Questo articolo fa parte della guida alla gestione di note spese e trasferte. Qui si parla del software: che cosa chiedergli, come verificarlo in una demo con le tue spese e quando una soluzione semplice basta.
In breve
- Un software per note spese si sceglie partendo dal processo, dalla richiesta di trasferta alla conservazione del giustificativo, e solo dopo dall'elenco delle funzioni. Con pochi viaggiatori, una società e una valuta può bastare un'app semplice; con carte, più società e più valute serve un sistema che copra tutto il ciclo.
- Dodici aree da verificare, ciascuna con la prova da fare in demo con spese vere, e una checklist da stampare di 16 righe.
- Due aree hanno un riferimento normativo: il pagamento tracciabile di vitto, alloggio, taxi e NCC (Circolare AdE n. 15/E del 22 dicembre 2025) e la conservazione digitale dei giustificativi (Risposta AdE n. 142/2024). Il software le supporta, ma il mezzo di pagamento resta una scelta dell'azienda e di chi viaggia.
- Chi scrive produce un software di note spese: per questo niente confronti tra marche né punteggi. Il nostro prodotto è descritto solo nei riquadri «Come lo fa EcosAgile Expense» e nell'invito finale.
Da dove partire: il processo, non l'elenco delle funzioni
Quasi tutti i programmi promettono app, lettura dello scontrino e approvazioni. Le differenze si vedono nei casi che escono dalla riga: la ricevuta del pedaggio con venti transiti, la spesa in dollari pagata con la carta aziendale, il taxi pagato in contanti, il collega che viaggia con la sua auto. Un elenco di funzioni non li mette alla prova. Una trasferta vera sì.
Conviene distinguere un'app per note spese da un sistema che copre tutto il ciclo. La prima raccoglie le spese e le fa approvare. Il secondo tiene insieme richiesta di trasferta, policy, pagamenti e carte, calcolo dei rimborsi, contabilizzazione e conservazione. Quale serve dipende da quante eccezioni gestisci oggi fuori dal programma, tra fogli di calcolo e messaggi.
| La tua situazione | Criteri da guardare per primi |
|---|---|
| Poche trasferte, una sola società, niente carte aziendali | App mobile (2), lettura dei giustificativi (3), conservazione (5), costi (12). Spesso basta un'app semplice |
| Molte persone in auto, con chilometri, pedaggi e parcheggi | Rimborsi calcolati (7), policy (1), reportistica (11) |
| Carte aziendali, o contanti e anticipi da ridurre | Pagamenti tracciabili e carte (4), policy (1), conservazione (5) |
| Più società, sedi o paesi | Multivaluta (6), configurazione (9), paghe e contabilità (8), reportistica (11) |
| Archivio cartaceo da eliminare | Conservazione (5), lettura dei giustificativi (3), accessi e sicurezza (10) |
I numeri tra parentesi rimandano ai criteri più sotto. La tabella è un punto di partenza: il peso di ogni criterio lo decidi tu.
Come abbiamo scelto i criteri
I criteri li ha scelti la redazione di EcosAgile, partendo da tre fonti. Non sono il risultato di un'indagine di mercato né di un confronto tra prodotti.
- Il processo. Il percorso di una trasferta, descritto nella guida, ha quattro momenti: richiesta e approvazione, spesa, controllo e rimborso, amministrazione e conservazione. Ogni criterio sta in uno di questi momenti.
- La norma. Due punti della prassi dell'Agenzia delle Entrate cambiano ciò che si chiede a un software: il pagamento tracciabile per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia e la conservazione digitale dei giustificativi. Li abbiamo letti sui testi ufficiali, elencati in fondo.
- I casi difficili. Abbiamo incluso le situazioni in cui un programma smette di essere ovvio: carta e contanti, valuta estera, auto propria, spese da dividere o da riaddebitare.
Che cosa non facciamo: non nominiamo altri fornitori, non assegniamo punteggi, non compiliamo classifiche. Siamo un produttore di software: dove parliamo di EcosAgile Expense lo diciamo nel titolo del riquadro e riportiamo solo funzioni che il prodotto ha oggi, descritte sulle sue pagine. L'elenco è aggiornato al 22/10/2026 e lo rivediamo quando cambia la prassi citata o il prodotto.
