Rimborso chilometrico 2026: come si calcola con le tabelle ACI

Questo articolo fa parte della guida alla gestione di note spese e trasferte. Qui il rimborso chilometrico per l'auto propria del dipendente, passo per passo: dove si trova il costo al chilometro, come si calcola, quando resta esente e che cosa conservare.

Come si calcola il rimborso chilometrico

L'Agenzia delle Entrate, nella Risoluzione n. 92/E del 2015 richiamata dalla Circolare 15/E del 22 dicembre 2025, chiede che l'importo sia calcolato «in base alle tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura». Gli elementi sono due, la percorrenza e il costo chilometrico del veicolo, e il rimborso è il loro prodotto.

Rimborso = chilometri percorsi × costo chilometrico ACI del veicolo

1. Trova il veicolo nella tabella. Le tabelle sono pubblicate nel supplemento ordinario n. 40 alla Gazzetta Ufficiale del 23 dicembre 2025 e contengono più di 5.000 righe: autovetture divise per alimentazione (benzina, gasolio, GPL e metano, ibrido, ibrido plug-in, elettrico), autocaravan e motoveicoli. Per le principali alimentazioni ci sono una sezione «in produzione» e una «fuori produzione»: se l'auto non è recente, cerca anche nella seconda. Ogni riga ha un codice ACI (ID modello) da annotare.
2. Leggi la colonna «Costo km 15.000 km». È il costo in euro per chilometro, con quattro decimali. Le colonne «Fringe benefit» a destra riguardano i veicoli concessi in uso ai dipendenti (art. 51, comma 4, lettera a, del TUIR) e non servono per il rimborso. La Gazzetta pubblica un solo costo per veicolo, riferito a 15.000 km l'anno; la prassi dell'Agenzia non indica altre colonne o altre percorrenze.
3. Moltiplica per i chilometri documentati e arrotonda l'importo al centesimo.
4. Registra veicolo (con il codice ACI), edizione della tabella, chilometri e costo applicato.

Le tabelle sono elaborate ogni anno dall'ACI e pubblicate in Gazzetta entro il 31 dicembre, con effetto dal periodo d'imposta successivo, come spiega la nota 7 della Circolare 15/E. Per questo le tabelle di dicembre 2025 sono quelle del 2026.

Il costo chilometrico ACI 2026 di alcuni veicoli

Per dare un'idea di quanto cambia da un veicolo all'altro, ecco sei righe lette nella Gazzetta Ufficiale, una per tipo di alimentazione. Sono esempi: per il proprio veicolo serve la riga esatta della tabella.

«Pagina» è il numero stampato nel supplemento ordinario. «Costo su 100 km» è il costo km moltiplicato per 100.

Due esempi di calcolo

Trasferta fuori dal comune, con pedaggi e parcheggio

Un dipendente usa la propria Volkswagen Golf VIII 1.5 TSI 115CV (benzina) per andare da un cliente fuori dal comune della sede e tornare in giornata: 460 km complessivi. Paga 38,40 euro di pedaggi autostradali e 12,00 euro di parcheggio, con i documenti di spesa. Le cifre sono di esempio; il costo chilometrico è quello della tabella.

460 × 0,5568 = 256,128, arrotondato a 256,13 euro. Il risultato vale con tutti e tre i sistemi di rimborso delle trasferte (analitico, forfettario e misto): il chilometrico si aggiunge alla diaria o al rimborso delle altre spese e segue la sua regola.

Una visita a un cliente nella stessa città della sede

Un dipendente percorre 24 km con una Dacia Sandero 2021 1.0 TCE 90CV: 24 × 0,3923 = 9,4152, cioè 9,42 euro. Fino al 2024, per le trasferte nel comune, il rimborso per l'auto propria era tassato per intero. Dal 1° gennaio 2025, se è calcolato sulle tabelle ACI e documentato, non concorre al reddito. La regola si applica a tutti i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025, anche per spese sostenute nel 2024.

Quando il rimborso è esente e quando no

• Fuori dal comune. Con il sistema analitico, forfettario o misto, i rimborsi delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, non concorrono al reddito se sono fatti sulla base di idonea documentazione (Circolare 15/E, sezione 1).
• Nel comune. Dal 1° gennaio 2025 l'art. 51, comma 5, del TUIR esclude dal reddito i rimborsi di spese di viaggio e trasporto «comprovate e documentate». Per la Circolare 15/E ne consegue che non concorre al reddito il rimborso chilometrico calcolato sui parametri delle tabelle ACI, purché comprovato e documentato.
• Pagamento tracciabile. Non è richiesto. Secondo la circolare, i rimborsi in forma di indennità chilometrica sono «volti a ristorare i costi sostenuti e imputabili all'utilizzo del mezzo proprio» e restano fuori dalla nuova condizione, come i biglietti di treni, aerei, autobus e navi.
• Importo oltre la tabella. La condizione della prassi è che l'importo sia calcolato in base alle tabelle ACI. La circolare non dice come si tratta la parte di un rimborso che supera il costo ACI del veicolo: se l'azienda paga una tariffa più alta, quella parte va fatta valutare dal consulente prima di considerarla esente.
• Per l'azienda. Se il dipendente è autorizzato a usare l'auto propria per una specifica trasferta, l'art. 95, comma 3, del TUIR limita la spesa deducibile al costo di percorrenza di autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, 20 se con motore diesel. La tabella ACI indica la potenza in CV nel nome del modello, non i cavalli fiscali. Per il quadro completo, vedi l'approfondimento sulla deducibilità delle spese di trasferta.

