Rilevazione presenze sul lavoro
La rilevazione delle presenze sul lavoro è un tema centrale per le aziende, e richiede attenzione, soprattutto quando si parla di dati biometrici, come impronte digitali, riconoscimento facciale o vocale.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente ribadito la sua posizione sull'argomento con la Newsletter n. 536 del 25 giugno 2025: l'uso di sistemi biometrici per rilevare presenze o controllare accessi non è ammesso, salvo casi eccezionali previsti dalla legge.
IL CASO CONCRETO: LA SANZIONE A UNA SCUOLA
Nel marzo 2025, un istituto superiore di Tropea è stato sanzionato con 4000 euro per aver rilevato le presenze del personale amministrativo tramite impronte digitali. Anche se i dipendenti avevano dato il consenso, per il Garante non è sufficiente.
Perchè?
Il consenso in ambito lavorativo non è considerato pienamente libero (art. 7 del GDPR) e l'uso dei dati biometrici richiede una norma specifica che ne autorizzi il trattamento.
Inoltre, secondo il Garante, ogni trattamento deve rispettare i principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione (articoli 5 e 9 GDPR).
COSA DICE LA NORMATIVA
Di seguito un riepilogo delle norme oggi in vigore:
Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
- Art. 9: vieta, salvo eccezioni, il trattamento di dati biometrici.
- Art. 5: impone i principi di liceità, trasparenza, minimizzazione.
- Art. 83: prevede sanzioni fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato globale.
Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003, aggiornato 101/2018)
- Art. 167: sanzioni penali per trattamento illecito di dati sensibili.
- Art. 4 dello Statuto dei Lavoratori: limita l’uso di sistemi di controllo a distanza
Provvedimento del Garante n. 513/2019
- Consente l’uso di dati biometrici solo in contesti specifici come sicurezza aeroportuale o accesso ad aree altamente riservate
COSA SI PUÒ E NON SI PUÒ FARE IN AZIENDA
- Consentito: rilevazione presenze tramite badge, PIN, QR code, App, sistemi RFID/NFC
- Non consentito: impronte digitali, riconoscimento facciale, retina, voce, salvo specifica norma che lo preveda e valutazione d'impatto DPIA approvata
- Non basta il consenso del dipendente per legittimare il trattamento di dati biometrici
GEOLOCALIZZAZIONE E PRESENZE: COSA È PERMESSO
L'uso di app di timbratura con geolocalizzazione è consentito, ad esempio in smart working, cantieri o lavoro mobile, ma solo se rispettate precise condizioni:
- Informativa chiara e trasparente
- Finalità esplicite e legittime
- Minimizzazione dei dati raccolti
- Geolocalizzazione solo al momento della timbratura
- Valutazione d'impatto per trattamenti a rischio elevato (DPIA)
- Coinvolgimento sindacale ove richiesto
SANZIONI: I RISCHI CONCRETI
L'uso illecito di tecnologie biometriche può comportare sanzioni fino a 20 milioni o al 4% del fatturato, oltre a cancellazione dati, dismissione sistemi, responsabilità penali e risarcimenti ai dipendenti.
LA SOLUZIONE CONFORME: ECOSAGILE
Per garantire la rilevazione presenze nel pieno rispetto delle normative e senza uso di dati biometrici, EcosAgile propone un ecosistema tecnologico completo e sicuro.
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