Questo articolo fa parte della guida alla gestione di note spese e trasferte. Qui la lettura automatica delle ricevute: dallo scatto al controllo, dove sbaglia e che cosa non sostituisce. Per la distruzione degli originali cartacei vedi la dematerializzazione della nota spese.
In breve
- L'OCR trasforma la foto di un documento in dati. Non decide se la spesa è valida, rimborsabile o deducibile: in EcosAgile Expense precompila la spesa e la persona la verifica prima di consegnarla.
- Lo Smart Scan legge data, importo, località, valuta e partita IVA. Per i tipi di spesa abilitati il modulo AI scorpora l'IVA con una riga per aliquota e legge i transiti Telepass riga per riga.
- Sbaglia dove sbaglierebbe un occhio frettoloso: carta sbiadita, foto storta, più totali, più aliquote. Si controlla confrontando i campi con la foto allegata.
- Foto, lettura OCR e conservazione digitale sono tre cose diverse. Per distruggere l'originale serve un processo di conservazione completo (Risposta AdE 142/2024).
- Non sostituisce il giustificativo valido, il pagamento tracciabile, la policy e la decisione di chi approva.
Dalla foto alla spesa: i passaggi in EcosAgile Expense
È la sequenza che la documentazione di prodotto descrive per l'app; sul portale web si parte dal caricamento di immagini o PDF, con gli stessi controlli automatici.
| Passo | Il sistema | La persona |
|---|---|---|
| 1. Scatto | Il tasto «+» avvia lo Smart Scan; l'app può proporre il ritaglio. | Fotografa lo scontrino in piano, in verticale, a schermo intero. |
| 2. Lettura e controlli | Stato «Scanning», poi «Confermare/Completare». Segnala un possibile doppio giustificativo, controlla coerenza con la registrazione e qualità dell'immagine. | Prosegue subito o consegna più tardi. |
| 3. Verifica | I campi letti sono già nella spesa. | Apre la riga «Da valutare», confronta con la foto, controlla il tipo di spesa, completa pagamento, attività, trasferta e note, consegna con «Invio richiesta». |
| 4. Approvazione | A uno o più livelli; non si approvano le proprie spese. | Il responsabile apre dettaglio e allegato, approva o respinge con motivazione. |
| 5. Conservazione | Se attiva, i giustificativi delle spese approvate partono una volta al mese. | Nessuna azione per singola spesa. |
Che cosa legge
Lo Smart Scan legge data, importo, località, valuta (o tipo di importo) e partita IVA, con integrazione dell'anagrafica. Per pagamento, attività, trasferta e note non è descritta una lettura automatica: li compila la persona. La foto resta allegata alla spesa. I documenti di più pagine si caricano dal web come PDF multipagina.
Il tipo di spesa pesa quanto la lettura
Un OCR che legge bene un importo non dice se la spesa è ammessa: lo dice il tipo di spesa, con campi aggiuntivi, persone abilitate, policy e immagine obbligatoria o meno. In verifica si guarda subito dopo l'importo: se è sbagliato, lo sono anche le regole applicate.
Lettura, interpretazione, controlli: tre livelli, tre tipi di errore
Dietro la parola «AI» stanno tre lavori diversi, e ciascuno sbaglia a modo suo.
- Riconoscimento dei caratteri (OCR). Trasforma i pixel in testo. Con la carta sbiadita sbaglia il carattere: un 8 diventa un 3, una virgola sparisce.
- Interpretazione del documento. Stabilisce che cosa è ogni numero: totale, subtotale, partita IVA. Il testo è letto bene ma può finire nel campo sbagliato.
- Controlli e regole. Confrontano i dati con altro: un documento già caricato, la registrazione, la policy. Segnalano; non sanno se la spesa fosse giusta.
Nella documentazione di Expense la lettura dello scontrino è lo Smart Scan (OCR); scorporo IVA e lettura dei transiti sono funzioni AI del modulo AI.
