Trasparenza retributiva 2026-2031: guida completa per le aziende

1. Che cos'è la trasparenza retributiva e a chi si applica

La trasparenza retributiva è l'insieme di regole che rende conoscibili i criteri con cui un'azienda paga le persone e misurabili le differenze tra uomini e donne che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Il principio della parità di retribuzione esisteva già; ora l'azienda deve renderlo verificabile, prima dell'assunzione e durante il rapporto di lavoro.

La norma di riferimento è il decreto legislativo 7 maggio 2026, n. 96, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 125 del 1° giugno 2026 e in vigore dal 7 giugno 2026 (art. 17). Attua la direttiva (UE) 2023/970 del 10 maggio 2023. La direttiva vincola gli Stati; gli obblighi delle aziende italiane sono quelli scritti nel decreto, ed è al decreto che questa guida fa riferimento.

Chi è coinvolto

Il decreto si applica ai datori di lavoro pubblici e privati (art. 2). Copre i contratti di lavoro subordinato a tempo determinato e indeterminato, anche part-time, comprese le posizioni dirigenziali. Restano fuori il lavoro domestico e il lavoro intermittente. Per le regole sulla selezione (art. 5) il decreto si applica anche ai candidati, che quindi hanno diritti prima ancora di essere assunti.

Le parole che servono

Alcune scelte di calcolo dipendono dalle definizioni dell'articolo 3.

Per i fini del decreto il datore di lavoro non è tenuto a raccogliere dati personali diversi da quelli sul sesso (art. 3, comma 2). Non servono quindi nuove informazioni sensibili sui dipendenti: serve che quelle già presenti siano complete e coerenti.

Il rapporto biennale sulla situazione del personale e la certificazione della parità di genere sono adempimenti diversi, con regole proprie, e il D.Lgs. 96/2026 non li richiama. Se ne parla nell'approfondimento Parità di genere sul lavoro: rapporto biennale e certificazione.

2. Gli obblighi che valgono per ogni azienda con dipendenti

Le soglie dimensionali del decreto aggiungono obblighi, non li tolgono: dai 50 dipendenti i criteri di progressione economica, dai 100 la comunicazione periodica dei dati sul divario e l'eventuale valutazione congiunta. Il resto vale per chiunque abbia lavoratori subordinati, anche con dieci dipendenti. Chi legge «100 dipendenti» in un titolo può concludere di avere tempo, mentre la maggior parte degli obblighi è già in vigore anche per lui.

Vale per tutti anche il divieto delle clausole che impediscono al lavoratore di rendere nota la propria retribuzione (art. 7, comma 6). Per controllarlo basta rileggere i modelli di lettera di assunzione, i patti aggiuntivi e i regolamenti interni. Una frase come «il dipendente si impegna a mantenere riservate le condizioni economiche del presente contratto» oggi limita una facoltà che il decreto riconosce al lavoratore.

Cosa controllare questa settimana

• Gli annunci online riportano retribuzione iniziale o fascia
• Moduli di candidatura e schede colloquio non chiedono la retribuzione attuale o precedente
• Le agenzie e i selezionatori esterni hanno ricevuto istruzioni scritte sul divieto
• I modelli di lettera di assunzione non contengono clausole di riservatezza sulla retribuzione
• Esiste un documento con i criteri retributivi, con data e versione
• È deciso chi riceve le richieste di informazioni e chi risponde

3. Cosa si aggiunge con la dimensione: 50, 100, 150 e 250 dipendenti

Per un'azienda tra 100 e 149 dipendenti il 2031 sembra lontano, ma riguarda solo la comunicazione: annunci, criteri, richieste dei lavoratori e onere della prova valgono già oggi.

Come si contano i dipendenti

Per la soglia dei 50 il decreto indica come computare i dipendenti: articolo 18, commi ottavo e nono, dello Statuto dei lavoratori e articoli 9, 18, 27 e 47 del D.Lgs. 81/2015 (art. 6, comma 3). Per le soglie di 100, 150 e 250 l'articolo 9 parla di datori di lavoro che «occupano» quel numero di dipendenti, senza richiamare un criterio di computo specifico. Il modo di contare va quindi deciso con il consulente del lavoro e messo per iscritto, insieme alla data di riferimento usata.

