Questo articolo fa parte della guida a organigramma aziendale e workforce planning. Qui gli indicatori che un organigramma collegato ai dati permette di leggere: come si definiscono, come si calcolano e dove si sbaglia.
In breve
- Otto indicatori coprono la maggior parte delle decisioni di struttura: headcount, FTE, span of control, livelli, costo del personale per unità, turnover, vacancy, età e anzianità. Per ciascuno c'è una formula di lavoro e una cosa a cui fare attenzione.
- Un esempio calcolato per un'unità (dati di fantasia) mostra come si ottengono FTE, turnover e vacancy, e perché i tre numeri insieme dicono più di ciascuno da solo.
- Le formule sono definizioni di lavoro: ogni azienda può adattarle, ma deve usare sempre le stesse, altrimenti i confronti nel tempo non valgono.
Gli otto indicatori in una tabella
| KPI | Formula di lavoro | Attenzione a |
|---|---|---|
| Headcount per unità | Numero di persone, nell'unità e nelle sotto-unità | Decidere se si contano le persone o le posizioni, e a quale data |
| FTE | Somma di (percentuale di orario / 100) | Con part-time e orari ridotti il numero di persone e la capacità non coincidono |
| Span of control | Numero di riporti diretti di un responsabile | Va letto con il tipo di lavoro del team (vedi span of control e livelli) |
| Livelli gerarchici | Numero di passaggi fra il vertice e la base | Si calcola per ramo, non solo come massimo aziendale |
| Costo del personale per unità | Somma dei costi del personale dell'unità | Il dato arriva da paghe o controllo di gestione; l'organigramma lo mostra |
| Turnover | Uscite del periodo / organico medio × 100 | Indicare il periodo e se si contano tutte le uscite o solo quelle volontarie |
| Vacancy | Posizioni vuote / posizioni previste × 100 | Distinguere i posti in selezione da quelli congelati |
| Età e anzianità media | Media su tutte le persone dell'unità | La media nasconde le code: guardare anche chi è vicino all'uscita |
Le formule sono quelle della guida completa, riportate qui con le cautele d'uso.
Un esempio calcolato
Una unità commerciale, con dati inventati. All'inizio dell'anno ha 13 persone, durante l'anno ne escono 2 e ne entra 1, e a fine anno ne ha 12. Tre persone lavorano al 50% e nove a tempo pieno. Ha un posto scoperto: le posizioni previste sono 13.
| Indicatore | Calcolo | Risultato |
|---|---|---|
| Headcount a fine anno | Persone in forza | 12 |
| FTE | 9 × 1 + 3 × 0,5 = 9 + 1,5 | 10,5 |
| Organico medio | (13 + 12) / 2 | 12,5 |
| Turnover | 2 / 12,5 × 100 | 16,0% |
| Vacancy | 1 / 13 × 100 | 7,7% |
Valori inventati, solo illustrativi: non sono benchmark.
Letti insieme dicono qualcosa che ognuno da solo non dice. Il turnover del 16% in un team piccolo corrisponde a due persone, non a un fenomeno: è utile saperlo prima di intervenire. La differenza fra 12 persone e 10,5 FTE è capacità reale che non si vede contando le teste. E la vacancy del 7,7% indica un posto da coprire, non necessariamente un problema: dipende da quanto tempo è scoperto.
Le insidie più comuni
- Definizioni che cambiano. Se un anno il turnover include i pensionamenti e l'anno dopo no, il confronto non vale. Si scrive la formula una volta e non si cambia senza dirlo.
- Perimetro diverso. Un'unità che ha cambiato confini fra un anno e l'altro non si confronta con se stessa. Si ricalcola il passato con il perimetro nuovo, oppure si dichiara la rottura.
- La media aziendale. Il turnover medio dell'azienda nasconde proprio le unità dove il problema è concentrato. Vanno letti per unità.
- Persone al posto di posizioni. Contare solo chi è in forza porta a non vedere i posti previsti e scoperti, che sono il dato di pianificazione.
- Un numero senza soglia. Un KPI diventa utile quando si è deciso prima da dove in poi si interviene: per esempio una vacancy sopra una certa quota, o uno span oltre un certo valore, per quel tipo di team.