Scorporo IVA per aliquota
Quando sullo stesso scontrino convivono più aliquote il totale non basta. In Expense, per i tipi di spesa abilitati, lo scorporo legge le aliquote presenti sul documento e crea una riga per ciascuna: descrizione, aliquota, imponibile, IVA, totale. Le righe stanno nella scheda «Righe scorporo IVA», la foto nella scheda «Foto»; si controllano prima di salvare. La funzione fa parte del modulo AI (scorporo IVA da scontrino).
| Descrizione | Aliquota | Imponibile | IVA | Totale |
|---|---|---|---|---|
| Pranzo | 10% | 20,00 | 2,00 | 22,00 |
| Cavo di ricarica | 22% | 15,00 | 3,30 | 18,30 |
| Quotidiano | 4% | 5,00 | 0,20 | 5,20 |
| Totale scontrino | 40,00 | 5,50 | 45,50 |
Cifre e aliquote servono solo a mostrare il calcolo: valgono le aliquote stampate sul documento.
Il controllo: imponibile più IVA dà il totale di riga; la somma dei totali di riga dà il totale dello scontrino (22,00 + 18,30 + 5,20 = 45,50). Come trattare poi quell'IVA, per esempio in detrazione, è una decisione amministrativa e fiscale che il sistema non prende.
Pedaggi: i transiti Telepass riga per riga
Un estratto di pedaggi conta decine di righe su più giorni. In Expense il sistema legge i transiti dai documenti Telepass, MooneyGo e UnipolMove e li mostra uno per uno nella scheda «Righe giustificativo»: data, descrizione, tipo di riga, importo, inclusione. Ogni riga si può escludere e la quota per uso privato si gestisce come addebito al dipendente. È una funzione del modulo AI, abilitata per tipo di spesa.
Si controlla così: righe incluse più escluse danno il totale del documento e i transiti cadono nel periodo della trasferta. Per i chilometri vedi il rimborso chilometrico con le tabelle ACI 2026 e la pagina rimborso chilometrico e pedaggi.
Dove l'OCR sbaglia e come si controlla
| Situazione | Che cosa può andare storto | Come si controlla |
|---|---|---|
| Carta termica sbiadita | Cifre illeggibili o scambiate, virgola persa. | Confronto con la ricevuta della carta o del POS; foto illeggibile: rifarla con luce uniforme. |
| Foto inclinata o parziale | Righe tagliate, totale fuori campo. | Scontrino in piano, foto verticale a schermo intero. |
| Più importi | Subtotale, contante o resto presi per il totale. | L'importo coincide con il totale pagato. |
| Valuta estera | Simbolo ambiguo, separatori scambiati (1.234,50 e 1,234.50). | Valuta e controvalore in euro; Expense registra valuta originale e controvalore al tasso della Banca d'Italia, modificabile. |
| Date | Giorno e mese invertiti; data di stampa diversa da quella del servizio. | Confronto con le date della trasferta. |
| Più aliquote IVA | Aliquota omessa o sulla riga sbagliata. | Imponibile più IVA uguale al totale di riga. |
| Stesso documento due volte | Spesa registrata in doppio. | Segnalazione di doppio giustificativo; decide chi approva. |
In verifica, con la foto accanto ai dati, cinque domande: l'importo è il totale pagato? Data e località sono quelle del servizio? La valuta è quella del documento? Partita IVA e dati dell'emittente coincidono con lo stampato? Tipo di spesa ed eventuali righe IVA o transiti tornano?
Chi controlla cosa
Il sistema segnala, le persone decidono.
- Chi ha fatto la spesa ha lo scontrino in mano: la riga «Da valutare» esiste per questo. Correggere qui evita un rinvio in approvazione.
- Chi approva apre dettaglio e allegato, guarda le segnalazioni e approva o respinge con una motivazione.
- L'amministrazione controlla ciò che serve a rimborso e contabilità: righe IVA, transiti, tipo di spesa e policy, che possono bloccare o solo avvisare.