Gruppi societari

Con una politica salariale unitaria di gruppo i dati si possono aggregare a livello nazionale (art. 9, comma 3), e il confronto può coinvolgere lavoratori di società diverse dello stesso gruppo quando le condizioni retributive derivano dagli stessi contratti o regolamenti (art. 4, comma 5). Le categorie vanno quindi pensate sul perimetro di gruppo.

Il calendario anno per anno, con le scelte di budget che ne derivano, è nell'approfondimento Trasparenza retributiva: obblighi e scadenze.

4. Annunci e selezione: fascia retributiva e retribuzione precedente

Nella selezione l'obbligo scatta prima che esista un cedolino: chi pubblica un annuncio domani deve già applicarlo.

La retribuzione negli annunci

Ai candidati vanno date indicazioni sulla retribuzione iniziale o sulla relativa fascia, definite con criteri oggettivi e neutri rispetto al genere, e sulle disposizioni del contratto collettivo applicato pertinenti alla posizione. Il decreto precisa dove: negli avvisi e nei bandi (art. 5, comma 1), quindi non solo al primo colloquio.

Il decreto non fissa un'ampiezza massima della fascia. Una fascia da 25.000 a 60.000 euro non regge se qualcuno chiede su quali criteri è stata costruita: il riferimento più solido è la fascia interna della categoria in cui la persona verrà inquadrata.

Il divieto di chiedere la retribuzione precedente

Ai candidati non si possono chiedere informazioni sulle retribuzioni percepite nel rapporto di lavoro attuale o in quelli precedenti. Il datore di lavoro non può nemmeno acquisirle in altro modo, neanche indirettamente tramite i soggetti a cui ha affidato la selezione o l'assunzione (art. 5, comma 2). La domanda può arrivare da più punti, e basta che ne resti aperto uno:

Il decreto vieta le domande sulle retribuzioni attuali e precedenti e non parla delle aspettative del candidato. Se si chiedono, chi fa i colloqui deve sapere che non possono diventare un modo per ricostruire l'ultima busta paga.

Avvisi e procedure neutri

Selezione e assunzione vanno condotte in modo non discriminatorio, con avvisi neutri rispetto al genere, anche nei titoli professionali richiesti (art. 5, comma 3). Oltre al titolo della posizione declinato nei due generi, conviene verificare che ogni requisito serva davvero alla mansione.

5. Stesso lavoro, lavoro di pari valore e categorie di lavoratori

Tutti i confronti del decreto si fanno dentro una categoria di lavoratori: chi svolge lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Costruire bene le categorie è la parte lunga dell'adeguamento, ed è quella che rende difendibili tutti i numeri che vengono dopo.

Cosa dice il decreto

• Stesso lavoro: mansioni identiche o riconducibili alla stessa qualifica esemplificativa, nello stesso livello retributivo e nella stessa categoria legale di inquadramento del CCNL applicato (art. 4, comma 2, lett. a).
• Lavoro di pari valore: mansioni diverse ma comparabili, previste dai livelli di inquadramento del CCNL applicato (art. 4, comma 2, lett. b).
• Criteri di valutazione: comuni, oggettivi e neutri rispetto al genere, che tengono conto di competenze, responsabilità e condizioni di lavoro, oltre ad altri fattori pertinenti alla posizione (art. 4, comma 3).
• Riferimento: i sistemi di classificazione e inquadramento dei CCNL, della contrattazione decentrata o integrativa o della legge. Sono ammessi sistemi di classificazione e valutazione decisi dal datore di lavoro, a integrazione del CCNL, se basati su criteri oggettivi e neutri (art. 4, comma 4).

Il punto di partenza è il livello di inquadramento, che però da solo può non bastare: allo stesso livello possono convivere mansioni con responsabilità diverse. Una categoria troppo larga fa emergere divari che hanno una spiegazione; una troppo stretta lascia gruppi di una o due persone, che non si confrontano senza rivelare retribuzioni individuali.