Dodici criteri, con la prova da fare in demo
I criteri seguono il percorso di una trasferta. Per ognuno: perché conta, che cosa controllare e una prova da chiedere al fornitore. Dove la riga «Come lo fa EcosAgile Expense» manca, per quel criterio non facciamo affermazioni sul nostro prodotto: è una domanda da porre in demo come a qualunque fornitore.
1. Policy e approvazioni
Una travel policy scritta in un documento non ferma nessuno. Se il software la applica quando la spesa viene registrata, l'errore si ferma subito e non arriva a fine mese in amministrazione. Su come scriverla c'è un approfondimento dedicato.
Cosa verificare
- Per quali dimensioni si fissano i limiti: azienda, ruolo, persona, destinazione, tipo di spesa.
- Un limite può bloccare la registrazione oppure solo avvisare? Come si gestisce l'eccezione per una persona?
- Quanti livelli di approvazione e quale approvazione automatica per le spese regolari.
In demo
Fissa un massimale per l'hotel e registra una spesa sopra soglia con due profili, uno con eccezione e uno senza. Segui la spesa fino all'amministrazione.
Come lo fa EcosAgile Expense
Le policy si impostano per tipo di spesa: aziendali, per ruolo o area geografica e individuali. Il valore massimo può bloccare la registrazione o generare un avviso. L'approvazione è a uno o più livelli, con validazione amministrativa preventiva opzionale, più l'approvazione automatica per intervenire solo sulle eccezioni. Il report Controllo policy spese mostra spesa per spesa l'avviso e lo scarto.
2. App mobile e uso senza rete
Chi è in trasferta non sempre ha connessione, e una spesa si registra meglio quando è fresca che a fine viaggio. Conta che l'app copra il processo e non solo l'inserimento.
Cosa verificare
- Quali operazioni si fanno da app: inserimento, richiesta di trasferta, approvazione.
- La registrazione funziona senza rete e si sincronizza al ritorno della connessione?
- Esistono app per iOS e Android e un portale web dove caricare immagini e PDF?
In demo
Metti il telefono in modalità aereo, registra due spese, riattiva la rete e controlla che arrivino complete.
Come lo fa EcosAgile Expense
App per iOS e Android e portale web, dove si caricano anche immagini e PDF dei giustificativi. La registrazione funziona senza connessione e i dati si sincronizzano al ritorno della rete. Richiesta e approvazione delle trasferte si fanno da app, con le prenotazioni di noleggio auto, viaggio e pernottamento.
3. Giustificativi e lettura automatica
Una lettura che compila solo l'importo lascia il resto a chi viaggia. Conta quanti campi arrivano già compilati e quanti errori si fermano prima dell'approvazione.
Cosa verificare
- Quali dati legge: data, importo, località, partita IVA, tipo di spesa.
- Come tratta una foto sfocata e segnala lo stesso scontrino caricato due volte?
- La foto si può rendere obbligatoria per tipo di spesa? Chi corregge ciò che la lettura sbaglia?
In demo
Fotografa uno scontrino sgualcito, uno con più aliquote IVA e uno già caricato. Guarda che cosa arriva compilato e che cosa il sistema segnala.
Come lo fa EcosAgile Expense
Smart Scan legge data, importo, località e partita IVA dallo scontrino e segnala doppi giustificativi e foto di bassa qualità; il collaboratore verifica e consegna. Per ogni tipo di spesa l'immagine si può permettere o rendere obbligatoria.
4. Pagamenti tracciabili e carte aziendali
Dal 1° gennaio 2025 il rimborso di vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia non concorre al reddito del dipendente solo se il pagamento è tracciabile (art. 51, comma 5, del TUIR, come modificato dalla legge di bilancio 2025 e dal D.L. 84/2025, convertito dalla L. 108/2025, che ha limitato l'obbligo alle spese sostenute in Italia). La Circolare AdE n. 15/E del 22 dicembre 2025 lascia fuori treni, aerei, autobus, navi e rimborso chilometrico, indica come prova per esempio la ricevuta della carta di debito o di credito e tratta l'estratto conto come prova residuale. Tra gli strumenti dell'art. 23 del D.Lgs. 241/1997 richiamati dalla norma ci sono anche le carte prepagate (dal 1° gennaio 2026 il rinvio è all'art. 14 del D.Lgs. 33/2025). Per i dettagli: tracciabilità e deducibilità.