Modifica ed eliminazione sono ammesse solo prima dell'approvazione e nei limiti di tempo fissati dall'azienda. Anche il processo descritto nell'interpello 142/2024 prevede un'approvazione interna in cui il responsabile può verificare di persona nota spese e giustificativi.
Che cosa l'OCR non sostituisce
- Il giustificativo valido. Leggere bene la ricevuta della carta non la trasforma nel documento della spesa. Per un taxi senza fattura, la Risposta AdE n. 142/2024 osserva che la contabile del pagamento elettronico non sembra sufficiente a identificare la spesa ai fini della deducibilità: serve un giustificativo del prestatore con data, nome, percorso e corrispettivo. Il quadro è in deducibilità delle spese di trasferta.
- Il pagamento tracciabile. Per vitto, alloggio, taxi e NCC in Italia il rimborso è esente solo se il pagamento è tracciabile (Circolare 15/E del 22 dicembre 2025, paragrafo 2); la prova può essere la ricevuta della carta. Un OCR che legge «VISA» non ha verificato come hai pagato: il mezzo si registra e, con le carte VISA prepagate di Expense, le transazioni si riconciliano. Le regole sono in obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta.
- La policy. L'OCR legge 180 euro per una cena; se sia rimborsabile lo dicono massimali e regole aziendali, come nella travel policy.
- La valutazione fiscale. Per la Risposta 142/2024, con i documenti informatici restano fermi gli altri requisiti di deducibilità, come inerenza, competenza e congruità.
Dalla scansione alla conservazione digitale
| Che cosa | Che cosa produce | Che cosa dicono le fonti |
|---|---|---|
| Foto o scansione | Un'immagine: una copia per immagine. | CAD art. 22, comma 1-bis: prodotta con processi e strumenti che assicurano contenuto e forma identici all'originale analogico, previo raffronto o con certificazione di processo. |
| Lettura OCR | Dati estratti, che precompilano la spesa. | Serve a compilare la nota spese: nel processo entra l'immagine, non il testo letto. |
| Conservazione digitale | Documenti informatici conservati da un conservatore. | Per la Risposta AdE 142/2024 devono essere immodificabili, integri e autentici; l'originale cartaceo si può distruggere a conservazione completata (D.M. 17 giugno 2014, art. 4, comma 3). |
La Risposta 142/2024 riguarda una società che descrive un processo completo: scansione da smartphone, lettura OCR, controlli su incoerenze e invii multipli, approvazione del responsabile, invio a un ente archiviatore. L'Agenzia risponde che, se immodificabilità, integrità e autenticità sono presenti, nulla osta al processo, e precisa che verificarlo è un controllo di fatto che l'interpello non svolge. È il parere su un caso di un'altra impresa, non una valutazione di un software.
Come funziona in Expense
- La conservazione è un servizio integrato, attivabile con contratto; se il cliente non la desidera, non si attiva.
- Si conservano i soli giustificativi delle spese approvate, una volta al mese, con i metadati della spesa, tra cui importo, data del documento e partita IVA dell'esercente.
- Il conservatore è InfoCert (LegalDoc), con conservazione di 10 anni; il responsabile della conservazione è il cliente. Firma digitale e marca temporale sono sull'indice di conservazione. Dal portale del conservatore si vede lo stato «Conservato» e si scarica l'attestato.
I metadati sono quelli della spesa approvata: un importo letto male che supera l'approvazione ci resta, quindi si corregge prima. Per originali unici e non unici vedi la dematerializzazione della nota spese.
Checklist: come valutare un OCR in demo
In una demo si vede ciò che si porta. Porta anche i documenti scomodi.
- Documenti tuoi. Una ventina di casi reali: scontrini sbiaditi, ricevute in valuta estera, più aliquote, una fattura d'albergo lunga, un estratto di pedaggi.
- Correzioni contate. Campo per campo, quante volte la lettura è giusta senza interventi. Una percentuale dichiarata, senza il metodo con cui è misurata, dice poco.
- Quando fallisce. Campo vuoto, valore sbagliato presentato come certo, o segnalazione chiara?