Un modo pratico di partire

Chi affronta il tema per la prima volta può immaginare di dover rifare l'inquadramento di tutta l'azienda prima di poter scrivere un numero. Non serve. Per partire bastano due criteri sopra il livello del CCNL: uno di responsabilità (per esempio la fascia di ruolo, dal collaboratore al responsabile di funzione) e uno di competenze e lavoro svolto (la famiglia professionale, come amministrazione, vendite, produzione). Sono gli stessi fattori che l'articolo 4, comma 3, chiede di considerare; la scelta va comunque validata con il consulente del lavoro.

Ogni scelta, come unire o separare due famiglie professionali, va motivata per iscritto il giorno in cui la si fa. Il sesso non entra nella chiave: è la dimensione su cui si misura il divario dentro la categoria.

Il CCNL definisce i livelli; la consulenza del lavoro aiuta a scegliere i criteri aggiuntivi e a scriverli. Quello che resta all'azienda è applicarli a ogni persona, tenerli aggiornati quando cambia l'organizzazione e conservare la versione in vigore in ogni momento.

6. Criteri retributivi e di progressione: cosa rendere accessibile

I datori di lavoro rendono accessibili ai lavoratori i criteri usati per determinare la retribuzione e i livelli retributivi e quelli per la progressione economica (art. 6, comma 1). Sotto i 50 dipendenti l'obbligo sui criteri di progressione non si applica (art. 6, comma 3).

Il ruolo del contratto collettivo

L'informativa consegnata all'assunzione ai sensi del D.Lgs. 152/1997 è la modalità ordinaria per adempiere. Per chi applica un CCNL stipulato dalle organizzazioni comparativamente più rappresentative, l'obbligo si intende assolto con il rinvio ai criteri, ai livelli e ai trattamenti economici del contratto e agli eventuali accordi aziendali (art. 6, comma 2). In più, l'applicazione di quel CCNL costituisce presunzione di conformità ai principi di parità retributiva e di trasparenza (art. 4, comma 1).

La stessa frase dell'articolo 4 aggiunge però un limite: resta ferma la dimostrazione dell'esistenza di trattamenti retributivi individuali discriminatori. Il contratto collettivo copre la struttura. Quello che il CCNL non decide, l'azienda deve saperlo spiegare da sola.

Quello che il CCNL non decide

Il criterio è la regola con cui si decide, non un elenco di retribuzioni. Va scritto in modo comprensibile, pubblicato dove i lavoratori lo consultano e datato; quando cambia, la versione precedente si conserva: un aumento deciso a marzo 2027 si giudica con il criterio in vigore a marzo 2027.

7. Il diritto di informazione: richiesta, risposta entro due mesi, informativa annuale

Ogni lavoratore ha diritto di chiedere e ricevere per iscritto, entro due mesi dalla richiesta, le informazioni sui livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore (art. 7, comma 1). Può farlo personalmente o, su delega, tramite i rappresentanti dei lavoratori o gli organismi di parità. Il diritto non si può esercitare più di una volta all'anno.

Cosa prevede il decreto, punto per punto

• Pubblicazione al posto della risposta: l'obbligo si può assolvere pubblicando le informazioni nella intranet o nell'area riservata del sito aziendale (art. 7, comma 2).
• Informativa annuale: ogni anno tutti i lavoratori vanno informati del diritto e di come esercitarlo (art. 7, comma 4).
• Chiarimenti: se le informazioni sono imprecise o incomplete, il lavoratore può chiedere chiarimenti, e la risposta deve essere motivata (art. 7, comma 5).
• Fino a 49 dipendenti: le informazioni possono essere fornite con le modalità definite dai decreti ministeriali previsti dall'articolo 9, comma 4 (art. 7, comma 8).

Come organizzare la risposta

I gruppi piccoli

In una categoria con una sola donna o un solo uomo la media «per sesso» coincide con la retribuzione di quella persona. Quando le informazioni degli articoli 7, 9 e 10 rivelano, direttamente o indirettamente, la retribuzione di un lavoratore identificabile, l'accesso è riservato ai rappresentanti dei lavoratori, all'Ispettorato del lavoro e agli organismi di parità (art. 11, comma 2). Come trattare questi casi va deciso prima della prima richiesta.

8. Il divario retributivo di genere: indicatori e calcolo

Per i datori di lavoro con almeno 100 dipendenti l'articolo 9 elenca i dati da comunicare. Sotto soglia calcolarli resta utile: sono la base delle risposte ai lavoratori e della difesa in giudizio.