Da dove vengono i dati
Headcount, FTE, span, livelli, costi, età e anzianità si ricavano dai dati che stanno già nell'organigramma, se è collegato alla fonte HR. Turnover e vacancy richiedono due informazioni in più: le uscite del periodo e le posizioni aperte o in selezione. Vengono dai sistemi che registrano uscite e processi di selezione, e vanno portate nell'organigramma o calcolate nel sistema che le gestisce.
Un modo per non perdere tempo: scrivere per ogni indicatore chi è il proprietario del dato, da quale sistema arriva e con quale cadenza si aggiorna. È lo stesso lavoro che serve per tenere vivo l'organigramma (vedi integrazione con HRIS e altre fonti dati).
Dagli indicatori alle decisioni
- Scegli pochi indicatori legati a una domanda: per esempio «le unità commerciali sono dimensionate bene?» richiede headcount, FTE, span e costo.
- Guarda la distribuzione, non la media: quali unità stanno agli estremi.
- Chiedi il contesto ai responsabili: un numero fuori dalla norma ha quasi sempre una spiegazione.
- Fissa una soglia e una cadenza di controllo, e scrivi chi interviene se la soglia è superata.
- Collega al workforce planning: gli stessi numeri servono per stimare la workforce che servirà (vedi workforce e organigramma strategico).
Come lo fa OrgChart Agile
I campi calcolati standard aggregano i dati di tutti i riquadri sotto un riquadro: headcount (anche per genere, tempo pieno e tempo parziale), FTE, span of control, livello gerarchico, costo del personale per unità, età e anzianità medie, conteggi di congedi e di persone attive. Sono disponibili anche venti campi calcolati personalizzabili, che possono usare come base qualsiasi campo importato. Turnover e vacancy non figurano tra i campi calcolati standard del manuale: restano da calcolare sul sistema che registra uscite e posizioni aperte. Campi calcolati, dashboard e analisi sono previsti dal piano Plus; la formattazione condizionale avanzata con evidenziazione dei KPI dal piano Pro.
Fonti: manuali di prodotto 0320 e 0321 (21/10/2026); pagina dei piani del sito orgchart-agile.com.
Vuoi vedere quali indicatori calcola OrgChart Agile? La pagina del prodotto e il sito dedicato descrivono campi calcolati, dashboard e piani.
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Domande frequenti
Quali sono i principali KPI organizzativi?
Headcount per unità, FTE, span of control, livelli gerarchici, costo del personale per unità, turnover, vacancy ed età e anzianità media. Sono quelli che servono più spesso per decidere sulla struttura.
Che differenza c'è fra headcount e FTE?
L'headcount conta le persone, l'FTE conta la capacità in equivalenti a tempo pieno. Con part-time e orari ridotti i due numeri sono diversi: dodici persone, di cui tre al 50%, fanno 10,5 FTE.
Come si calcola il turnover?
Dividendo le uscite del periodo per l'organico medio dello stesso periodo e moltiplicando per cento. Conviene indicare il periodo e se si contano tutte le uscite o solo quelle volontarie, e usare sempre la stessa definizione.
Come si calcola la vacancy?
Dividendo le posizioni vuote per le posizioni previste e moltiplicando per cento. Serve avere nell'organigramma anche le posizioni vacanti, non solo le persone in forza.
Si possono leggere questi KPI senza un foglio di calcolo?
Sì, se l'organigramma è collegato ai dati e calcola gli indicatori sui riquadri. Quali indicatori siano disponibili dipende dal prodotto e dal piano. Turnover e vacancy richiedono di norma dati sulle uscite e sulle posizioni aperte che vengono dal sistema HR.
Fonti
Questo articolo è informativo. Le formule sono definizioni di lavoro; le funzioni di OrgChart Agile descritte sono quelle dei manuali e del sito del prodotto, consultati il 28/10/2026.
- Manuali di prodotto OrgChart Agile (documentazione EcosAgile): manuale 0320 v2.7 dell'08/09/2026 e campi standard 0321 del 21/10/2026; pagina dei piani di orgchart-agile.com.
- Organigramma aziendale e Workforce Planning: guida completa, EcosAgile, sezione 6.