- Totali e aliquote. Distingue totale, subtotale, contante e resto? Le righe tornano al totale?
- Valuta. Valuta originale, controvalore in euro, tasso usato e possibilità di modificarlo.
- Duplicati. Lo stesso documento caricato due volte, lo stesso scontrino fotografato due volte: chi segnala, a chi?
- Tracce e conservazione. Chi corregge un dato letto male e dove resta traccia; dove restano immagine e dati, che cosa va in conservazione, chi è il conservatore.
- Trattamento delle immagini. Come e da chi sono trattate nella fase di lettura, e quali funzioni fanno parte di quali moduli.
Domande frequenti
Che cosa legge l'OCR di uno scontrino in EcosAgile Expense?
Lo Smart Scan legge data, importo, località, valuta e partita IVA dalla foto o dal PDF e precompila la spesa. Controlla anche doppio giustificativo, coerenza con la registrazione e qualità dell'immagine. Pagamento, attività e trasferta li compila la persona, che verifica tutto prima di consegnare.
L'OCR può sbagliare? Come me ne accorgo?
Sì, soprattutto con carta sbiadita, foto storte, più totali sullo stesso scontrino e valute ambigue. La spesa arriva precompilata ma non confermata: la persona confronta ogni campo con la foto allegata e il responsabile può ricontrollare in approvazione.
Basta fotografare lo scontrino per buttare l'originale?
No. Foto e lettura OCR producono un'immagine e dei dati. Secondo la Risposta AdE n. 142/2024 gli originali cartacei si possono distruggere a conservazione completata (D.M. 17 giugno 2014), con documenti informatici immodificabili, integri e autentici. Il quadro è nell'articolo sulla dematerializzazione della nota spese.
L'AI scorpora l'IVA da sola?
Per i tipi di spesa abilitati legge le aliquote presenti sul documento e crea una riga per ciascuna, con imponibile e IVA. Le righe si controllano prima di salvare. Come trattare quell'IVA resta una decisione dell'amministrazione e del consulente fiscale.
La lettura dello scontrino dimostra che il pagamento è tracciabile?
No. Per l'esenzione del rimborso di vitto, alloggio, taxi e NCC in Italia la Circolare 15/E del 22 dicembre 2025 richiede un mezzo di pagamento tracciabile, dimostrabile per esempio con la ricevuta della carta. L'OCR estrae i dati ma non verifica come si è pagato: il mezzo va registrato.
Che cosa devo chiedere a un fornitore per valutare un OCR?
Di provarlo sui tuoi documenti: scontrini sbiaditi, ricevute estere, più aliquote, pedaggi. Osserva quanti campi richiedono correzioni, che cosa succede quando la lettura fallisce, come si segnalano i duplicati e dove restano immagine e dati. La checklist di questa pagina elenca le domande.
EcosAgile Expense: la lettura all'opera
EcosAgile Expense mette nello stesso flusso Smart Scan, controlli automatici, policy, approvazione e conservazione dei giustificativi. Le funzioni del modulo AI sono nella pagina tutte le funzioni di Expense. Per il quadro completo torna alla guida alla gestione di note spese e trasferte; per rimborso e diaria vedi rimborso delle spese di trasferta.
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Fonti
Fonti normative verificate al 22/10/2026 sui testi ufficiali citati. Questo articolo è informativo e non sostituisce la consulenza di un professionista sul caso concreto.
- Agenzia delle Entrate, Risposta a interpello n. 142 del 24 giugno 2024: dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi; richiama il D.M. 17 giugno 2014 (artt. 2, 3 e 4) e il D.Lgs. 82/2005.
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale), art. 22: copie informatiche di documenti analogici.
- Agenzia delle Entrate, Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, paragrafo 2: tracciabilità delle spese per le trasferte e prove del pagamento.
- Documentazione di prodotto di EcosAgile Expense e pagine scorporo IVA da scontrino, rimborso chilometrico e pedaggi e tutte le funzioni, consultate il 22/10/2026.