Un esempio di calcolo

Una categoria di dieci persone: sei donne e quattro uomini, tutti a tempo pieno, livello retributivo annuo lordo (solo elementi fissi e continuativi).

La formula è quella dell'articolo 3: differenza tra i livelli medi (o mediani) di uomini e donne, in percentuale del livello degli uomini. Con il part-time conta la retribuzione oraria, compresa nella definizione di livello retributivo: l'orario contrattuale di ogni persona deve essere corretto e datato.

Chi conferma i dati e chi li vede

Il datore di lavoro conferma l'esattezza dei dati dopo aver consultato i rappresentanti dei lavoratori, che hanno accesso alle metodologie (art. 9, comma 2). I dati da a) a f) li pubblica l'organismo di monitoraggio presso il Ministero del lavoro (art. 9, comma 5); il dato per categoria, lettera g), va reso accessibile ai lavoratori e ai loro rappresentanti, con i quattro anni precedenti se richiesti e disponibili (art. 9, comma 6). Alle richieste di chiarimento si risponde in modo motivato entro sessanta giorni (art. 9, comma 7).

Le modalità di raccolta e trasmissione dei dati sono affidate a uno o più decreti del Ministro del lavoro, sentito il Garante privacy, da adottare entro novanta giorni dall'entrata in vigore (art. 9, comma 4). Prima di preparare la prima comunicazione conviene controllare su Normattiva, nella scheda del decreto, gli atti attuativi pubblicati.

9. La soglia del 5% e la valutazione congiunta

Il 5% non è una presunzione automatica di discriminazione. L'articolo 10 obbliga i datori di lavoro tenuti alla comunicazione dei dati a fare una valutazione congiunta con i rappresentanti dei lavoratori solo quando si verificano tutte queste condizioni:

1. in una qualsiasi categoria di lavoratori la differenza del livello retributivo medio tra donne e uomini è pari ad almeno il 5%;
2. il datore di lavoro non ha motivato la differenza con criteri oggettivi e neutri rispetto al genere;
3. il datore di lavoro non l'ha corretta entro sei mesi dalla data della comunicazione dei dati.

Nell'esempio della sezione precedente il divario medio è del 5,5%, quindi sopra soglia per un'azienda tenuta alla comunicazione. Se due dei quattro uomini sono nella categoria da più anni e la differenza viene dagli scatti di anzianità previsti dal CCNL, la spiegazione si basa su un criterio previsto dal contratto: va scritta con i dati a supporto e verificata con il consulente. Se invece la differenza viene da superminimi concessi senza una regola, la motivazione non c'è e i sei mesi servono a correggere.

Cosa comprende la valutazione congiunta

Secondo l'articolo 10, comma 2, la valutazione congiunta comprende, categoria per categoria, la quota di donne e di uomini, i livelli retributivi medi e le componenti variabili per sesso, le differenze e le loro ragioni. In più:

• la percentuale di donne e di uomini che hanno avuto un miglioramento retributivo al rientro da congedo di maternità, paternità, parentale o per assistenza, se il miglioramento è avvenuto nella categoria durante il congedo;
• le misure per affrontare le differenze non motivate e la valutazione dell'efficacia delle misure precedenti.

Gli esiti vanno messi a disposizione dei lavoratori e comunicati all'organismo di monitoraggio (art. 10, comma 3); le misure correttive si adottano entro un termine ragionevole, con i rappresentanti (art. 10, comma 4).

La voce dei congedi va preparata per tempo: serve sapere chi è stato in congedo, quando, e se nella sua categoria nello stesso periodo ci sono stati aumenti. Sono dati che stanno in sistemi diversi e vanno collegati con le date giuste.

10. Onere della prova ed evidenze da conservare

Per le violazioni si applica la tutela giudiziaria del Codice delle pari opportunità, D.Lgs. 198/2006, attivabile su delega anche da rappresentanti dei lavoratori, sindacati e associazioni (art. 12); per le discriminazioni accertate, l'articolo 41 del Codice (art. 13).

