Integrazione dei dati paghe e INPS: dal cedolino al gestionale, con studio paghe e certificati di malattia

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Il webinar tratta due temi. Il primo è la comunicazione con lo studio paghe: le informazioni devono arrivare allo studio in modo affidabile e semplice, senza doverle riscrivere e con la possibilità di verificare un dato. L'obiettivo è dare fluidità al rapporto tra il lavoro dell'azienda e quello dello studio.

Il secondo tema riguarda i risultati che lo studio produce ogni mese, con dati molto importanti. Spesso restano su tabulati, su report richiesti a pagamento o su file Excel: sono poco fruibili nel loro insieme e poco collegati agli altri processi e alle altre funzioni che ne trarrebbero beneficio.

Si tratta quindi di capire come migliorare la comunicazione e la disponibilità dei dati, rendendole il più possibile automatiche e integrate nei processi del gestionale e nelle reportistiche del sistema.

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La sezione Studio paghe è un insieme di funzionalità dedicate, a cui si può dare accesso ai referenti dello studio. Basta comunicare le persone di riferimento e si crea per loro un'utenza.

Con questa utenza lo studio vede solo le informazioni amministrative che gli servono per il lavoro: ad esempio gli assunti, i cessati, i documenti e i certificati. Non vede gli altri dati gestionali che non sono di pertinenza paghe. Questo facilita la consultazione e il controllo da parte dello studio.

La stessa sezione gestisce le notifiche. Il sistema può inviare in automatico al referente indicato, con l'azienda in copia per controllo, le comunicazioni sugli eventi di carattere amministrativo che lo riguardano, senza dover scrivere ogni volta una mail.

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Il secondo punto riguarda la comunicazione del dato dal gestionale al servizio paghe. EcosAgile è integrata con praticamente tutti i software paghe italiani: ne sono stati mappati circa 25, utilizzati da tutti gli studi.

Se l'azienda cambia studio, oppure dopo un'acquisizione ha due società con software paghe diversi, il sistema può produrre il dato nel formato specifico di ciascun software, in base a quello che serve per la comunicazione verso lo studio.

Questa parte oggi non viene trattata a fondo: è già molto diffusa e usata da molti clienti. Il webinar si concentra sul percorso inverso, cioè sul rientro dei dati dallo studio al gestionale.

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Al termine della lavorazione lo studio produce di solito un PDF che contiene più cedolini, chiamato «cedolone»: la produzione del mese di un'area, di una filiale o dell'intera società. È un documento molto ricco di dati e le funzioni presentate sono pensate per ricavarne il massimo.

Il primo passaggio è la scomposizione del cedolone nei singoli cedolini. Ogni cedolino viene portato nella cartella documentale della persona e inviato con la distribuzione elettronica, tracciando la consegna e le notifiche. Il dipendente lo trova nell'area web dedicata e nelle app, che rendono i documenti consultabili anche da mobile.

L'azienda può decidere se rendere i cedolini condivisibili con i dipendenti o se limitarsi ad acquisirli per le funzioni HR e per l'estrazione dei dati. Il sistema supporta in ogni caso anche la distribuzione elettronica del documento.

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I cedolini acquisiti vengono analizzati con due finalità: i costi e i saldi.

Per i costi, il corpo del cedolino contiene le diverse voci, come la quota di TFR, i bonus e i costi di malattia. Questi dati vengono estratti e portati nei report, per avere ogni mese un'analisi strutturata e classificata dei costi dell'azienda.

I saldi ferie e permessi (anno precedente, maturato e così via) vengono presi e portati negli altri processi della piattaforma. Diventano disponibili nel piano ferie, dove si vedono le regole da applicare in base ai saldi e il piano di smaltimento, e sono visibili al dipendente quando fa una richiesta, sia da app sia da web. Anche questo passaggio può essere automatizzato.

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L'ultimo punto riguarda un'integrazione amministrativa non legata al cedolino, ma all'INPS. Il sistema può recepire la comunicazione telematica dell'INPS e popolare in automatico i dati sulle malattie e sulle loro estensioni, compresi i ricoveri, semplificando questa parte di gestione.

L'INPS prevede l'invio telematico di un file in formato XML, che viene trasmesso via PEC. EcosAgile parte da quella trasmissione per compilare tutto il resto: i dati finiscono nel flusso del tempo, dei cartellini e delle paghe.

