Trasferte in Italia e all'estero: diaria, rimborsi, valuta e documenti

Questo articolo fa parte della guida alla gestione di note spese e trasferte. Qui il confronto fra le trasferte in Italia e all'estero: che cosa cambia nella diaria, nei pagamenti, nelle spese in valuta, nei documenti e nell'IVA. Il calcolo completo dei tre sistemi di rimborso è nell'articolo sui rimborsi di trasferta e sulla diaria.

Italia ed estero a confronto

La tabella riguarda i dipendenti in trasferta fuori dal comune della sede; per le trasferte nel comune vedi l'articolo sui rimborsi di trasferta e sulla diaria. Le cifre sono quelle dell'art. 51, comma 5, del TUIR, riportate in euro dalla Circolare 15/E.

Gli importi ridotti non sono scritti nell'articolo: si ottengono riducendo la soglia di un terzo o di due terzi e arrotondando al centesimo. Secondo la Circolare 15/E l'estero è fuori dall'obbligo di tracciabilità perché in alcuni Paesi gli strumenti tracciabili non esistono o sono poco diffusi. Sulla deduzione di vitto e alloggio: deducibilità delle spese di trasferta.

La diaria: lo stesso viaggio, due soglie

Un dipendente con sede a Torino resta fuori tre giornate, con due notti in albergo. Nel sistema forfettario l'azienda riconosce 100 euro al giorno di diaria e nient'altro. Nel misto riconosce 40 euro al giorno e rimborsa a parte l'albergo: 240,00 euro, pagati con carta. Gli importi sono di esempio, le soglie sono quelle della norma. La soglia ridotta del misto vale, per semplicità, su tutte e tre le giornate, come nell'esempio dell'articolo sui rimborsi.

Come si leggono i numeri. Nel forfettario la stessa diaria da 100 euro lascia 160,56 euro di reddito in Italia e 67,59 all'estero: 30,99 euro di soglia in più al giorno, 92,97 su tre giornate. Nel misto la diaria da 40 euro supera la soglia ridotta italiana di 9,01 euro al giorno, 27,03 in tutto; all'estero sta sotto la soglia ridotta di 51,65 euro e non genera reddito.

Il pagamento pesa in modo diverso. Se l'albergo italiano fosse pagato in contanti, i 240,00 euro rimborsati diventerebbero reddito, perché in Italia il rimborso di vitto e alloggio è esente solo se pagato in modo tracciabile. All'estero lo stesso albergo, pagato in contanti e documentato, resta esente. I tre sistemi messi a confronto voce per voce, con un esempio Milano-Roma, sono nell'articolo sui rimborsi di trasferta e sulla diaria.

Viaggi che toccano più Paesi o passano il confine a metà. Il sistema di rimborso si sceglie per l'intera trasferta, lo dice la Circolare 15/E. Come attribuire la soglia di diaria alle giornate in Italia e a quelle all'estero, o a più Paesi, non è scritto nei testi che citiamo: è una regola da concordare con il consulente e da mettere per iscritto nella travel policy prima che qualcuno chieda il rimborso.

Spese in valuta: quale cambio

La diaria è sempre in euro: la soglia estera di 77,47 euro non si converte. La conversione serve per le spese pagate in un'altra valuta e rimborsate a piè di lista. La regola generale è nell'art. 9, comma 2, del TUIR: per determinare i redditi, le spese e gli oneri in valuta estera sono valutati «secondo il cambio del giorno in cui sono stati percepiti o sostenuti o del giorno antecedente più prossimo» e, in mancanza, secondo il cambio del mese.

La norma non indica quale quotazione usare, e la Circolare 15/E non affronta le spese in valuta. Se il rimborso al dipendente debba seguire la regola dell'art. 9 o altri criteri, per esempio il cambio del giorno di addebito sulla carta, è una scelta da fare con il consulente. Poi va scritta nella travel policy, con fonte e data del cambio, e applicata a tutti allo stesso modo.

Un esempio con i cambi di riferimento della Banca d'Italia di metà ottobre 2026, letti il 22/10/2026. Il cambio è in dollari per un euro: per avere l'importo in euro si divide.