Un software non rende tracciabile un pagamento: lo fa il mezzo con cui si paga. Gli si chiede di mostrare come è stata pagata ogni spesa e di tenere la prova collegata al giustificativo.
Cosa verificare
- Ogni spesa riporta il mezzo di pagamento e le spese in contanti si distinguono in liste e report?
- Le carte aziendali sono collegate al sistema? I controlli scattano prima o dopo la spesa? La riconciliazione è automatica?
- La carta è obbligatoria per tutti o si assegna solo a chi spende di più?
In demo
Registra un taxi pagato in contanti e uno con la carta e guarda come si distinguono nella lista e nei report. Con le carte, segui una transazione fino alla nota spese.
Come lo fa EcosAgile Expense
Il metodo di pagamento è una delle dimensioni di analisi delle spese. Le carte prepagate VISA aziendali si assegnano senza conto corrente a una parte dei collaboratori, con transazioni in tempo reale e riconciliazione con le note spese. Sospensione, limiti, classi merceologiche e 3D Secure stanno sul circuito VISA e scattano al momento del pagamento. Per le spese con carta giustificativo e prova del pagamento restano collegati alla transazione. La carta è complementare: chi spende poco resta con il rimborso.
5. Conservazione digitale dei giustificativi
Eliminare l'archivio cartaceo è uno dei motivi per cui si cambia software. Nella Risposta n. 142/2024, su un processo con scansione, lettura OCR e conservazione, l'Agenzia delle Entrate ha ritenuto che nulla osta alla dematerializzazione se sono garantite immodificabilità, integrità e autenticità; la verifica di fatto non si fa in sede di interpello. Per i giustificativi che sono originali non unici, completata la conservazione si possono distruggere gli originali cartacei senza pubblico ufficiale. Il quadro è nell'articolo sulla dematerializzazione.
Cosa verificare
- Chi è il conservatore, per quanti anni conserva e chi è il responsabile della conservazione.
- Esiste un manuale della conservazione che puoi leggere prima di firmare?
- La conservazione è opzionale per chi ha già un conservatore? Come si esportano i dati se il contratto finisce?
In demo
Chiedi di seguire un giustificativo dalla spesa al documento conservato e di vedere il nome del responsabile e il manuale.
Come lo fa EcosAgile Expense
La conservazione è un servizio integrato, attivabile con contratto; se il cliente non la desidera, non si attiva. I giustificativi sono conservati per 10 anni da InfoCert (LegalDoc) e il Responsabile della Conservazione è il cliente.
6. Multivaluta e trasferte all'estero
All'estero il cambio modifica l'importo da rimborsare e le regole non sono le stesse: per vitto, alloggio, taxi e NCC l'obbligo di pagamento tracciabile riguarda le sole spese sostenute in Italia (Circolare 15/E). Il software deve sapere dove e in che valuta è stata fatta la spesa. Le regole fiscali delle trasferte all'estero e delle spese in valuta sono spiegate in un articolo a parte.
Cosa verificare
- Da dove viene il tasso di cambio e di quale data.
- La valuta originale resta registrata accanto al controvalore in euro? L'elenco si filtra per paese?
In demo
Registra una spesa in dollari e una in sterline in giorni diversi e controlla il cambio di ciascuna.
Come lo fa EcosAgile Expense
Multivaluta con il tasso di cambio della Banca d'Italia; la valuta originale è registrata con il controvalore in euro. L'elenco delle spese si filtra per periodo e per nazione.
7. Rimborsi calcolati: diaria, chilometrico, pedaggi e IVA
Ogni calcolo fatto a mano fuori dal programma è un file in più da controllare. Conta che cosa il sistema calcola da solo. Le regole sono negli approfondimenti su diaria e sistemi di rimborso e sul calcolo con le tabelle ACI.
Cosa verificare
- Quali sistemi gestisce (analitico, forfettario, misto) e come tratta la diaria.
- Il chilometrico usa una tariffa per persona o per veicolo? Chi può modificarla?