La regola da tenere presente è quella dell'articolo 40 del Codice: quando il lavoratore fornisce elementi di fatto, anche statistici, relativi tra l'altro ai regimi retributivi, idonei a fondare in termini precisi e concordanti la presunzione di una discriminazione, spetta al datore di lavoro provare che la discriminazione non c'è. Questa regola non dipende dalla dimensione dell'azienda.

In giudizio bisogna poter mostrare quali criteri erano in vigore quando una decisione è stata presa, e con quali dati. Un foglio aggiornato ogni anno sopra la versione precedente mostra la situazione di oggi, non quella del giorno della decisione.

Il decreto non fissa un periodo di conservazione per queste evidenze. Prevede però che, su richiesta, i dati per categoria siano forniti anche per i quattro anni precedenti, se disponibili (art. 9, comma 6). La durata va decisa con il consulente legale e il referente privacy; i dati trattati per la trasparenza non si usano per altri scopi (art. 11, comma 3).

11. I dati che servono e il software paghe

I dati che servono di solito esistono già, ma stanno in posti diversi: le retribuzioni nel software paghe, interno o dello studio che elabora i cedolini; inquadramento, sede e orario nell'anagrafica del personale; ruoli e responsabilità nell'organigramma; annunci e proposte nel software di selezione o nelle e-mail.

I controlli da fare prima di calcolare

• Ogni lavoratore ha livello, CCNL, sede e orario contrattuale valorizzati e datati
• Ogni voce retributiva è classificata come fissa o variabile
• L'orario e la percentuale di part-time sono coerenti con le ore pagate
• Le persone con più rapporti nello stesso anno sono trattate con una regola unica
• I cambi di livello, di ruolo e di retribuzione hanno una data di decorrenza
• Nessuna categoria contiene persone che non dovrebbero starci

Un divario calcolato su voci classificate male è un numero sbagliato con una formula giusta, e una volta comunicato non si ritira.

Serve cambiare il software paghe?

No. Il decreto non chiede un software specifico e non tocca l'elaborazione dei cedolini. Il software paghe resta la fonte delle retribuzioni; quello che serve in più è ciò che il payroll di solito non contiene: la categoria di lavoratori, i criteri con le loro versioni, le fasce degli annunci, il registro delle richieste. Il tema è sviluppato nell'approfondimento Trasparenza retributiva: serve cambiare il software paghe?; come il modulo EcosAgile lavora con il software paghe già in uso è spiegato nella pagina di People Compensation.

«Lo facciamo con un foglio Excel»: per il primo calcolo funziona. Le difficoltà arrivano quando bisogna dimostrare quale versione dei criteri valeva un anno e mezzo prima, o quando una riorganizzazione sposta trenta persone da una categoria all'altra. Se il foglio resta lo strumento, ogni versione va salvata con la sua data e mai sovrascritta.

12. Un piano di adeguamento in sei passi

L'ordine conta: i primi due passi riguardano obblighi già in vigore e si chiudono in poche settimane; gli altri costruiscono la base che servirà per anni.

1. Perimetro. Contare i dipendenti con il criterio scelto e documentato, elencare società, CCNL applicati e sedi, individuare la prima scadenza di comunicazione se si superano i 100 dipendenti.
2. Selezione. Aggiornare annunci e modelli, chiudere tutti i punti di raccolta della retribuzione precedente, istruire per iscritto agenzie e selezionatori.
3. Categorie di lavoratori. Partire dai livelli del CCNL, aggiungere un criterio di responsabilità e uno di competenze, assegnare ogni persona a una categoria e motivare le scelte.
4. Criteri scritti. Mettere per iscritto le regole per ingresso, superminimi, aumenti, premi e, da 50 dipendenti, progressione; pubblicarle dove i lavoratori le consultano.
5. Richieste dei lavoratori. Stabilire chi riceve, chi estrae, chi controlla la riservatezza e chi firma; preparare il modello di risposta e l'informativa annuale.
6. Primo calcolo di prova. Calcolare gli indicatori dell'articolo 9 sui dati di oggi, categoria per categoria, e scrivere la motivazione di ogni differenza dal 5% in su.

Chi parte adesso può distribuire gli interventi correttivi su più esercizi. Chi aspetta la prima scadenza rischia di scoprire i divari quando restano solo sei mesi per correggerli.

14. Domande frequenti