono fissare importi massimi, numero di utilizzi al giorno, massimali giornalieri, settimanali, mensili e annuali, foto obbligatoria, note obbligatorie per una giustificazione specifica. Ogni regola può dare un avviso o un blocco, in fase di registrazione e di attribuzione.

La carta ha in più il vantaggio di applicare le policy a monte, nel momento in cui si usa: massimali, categorie merceologiche escluse o incluse, limiti di importo per categoria. Le policy non sono individuali: si creano una volta e si assegnano alle persone. Hanno una logica gerarchica, con policy aziendali, di ruolo e individuali.

Le carte risolvono anche il problema degli anticipi di cassa, semplificano i rimborsi e danno un rendiconto in tempo reale con la riconciliazione automatica. Con carte di altro tipo l'estratto conto è da una parte, le spese dall'altra, e bisogna confrontarli a mano.

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Il secondo requisito per la deducibilità è che la spesa sia attribuita a una destinazione di costo: bisogna poter dire per che cosa è stata sostenuta. Può essere una trasferta o una missione, ma anche, secondo come lavora l'azienda, un progetto, un'attività, una commessa, un centro di costo. Il sistema ha un'anagrafica per i tipi di trasferta e una per le altre destinazioni, e si configura in modo che, registrando la spesa, la destinazione vada indicata.

Le trasferte hanno una gestione completa: tipi diversi con policy diverse (uscite, missioni, trasferte brevi, lunghe, all'estero), create dall'azienda o richieste dal dipendente con un flusso di richiesta e approvazione, dopo il quale si caricano le spese. Si sa chi è andato, dove, con chi, per quale cliente, con allegati e spese.

La gestione si può aprire anche all'ufficio viaggi interno, che riceve la richiesta, fa le prenotazioni e le allega: chi parte le ritrova nell'app dentro la trasferta approvata. La trasferta però non è obbligatoria: la destinazione del costo può essere data anche solo con centri di costo, progetti o altre logiche.

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La travel policy non riguarda solo gli importi: si può decidere quali tipi di spesa sono ammessi e per chi.

La conservazione digitale avviene presso un soggetto accreditato. Con la conservazione si supera la consegna dei giustificativi di carta: la persona non deve più consegnarli e l'azienda non deve più tenere l'archivio. Per questo il sistema controlla la qualità delle foto e segnala foto doppie, tagliate o sfocate.

Si può integrare la gestione del parco auto: se l'azienda ha l'anagrafica delle auto aziendali, chilometri e tratte arrivano in automatico con le spese collegate.

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Sul telefono l'app Expense si apre sulla pagina di acquisizione. Con il tasto «più» scatto la foto, il sistema esegue la lettura e la spesa compare precompilata nell'elenco. Lo stesso succede per le spese pagate con la carta, per esempio un pedaggio.

Il tipo di spesa è configurabile e tutte le app si riallineano. Per ogni tipo si possono mostrare all'utente le spiegazioni delle policy. Ci sono le valute con i tassi di cambio, una o più foto, la sede, i tipi di pagamento configurati dall'azienda (carte di vari tipi, pagamenti sostenuti dall'azienda, convenzioni), l'attività, la destinazione del costo e la trasferta. Dalla data al tipo di pagamento i dati vengono acquisiti in automatico, dalla foto o dalla carta.

Se la funzione è attiva, l'utente può fare le sue richieste di trasferta scegliendo tra i tipi permessi. Spese e trasferte sono integrate con le mappe: il sistema calcola le distanze dallo stradario, le distanze modificate vengono evidenziate e chiedono una motivazione, e le ultime tratte restano a disposizione per le registrazioni ricorrenti. C'è anche una funzione che dà all'esercente i dati per la fattura elettronica.

La reportistica dell'app ha filtri per periodo, importo e stato, per esempio solo le spese pagate con la carta. Il responsabile ha in più i report del proprio team e può arrivare al dettaglio della singola spesa con le foto. Nell'app si può pubblicare anche un riassunto della travel policy aziendale.

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Il modulo si aggiunge alla piattaforma per chi già la usa, e solo per gli utenti a cui lo si assegna; i moduli si attribuiscono per profilo. Per chi lo desidera l'accesso è in single sign-on, senza altre utenze.

Collegato come amministratore del processo, mostro la reportistica: è configurabile, parametrica, con drill down. Ogni report si apre nel dettaglio, si cambiano le dimensioni (per esempio dalla società all'unità organizzativa), si filtrano e riordinano i dati, si esporta in Excel, CSV o PDF. Ci sono report per persona, per esercente, per cliente (utile per i rendiconti ai clienti), report mensili delle note spese, e si possono costruire report nuovi con il trascinamento.