- Come tratta pedaggi, parcheggi, tratte private e scorporo IVA per aliquota.
In demo
Porta una trasferta in auto con un pedaggio che comprende un tratto privato e uno scontrino con due aliquote IVA.
Come lo fa EcosAgile Expense
Il chilometrico usa una tariffa per persona, impostata dall'amministrazione, con auto propria e aziendale come tipologie distinte; il collaboratore non può modificarla. I pedaggi Telepass si leggono riga per riga, anche di giorni diversi, e ogni tratta privata si esclude: la quota personale è un addebito al dipendente. Lo scorporo IVA crea una riga per aliquota. Lettura dei transiti e scorporo IVA fanno parte del modulo AI.
8. Paghe e contabilità
Un rimborso approvato deve arrivare in busta paga e il costo in contabilità senza essere riscritto. Va chiarito il confine tra «integrato» ed «esportabile»: sono cose diverse, con costi di gestione diversi.
Cosa verificare
- Con quali programmi di paghe e contabilità c'è un collegamento già pronto e quali ricevono un file, in che formato e quando.
- Chi mantiene il collegamento se il programma esterno cambia.
- A ogni tipo di spesa si associa un conto contabile? Il saldo da rimborsare è disponibile per persona?
In demo
Esporta le spese di un mese di prova e chiedi di farle leggere dal tuo programma di paghe o di contabilità.
Come lo fa EcosAgile Expense
Il report Rimborsi spese ha l'estrazione per le paghe e il saldo payroll per persona. A ogni tipo di spesa si associa il conto contabile, scelto da un piano dei conti con le sole voci che servono, e i report si esportano in XLS e CSV. Quali programmi di paghe e di contabilità usi tu è il primo punto da chiarire in demo.
9. Configurazione in autonomia
Le regole cambiano: un nuovo tipo di spesa, un massimale diverso, un ruolo in più. Se ogni modifica passa dal fornitore, il costo si paga in tempo.
Cosa verificare
- Chi imposta tipi di spesa, campi, policy e abilitazioni: l'amministratore del cliente o il fornitore?
- Ogni tipo di spesa può avere campi propri (per l'hotel le notti, per il carburante la quantità) e abilitazioni diverse per persona?
In demo
Chiedi di creare davanti a te un tipo di spesa «parcheggio» con foto obbligatoria e un tetto di importo, senza l'aiuto di un tecnico.
Come lo fa EcosAgile Expense
L'amministratore dell'azienda imposta tipi di spesa, campi, policy e abilitazioni dal portale web, in autonomia; non si fa dall'app. Ogni tipo di spesa ha campi aggiuntivi (per l'hotel check-in, check-out e notti; per il carburante tipo e quantità; per i biglietti sottotipo e andata e ritorno) e abilitazioni per persona.
10. Sicurezza, accessi e registro delle modifiche
Le note spese contengono dati personali, importi e documenti fiscali. Si valuta chi può entrare e con quali permessi, che cosa certifica il fornitore e se resta traccia di chi ha cambiato un dato.
Cosa verificare
- SSO e sistemi di identità supportati; permessi per ruolo e per persona.
- Certificazioni del fornitore, scadenza e perimetro: chiedi il documento. Dove risiedono i dati.
- Esiste un registro che dice chi ha cambiato un importo, quando e da quale valore?
In demo
Modifica l'importo di una spesa già approvata con un utente amministratore e chiedi di trovare chi l'ha cambiata, quando e da quale valore.
Come lo fa EcosAgile Expense
L'accesso con SSO è disponibile con Microsoft 365, SLDAP, SAML, Azure AD / Entra ID e Google, e ogni persona registra solo i tipi di spesa che le competono. EcosAgile ha le certificazioni ISO 9001 e ISO 27001, quest'ultima con le estensioni ISO 27017 e ISO 27018, in corso di validità.
11. Reportistica e analisi
Dopo l'approvazione la nota spese diventa un dato: dove si spende, chi esce dalla policy, quanto costa una trasferta. Indicatori utili da chiedere: percentuale di spese fuori policy, ricevute mancanti, spesa media per trasferta, costo per centro di costo.