Come per gli altri dati, ciascuno avrà le sue reportistiche. Questi dati sono fondamentali anche per l'analisi dei costi, e si possono costruire interrogazioni direttamente sul sistema.

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Il dato viene reso disponibile nella piattaforma web e, se si vuole, anche nelle app. Nell'app del modulo Time, ad esempio, ogni persona può vedere i propri saldi.

Un'altra app citata è Live People, legata al modulo People: contiene la rubrica, i dati del proprio team, i documenti, i messaggi, i calendari, il profilo e la parte documentale.

Le app sono configurabili: l'azienda decide quali funzioni attivare. Una di queste serve a rendere disponibili non solo il cedolino ma anche gli altri documenti che l'azienda vuole mettere a disposizione, sia sul web sia nell'app.

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Per la demo viene usata un'utenza con tutte le funzioni, quindi compaiono anche moduli e funzionalità che il cliente può non avere attivi. La sezione «Servizio paghe» compare in base all'attivazione.

Raccoglie le informazioni pensate per chi si occupa delle paghe, di solito uno studio esterno, che deve poter vedere in modo autonomo e veloce i dati che gli servono: ad esempio il contratto e la categoria. Ci sono gli ultimi assunti, i cessati e le variazioni, che si riferiscono normalmente al mese in chiusura: nella demo, che è su febbraio, sono mostrate le variazioni di gennaio. Ci sono anche le informazioni sulla disabilità e i documenti.

Una seconda sezione, «Cedolino», riguarda il mese in chiusura. Lo studio accede direttamente ai cartellini, senza bisogno di stampe in PDF, sia per avere il dato sia per semplificare. Lo stesso vale per i certificati, le trattenute, i bonus e gli altri dati della chiusura mensile.

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Nella stessa sezione c'è la funzione di caricamento del cedolone, che può essere usata dall'azienda o dallo studio. Quando si carica il file, il sistema lo scompone in automatico e lo divide per persona, con controlli sul codice fiscale, sulla matricola paga e sul nome.

I cedolini finiscono nella gestione documentale, nella cartella di ciascuna persona. Da lì si può inviare automaticamente la comunicazione, in modo che ognuno abbia il proprio cedolino, anche nella sezione di distribuzione del documento.

A questo punto il sistema prende i dati dal cedolone e li rende disponibili nell'informativa aziendale.

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Il sistema legge il dato e, per ogni persona, mostra le ferie e i permessi: quelli dell'anno precedente, il maturato, il goduto e così via.

Il dato acquisito in automatico viene portato nei piani ferie, dove si vede lo smaltimento, e nei report con la situazione di ciascuna persona. Quando il dipendente fa una richiesta nell'app, il dato è già presente nel sistema, consultabile e utilizzabile nei report in automatico.

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La sezione dei costi mostra tutti i costi a carico dell'azienda, ricavati dal corpo del cedolino. Il dettaglio viene estratto e classificato: le singole voci si possono raggruppare in categorie e macro-raggruppamenti, per avere report sia di dettaglio sia aggregati.

Nelle tabelle pivot si possono costruire e controllare i dati con il trascinamento: per persona, per tipo di voce, per anno, per voce e dettaglio. Si possono selezionare uno o più mesi, applicare filtri e gestire gli ordinamenti. Sono interrogazioni libere sul dato, a disposizione dell'azienda.

Dopo aver costruito filtri e analisi si può fare il drill down e vedere i singoli dettagli. I report si esportano in Excel, CSV e PDF.

I dati sono integrabili anche tramite API, quindi si possono portare in altri strumenti di business intelligence, come Power BI. EcosAgile fornisce già per quanto possibile la reportistica collegata ai processi, ma l'azienda può comunque riutilizzare il dato con i propri collegamenti.

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Nella sezione delle malattie ci sono tutte le malattie e le estensioni, con le comunicazioni e, se presenti, i certificati. Qui c'è la voce «Upload XML», simile al caricamento del cedolone: si seleziona la comunicazione telematica dell'INPS in formato XML e si carica.

Il sistema elabora il file, ne estrae i dati e compila in automatico le malattie e le estensioni. Poi i dati confluiscono nel cartellino e in tutta la parte di gestione e di flussi del sistema.