Nella nota spese di una persona si vedono le immagini acquisite, lo stato della spesa, se è pagata, e come è stata registrata. Lato azienda i dati sono più ricchi: se un importo va corretto, il sistema conserva il valore originale e quello rettificato. C'è la destinazione del costo e lo split automatico: per le spese con ospiti o di rappresentanza la pagina chiede i partecipanti, scelti dall'anagrafica o scritti liberamente, e divide la spesa. I tipi di spesa e le loro regole si configurano liberamente; le spese auto sono integrate con le tratte chilometriche e le mappe.

Dalla lettura del documento il sistema ricava i dati del fornitore dalla partita IVA e li controlla. L'analisi segnala le incoerenze: due persone che registrano la stessa spesa, un importo diverso da quello dello scontrino, una foto tagliata, sfocata o già usata, una foto attribuita alla spesa sbagliata. Le anomalie compaiono anche in un report dedicato.

Le stampe sono configurabili: la nota spese classica con il logo dell'azienda, i dettagli e le sintesi per tipo di spesa e metodo di pagamento, la doppia firma, lo split; e rendiconti più generali per sede, società o cliente, con le miniature delle immagini, usati anche per la conservazione. In conservazione ogni spesa è classificata con la sua immagine e i suoi metadati, quindi si può ritrovare. Ci sono poi flussi di approvazione anche su più livelli e gli scarichi per il sistema amministrativo.

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Per le carte mostro dati reali di un elenco di spese, non l'ambiente demo. Ogni transazione arriva in tempo reale, con il suo stato e il collegamento alla nota spese: la transazione genera la spesa precompilata, l'utente la controlla e la consegna, e ogni spesa resta collegata alla sua transazione. Una transazione appena fatta è in attesa di autorizzazione; quando il circuito la completa passa allo stato che chiama «capture».

La disponibilità delle carte sta su un conto dell'azienda, creato all'attivazione e associato a un IBAN. Con un bonifico verso quell'IBAN l'azienda carica la disponibilità, senza vincoli di importo; quando scende sotto una soglia impostata arriva un avviso via e-mail. Il bonifico è unico a livello aziendale: le carte attingono da questo borsellino secondo le policy, e il sistema mostra quanto usa ogni carta e quanto resta.

L'accredito richiede un paio di giorni lavorativi; la modifica delle policy invece è quasi immediata. Se una persona deve pagare un albergo che supera il suo massimale, si alza il massimale della sua policy nel sistema e la spesa si può fare subito.

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Sì, ogni spesa è tracciata e ogni utente ha il proprio estratto conto collegato alle sue spese. Lato azienda ci sono report generali per lavorare in modo massivo: una gestione con filtri in alto, simile a un foglio Excel, per controllare velocemente e attribuire le registrazioni. Si possono avere flussi diversi: approvazione del responsabile o di una catena, poi un controllo amministrativo di completezza e rispetto delle policy, con una spunta dedicata.

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Nel setup dei tipi di spesa, per ognuno si impostano le regole: massimali di avviso e di blocco, documento o allegato obbligatorio, a chi è permesso quel tipo di spesa, limiti per ruolo o per persona. Si può ammettere l'importo zero, quando serve solo la foto per la conservazione, o un importo fisso, per esempio per il pranzo; si può permettere lo split; si fissano blocchi giornalieri o mensili, il numero massimo di registrazioni, regole legate alla geografia o all'orario, per esempio la colazione solo fino alle dodici. Il tipo di spesa è collegato alla voce di costo, che si ritrova nei report e negli scarichi amministrativi.

Per le carte, nel conto aziendale si creano le policy (categorie autorizzate, incluse o bloccate, massimali giornalieri, settimanali, mensili) e si assegnano alle carte: regole generali per l'azienda o regole individuali.

EcosAgile relatore 50:32

Sì, sono metodi di pagamento come gli altri e garantiscono la tracciabilità. La precompilazione però è possibile solo con le carte che forniamo noi: il circuito non ci trasmette i dati delle carte personali o di quelle emesse da altri operatori. Il vantaggio della carta integrata è che si collega a tutto il processo: policy, estratto conto, riconciliazione automatica. Altrimenti l'estratto conto arriva a parte e bisogna abbinare a mano spese, rimborsi e controlli.

EcosAgile relatore 52:03

La transazione ha i suoi stati, da «in attesa di autorizzazione» in avanti. Quando arriva la transazione, l'utente trova nell'app la registrazione già fatta, nello stato «da consegnare»: la spesa è stata pagata, ma la nota spese non è ancora consegnata perché manca per esempio la foto, o la trasferta se è richiesta.

È uno dei punti di controllo: si vedono le spese fatte senza giustificativo, e la persona riceve promemoria finché non lo allega. Per chiudere il ciclo e avere tracciabilità e deducibilità serve un giustificativo associato al pagamento elettronico. Lo stesso vale per le foto venute male, tagliate o sfocate: un documento che non si legge non va bene, e il sistema lo segnala all'utente.

Vi ringrazio, siamo a disposizione come sempre.