Cosa verificare
- Per quali dimensioni si analizza (società, direzione, centro di costo, persona, progetto, cliente, metodo di pagamento) e se dal grafico si arriva alla singola spesa.
- Esiste una pivot libera? Quali report standard ci sono per rimborsi, IVA, controllo policy e dettaglio viaggi?
- Come si esportano e si stampano i dati e di quando sono.
In demo
Chiedi di rispondere in diretta a una domanda tua, per esempio «quanto abbiamo speso in hotel per direzione nel primo trimestre e chi ha superato il massimale».
Come lo fa EcosAgile Expense
Dieci viste di analisi con filtri per richiedente, società, periodo, tipo di spesa, trasferta e stato; un clic su una barra apre le spese che la compongono e la pivot libera incrocia direzione, centri di costo, ruolo, tipo di spesa e metodo di pagamento. Report Rimborsi spese, Report IVA note spese, Controllo policy spese, Report dettaglio spese e viaggi, più un report delle emissioni di CO2. Esportazione in XLS e CSV, stampa e PDF dei grafici.
12. Costi e perimetro dell'offerta
Il costo da confrontare è quello del progetto completo, non il listino: due offerte con lo stesso canone possono includere cose molto diverse.
Cosa verificare
- Che cosa è incluso e che cosa è a parte: conservazione, funzioni di intelligenza artificiale, carte, assistenza, formazione.
- Ci sono costi per utente, per spesa o a consumo? Quali costi e tempi di avvio, e quali dati prepari tu?
- Che cosa succede ai dati a fine contratto.
In demo
Chiedi una proposta scritta sul tuo caso, con le voci separate, e confrontala voce per voce con le altre.
La checklist da stampare
Le sedici righe riprendono i criteri in forma di domanda e di prova. Portala alla demo, spunta ciò che il fornitore dimostra con spese vere e lascia in bianco ciò che resta a parole. Stessa checklist per ogni fornitore.
| Fatto | Criterio | Domanda da fare | Come verificarlo in demo |
|---|---|---|---|
| Policy | Per ruolo, persona e destinazione, con blocco o avviso? | Spesa sopra massimale con due profili | |
| Approvazioni | Livelli, sostituzioni, approvazione automatica? | Una spesa dal collaboratore all'amministrazione | |
| App mobile | Si registra senza rete? Trasferte e approvazioni da app? | Modalità aereo, due spese, sincronizzazione | |
| Lettura dei giustificativi | Quali campi arrivano compilati? Doppioni e foto illeggibili segnalati? | Tre scontrini: sgualcito, più aliquote, già caricato | |
| Mezzo di pagamento | Ogni spesa dice come è stata pagata? La prova resta collegata? | Taxi in contanti e taxi con carta | |
| Carte aziendali | Controlli prima o dopo la spesa? Riconciliazione automatica? Carta obbligatoria? | Una transazione fino alla nota spese | |
| Conservazione | Conservatore, durata, responsabile, manuale? | Dal giustificativo al documento conservato | |
| Multivaluta | Fonte e data del cambio? Valuta originale conservata? | Due spese in valute e giorni diversi | |
| Chilometrico e pedaggi | Tariffa per persona o veicolo? Tratte private? | Trasferta in auto con pedaggio misto | |
| IVA | Scorporo per aliquota da un solo scontrino? | Scontrino con due aliquote | |
| Paghe e contabilità | Collegamento o file? Conto contabile per tipo di spesa? | File di prova letto dai tuoi sistemi | |
| Configurazione | Chi crea tipi di spesa, campi e policy? | Nuovo tipo di spesa creato davanti a te | |
| Accessi e sicurezza | SSO, permessi per persona, certificazioni e perimetro? | Utente con permessi ridotti; documento | |
| Registro delle modifiche | Chi ha cambiato un importo, quando, da quale valore? | Modifica e ricerca nel registro | |
| Reportistica | Filtri, dal grafico alla spesa, pivot, esportazione? | Una tua domanda risolta in diretta | |
| Costi e perimetro | Che cosa è incluso e che cosa è a parte? | Proposta scritta con voci separate |
Come condurre la demo
- Porta cinque casi tuoi. Scegli le spese che oggi ti costano più lavoro: un taxi pagato in contanti, un pedaggio con tratte private, una spesa in valuta estera, una spesa fuori policy, uno scontrino con più aliquote.