Convertite tutte al cambio del 21/10/2026, giorno del rimborso (1,1234), le stesse tre spese darebbero 489,59 euro: dieci centesimi di differenza. Con importi più alti o valute più mosse la differenza cresce, e senza una regola scritta ognuno sceglie la propria.

Il caso della carta. Se la carta addebita direttamente in euro, l'estratto riporta un importo che incorpora il cambio dell'emittente. La norma non dice se il rimborso debba seguire quell'importo o la conversione al cambio del giorno: si decide con il consulente e si scrive nella policy. In entrambi i casi conviene conservare il giustificativo in valuta originale.

Documenti delle spese estere

All'estero cade la condizione del pagamento tracciabile, non quella del giustificativo. Nel sistema analitico la Circolare 15/E chiede che vitto, alloggio, viaggio e trasporto siano rimborsati «sulla base di idonea documentazione». Fanno eccezione le altre spese, come lavanderia e mance, rimborsabili anche senza documento se il dipendente le attesta voce per voce: fino a 25,82 euro al giorno all'estero.

Nei testi che citiamo non c'è una forma prescritta per i documenti dei fornitori stranieri, né una regola su lingua, traduzione o formato. In pratica serve poter ricostruire la spesa. Le indicazioni che seguono sono nostre, non della norma:

• Data, fornitore e località leggibili sul documento, e importo con la valuta originale indicata.
• Documento intero, nella lingua originale, allegato alla nota spese: niente foto tagliate o riassunti a mano dei dati.
• Natura della spesa e motivo della trasferta, scritti dal dipendente al momento della registrazione.
• Prova di pagamento, quando c'è, per riconciliare l'estratto della carta: non è condizione dell'esenzione all'estero, ma rende il controllo più rapido.
• Cena con clienti o altre spese di rappresentanza: qui il pagamento tracciabile serve anche all'estero, per la deduzione dell'azienda.

Per la conservazione digitale dei giustificativi, cioè quando si può fare a meno della carta, vedi l'articolo sulla dematerializzazione della nota spese.

IVA pagata all'estero

Per la legge italiana l'alloggio alberghiero è un servizio reso in Italia quando l'immobile è in Italia, la ristorazione quando è eseguita materialmente in Italia, il trasporto di passeggeri in proporzione alla distanza percorsa in Italia (art. 7-quater, comma 1, lettere a, b e c, del DPR 633/1972). Un albergo o un ristorante all'estero non rientra quindi nell'IVA italiana. Nostra lettura: l'imposta sul servizio la applica il Paese del fornitore, con le sue regole.

Il recupero. Secondo l'Agenzia delle Entrate, per l'IVA versata in un altro Stato UE il contribuente italiano presenta una domanda all’Agenzia, che la trasmette allo Stato competente per il rimborso. La domanda va inviata con i servizi telematici (Entratel o Fisconline) entro il 30 settembre dell'anno solare successivo a quello per cui si chiede il rimborso. I dati richiesti variano da Stato a Stato.

Tre limiti, per non promettere più di quello che sappiamo:

• Se una determinata IVA, per esempio quella di albergo e ristorante, sia rimborsabile dipende dalle regole dello Stato che rimborsa. Questa pagina non le tratta.
• Per le imposte pagate fuori dall'Unione europea non indichiamo una procedura: non ne citiamo una fonte ufficiale italiana.
• Il rimborso esente al dipendente e il recupero dell'imposta sono piani distinti: il primo riguarda il suo reddito, il secondo il conto economico dell'azienda.