Quali documenti conservare

La prassi chiede pochi elementi, ma chiari. Il resto è l'organizzazione che serve per poterli dimostrare.

Richiesti dalla prassi dell'Agenzia delle Entrate

• Percorrenza, tipo di veicolo e costo chilometrico: devono risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro (Risoluzione 92/E del 2015, richiamata dalla Circolare 15/E).
• Giorno di lavoro fuori sede, per le trasferte nel comune: dalla documentazione interna deve risultare in quale giorno l'attività è stata svolta all'esterno della sede (Circolare 326/1997, richiamata dalla 15/E).
• Pedaggi: documenti di spesa. Parcheggi: documento che identifichi in modo certo e univoco il veicolo e la sosta.

Consigliati, per poter dimostrare i chilometri

Non sono richiesti espressamente dalla circolare: sono la nostra indicazione di buona pratica.

• Data e motivo della trasferta, con partenza, arrivo ed eventuali tappe.
• Autorizzazione all'uso dell'auto propria per quella trasferta: è il presupposto della regola sulla deducibilità dell'art. 95, comma 3, e conviene averla per iscritto.
• Veicolo: marca, modello, alimentazione, targa e codice ACI della riga di tabella.
• Edizione della tabella e costo chilometrico applicato.

Per la conservazione digitale dei documenti vedi l'articolo sulla dematerializzazione della nota spese; per l'autorizzazione e le regole interne, quello sulla travel policy.

Pedaggi, parcheggi e pagamenti tracciabili

Sui pedaggi e sui parcheggi la Circolare 15/E dice due cose: i rimborsi dei pedaggi debitamente documentati non concorrono al reddito, in quanto spese di viaggio, dentro e fuori dal comune; lo stesso vale per i parcheggi comprovati da documenti che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta.

L'obbligo di pagamento tracciabile, invece, la circolare lo riferisce a vitto, alloggio e viaggio e trasporto con taxi e NCC, per le spese sostenute in Italia. Pedaggi e parcheggi non sono in questo elenco, e la circolare non li nomina quando parla di tracciabilità. Ne deduciamo che per queste due voci non serva il pagamento tracciabile, ma è una nostra deduzione: la circolare non lo scrive in modo esplicito. Per la regola generale vedi l'approfondimento sull'obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta.

Cinque errori frequenti

1. Pagare una tariffa di casa senza confrontarla con la tabella. Con 460 km, una tariffa di 0,60 euro al chilometro dà 276,00 euro contro i 256,13 della Golf dell'esempio: 19,87 euro di differenza su cui la circolare non si esprime. Confrontare la tariffa con il costo ACI del veicolo, e far valutare l'eccedenza.
2. Usare una tabella di un'altra edizione. Le tabelle di dicembre 2025 hanno effetto dal periodo d'imposta 2026. La circolare non dice quale edizione usare per un rimborso pagato in un anno per una trasferta dell'anno prima: conviene scrivere una regola interna e farla validare.
3. Non conservare percorrenza, veicolo e costo applicato. Sono gli elementi che la prassi richiede nella documentazione interna: senza, la condizione per l'esenzione non è dimostrata.
4. Rimborsare anche il carburante della stessa tratta. La circolare descrive il chilometrico come ristoro dei costi sostenuti per usare il mezzo proprio. Il carburante non è nominato: per noi un secondo rimborso sulla stessa percorrenza rischia di ristorare due volte lo stesso costo. È una nostra deduzione, da verificare con il consulente.
5. Rimborsare un parcheggio con uno scontrino generico. Per essere esente serve un documento che identifichi in modo certo e univoco veicolo e sosta.

Domande frequenti

Come lo gestisce EcosAgile Expense

EcosAgile Expense gestisce il rimborso chilometrico con una tariffa per persona. L'amministrazione abilita sulla scheda della persona l'auto propria, l'auto aziendale o entrambe, due tipologie distinte, e imposta il costo al chilometro; il collaboratore indica partenza, arrivo e chilometri e non può modificare la tariffa. Poiché la tariffa è per persona, l'amministrazione può impostare per ciascuno il costo del suo veicolo ricavato dalla tabella. La spesa passa in approvazione come tutte le altre.

I pedaggi si registrano nello stesso inserimento e restano collegati alla trasferta, insieme ai parcheggi. Per i pedaggi Telepass il sistema legge il documento dei transiti, anche di giorni diversi, e mostra le tratte riga per riga; le tratte private si escludono e la quota personale si gestisce come addebito al dipendente. La lettura dei transiti fa parte del modulo AI di Expense e si abilita per tipo di spesa. Le spese si esportano in XLS e CSV per il rimborso e per l'amministrazione. Per il quadro completo, dalla travel policy alla conservazione, torna alla guida alla gestione di note spese e trasferte.

Fonti

Consultate il 21/10/2026. Questo articolo è informativo: per i casi concreti serve la verifica del proprio consulente.

• Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025, supplemento ordinario n. 40: Agenzia delle Entrate, tabelle nazionali dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motocicli elaborate dall'ACI (comunicato 25A06822).
• Agenzia delle Entrate, Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025: sezioni 1 e 2, con le note 5, 7 e 8 (richiami alla Risoluzione 92/E del 30 ottobre 2015 e alla Circolare 326/1997) e il testo dell'art. 95, comma 3, del TUIR.