- Usa la stessa griglia con tutti. Le risposte si confrontano solo se le domande sono identiche. La checklist qui sopra serve a questo.
- Fai provare a chi usa il sistema. Un viaggiatore, un responsabile e una persona dell'amministrazione vedono cose diverse. Chiedi di eseguire tu le operazioni: un percorso mostrato da chi conosce il sistema è sempre fluido.
- Fai mettere per iscritto ciò che è stato promesso a voce: funzioni incluse, tempi di avvio, dati che devi preparare tu.
Porta la checklist a una demo di EcosAgile Expense. Ti mostriamo come risponde a queste domande sul tuo processo, con le tue spese.
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Numero Verde 800 66 98 55 o commerciale@ecosagile.com
Domande frequenti
Quali funzioni deve avere un software per note spese?
Dipende dal processo, ma alcune aree vanno verificate sempre: registrazione da smartphone con lettura del giustificativo, policy applicate al momento della spesa, approvazione, pagamenti tracciabili e carte, conservazione digitale, esportazioni verso paghe e contabilità. Multivaluta, chilometrico e report pesano in base a come viaggia la tua azienda.
Basta un'app per note spese o serve un sistema completo?
Un'app può bastare con pochi viaggiatori, una sola società e una sola valuta, senza carte aziendali. Servono più funzioni con più società o valute, carte aziendali, una travel policy con eccezioni, un archivio cartaceo da eliminare o il collegamento con paghe e contabilità. Il criterio pratico: quante eccezioni gestisci oggi fuori dal programma.
Come si valuta la lettura automatica (OCR) dello scontrino?
Con scontrini veri, non con l'elenco dei campi dichiarati. Porta in demo uno scontrino sgualcito, uno con più aliquote IVA e uno già caricato, e osserva quali campi arrivano compilati, quali errori vengono segnalati e chi corregge il resto.
Un software per note spese basta per rispettare l'obbligo di pagamento tracciabile?
No. L'obbligo riguarda il modo in cui si pagano vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia, non il programma che registra la spesa. Il software può mostrare il mezzo di pagamento di ogni spesa, collegare la prova (per esempio la ricevuta della carta) al giustificativo e distinguere le spese in contanti. Fonte: Circolare AdE n. 15/E del 22 dicembre 2025.
Con un software si possono eliminare gli scontrini cartacei?
Con la conservazione digitale sì, a certe condizioni. Nella Risposta n. 142/2024 l'Agenzia delle Entrate ha ritenuto che nulla osta alla dematerializzazione se sono garantite immodificabilità, integrità e autenticità; per i giustificativi che sono originali non unici, completata la conservazione si possono distruggere gli originali cartacei. Chiedi al fornitore chi è il conservatore e chi il responsabile.
Un software per note spese si integra con paghe e contabilità?
Dipende dal fornitore e dal tuo programma: può essere un collegamento già pronto o un file da importare. Chiedi quale dei due vale per i tuoi sistemi, in che formato e chi lo mantiene. Per EcosAgile Expense vedi il criterio 8.
Come si confrontano due software per note spese in modo equo?
Con gli stessi casi e la stessa griglia per tutti. Scegli cinque spese difficili del tuo processo, falle eseguire a ogni fornitore, coinvolgi chi userà il sistema ogni giorno e chiedi per iscritto ciò che viene promesso a voce.
Fonti
Fonti normative verificate al 22/10/2026 sui testi ufficiali citati. Questo articolo è informativo: per i casi concreti serve la verifica del proprio consulente. Le funzioni di EcosAgile Expense descritte sono quelle delle pagine di prodotto, controllate il 22/10/2026.
- Agenzia delle Entrate, Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, paragrafo 2: tracciabilità delle spese per trasferte e missioni ai fini del reddito di lavoro dipendente; mezzi di pagamento, prove del pagamento, esclusioni; nota 12 sull'art. 23 del D.Lgs. 241/1997.
- Agenzia delle Entrate, Risposta a interpello n. 142/2024: dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi (D.Lgs. 82/2005, D.M. 17 giugno 2014).