Come si gestisce nel processo

Le differenze fra Italia ed estero sono una manciata di numeri e tre regole. Reggono finché stanno scritte in un posto solo, la travel policy, e le applica chi controlla le note spese. Una sequenza ragionevole:

1. Tabella delle diarie. Per ogni sistema di rimborso, l'importo riconosciuto in Italia e in ciascun Paese di destinazione; chi sceglie il sistema, che vale per tutta la trasferta.
2. Richiesta prima della partenza. Paesi toccati, date, sistema scelto. Per i viaggi in più Paesi, la regola sulla soglia concordata con il consulente.
3. Regole di pagamento. Strumenti tracciabili per vitto, alloggio, taxi e NCC in Italia; che cosa si ammette e che cosa si chiede in più all'estero; strumenti tracciabili ovunque per la rappresentanza.
4. Valuta e cambio. Fonte della quotazione, giorno da applicare, trattamento della spesa addebitata in euro dalla carta. Una regola sola per tutti.
5. Documenti richiesti. L'elenco minimo della sezione precedente, uguale per ogni Paese.
6. Controlli sulla nota spese. Coerenza fra date, Paese e valuta; doppi giustificativi; foto leggibile; importi oltre il massimale; rappresentanza pagata con strumenti non tracciabili.
7. IVA estera. Chi raccoglie le fatture dei Paesi UE, dove si archiviano, chi presenta la domanda prima del 30 settembre.
8. Eccezioni. Chi le autorizza e dove restano annotate.

Il processo intero, dalla richiesta alla conservazione, è nella guida alla gestione di note spese e trasferte; massimali e regole di spesa nell'articolo sulla travel policy; il calcolo del chilometrico nell'articolo sul rimborso chilometrico con le tabelle ACI 2026.

Come lo gestisce EcosAgile Expense

EcosAgile Expense registra la spesa nella valuta originale, con il controvalore in euro e il tasso di cambio della Banca d'Italia, applicato in automatico. Il tipo di spesa ha una valuta che l'amministratore configura dal portale web. Smart Scan legge data, importo, località e partita IVA dal giustificativo e segnala doppi giustificativi e foto di bassa qualità; se lo scontrino ha più aliquote, lo scorporo IVA crea una riga per ogni aliquota. In viaggio le spese si registrano anche senza connessione e si sincronizzano al ritorno della rete.

Le policy di spesa possono bloccare la registrazione o solo avvisare, per ruolo o per area geografica, con eccezioni per singola persona. Le trasferte si richiedono e si approvano da app, con una validazione amministrativa preventiva opzionale. Soglia di diaria, giorno del cambio e IVA estera restano decisioni dell'azienda, da concordare con il proprio consulente. Se vuoi vedere come si imposta sul tuo processo, richiedi una demo.

Dal 1° gennaio 2027: stesse regole, altri numeri

Dal 1° gennaio 2027 si applica il nuovo testo unico delle imposte sui redditi, approvato con il D.Lgs. 19 giugno 2026, n. 117 (art. 377). Le norme citate in questa pagina cambiano numero, non cifre: l'art. 53, comma 7, riporta già in euro 46,48 e 77,47 per la diaria, 15,49 e 25,82 per le altre spese. Qui citiamo le norme in vigore oggi.

Domande frequenti

Fonti

Fonti normative verificate al 22/10/2026 sui testi ufficiali citati. Questo articolo è informativo e non sostituisce la consulenza di un professionista sul caso concreto: per i casi concreti serve la verifica del proprio consulente.

• Agenzia delle Entrate, Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025: sezioni 1, 2, 4 e 5; richiama il D.L. 84/2025, convertito dalla L. 108/2025, e la L. 207/2024, art. 1, commi 81-83.
• D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR), artt. 9 (comma 2), 51 (comma 5) e 95 (commi 3 e 3-bis), nel testo vigente al 22/10/2026.
• D.Lgs. 19 giugno 2026, n. 117, testo unico delle disposizioni legislative in materia di imposte sui redditi (G.U. n. 152 del 3 luglio 2026, S.O. n. 26), artt. 9, 53, 104 e 377.
• D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, art. 7-quater; D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10 (testo unico IVA), art. 18.
• Agenzia delle Entrate, scheda Richiesta di rimborso da soggetti italiani per l'Iva versata in un altro Stato UE, letta il 22/10/2026.
• Banca d'Italia, portale dei tassi di cambio: cambi di riferimento dollaro/euro del 16, 19 e 21 ottobre 2026, letti il 22/10/2026.