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La trasmissione del LUL verso lo studio è organizzata nella sezione «Flusso paghe». Qui si controlla il tabulato per la trasmissione, si crea il file e lo si estrae pronto per il software paghe di riferimento.

Lo schema riassume i passaggi principali. Si importa il cedolone e lo si scompone, così da avere il documento di ogni persona consultabile da web e da app. Si estraggono i dati contenuti, cioè i saldi di ferie e permessi e le voci di costo. Infine si acquisiscono i dati dell'INPS.

Per la comunicazione verso lo studio ci sono la sezione dedicata, con accessi e notifiche automatiche, e i flussi del LUL, che inviano le presenze in automatico ai diversi studi collegati. Sul rientro dei dati ci sono invece il cedolino, i saldi e l'integrazione dell'INPS, con i report che ne derivano.

EcosAgile relatore 21:34

Alcune funzioni possono essere già presenti, perché dipende dalla sottoscrizione di ciascun cliente. Chi usa già l'invio del LUL ha un'integrazione con le paghe che comprende parte di queste funzioni. L'integrazione con l'INPS potrebbe essere già inclusa nel modulo Time, che gestisce la parte delle malattie: va verificato.

In ogni caso le funzioni vanno attivate: servono impostazioni, un minimo di prove e di formazione. Se un cliente usa solo altri moduli, ad esempio l'anagrafica o le note spese, e non ha comunicazioni verso le paghe, potrà essere necessario attivare le funzioni di integrazione con le paghe, a seconda della sottoscrizione. L'integrazione con le paghe potrebbe essere già inclusa nel modulo Time: va verificato.

Per attivare l'acquisizione dei cedolini c'è un solo requisito: vedere un esempio di cedolino. EcosAgile classifica i documenti da elaborare in base al software che li produce, che ha una propria struttura. Si verifica se il cedolino è conforme ai modelli già mappati o se serve una mappatura: è l'unica cosa da fare. La struttura del cedolino dipende normalmente dal software usato dallo studio.

La reportistica è già strutturata. Se l'azienda vuole prospetti diversi se ne parla: l'analisi dei dati è pensata per essere flessibile.

EcosAgile relatore 26:14

Per ricevere la comunicazione l'azienda deve registrare un indirizzo PEC sul portale dell'INPS, nella sezione dedicata alla comunicazione telematica. Se serve, EcosAgile può fornire la guida per farlo.

L'indirizzo può essere dedicato o no. Di solito la PEC la riceve l'azienda. Alcune aziende hanno affidato il servizio a EcosAgile: in quel caso la PEC viene registrata e ricevuta da EcosAgile, che la gestisce al posto dell'azienda.

Se invece la PEC è dell'azienda, la scelta spetta all'azienda. L'azienda riceve il file dell'INPS nella PEC e lo carica nel sistema; il sistema elabora tutto il resto. Non serve una PEC dedicata, perché l'INPS invia soltanto una comunicazione, ma deve essere raggiungibile dalla persona che gestisce il certificato. Quando il servizio lo svolge EcosAgile, viene fornita una PEC dedicata, perché in quel caso serve l'accesso.

EcosAgile relatore 27:50

Nella sezione delle malattie del modulo Time c'è una scheda per il caricamento del documento. Il documento è un file XML trasmesso dall'INPS a chi si è iscritto indicando una PEC di comunicazione. L'INPS manda una mail con l'XML in allegato: contiene le malattie, i ricoveri e gli altri eventi, con il dettaglio dell'evento, come il medico, il protocollo e il tipo di certificato (nuova malattia, recidiva o continuazione).

I dati mostrati nella demo sono dati reali, non di un ambiente di prova. Il sistema li acquisisce completi e porta il documento della malattia tra i documenti: resta consultabile dall'azienda e anche dallo studio, che rientra nella sezione descritta all'inizio. Il tipo di certificato, il medico e gli altri dati vengono compilati in automatico perché fanno parte della trasmissione telematica.

L'INPS invia la PEC una volta al giorno, la sera, e solo se ci sono malattie, con uno o più allegati. L'azienda può caricarli quando vuole. Al caricamento il sistema può comunicare l'evento, ad esempio al team leader: sono notifiche opzionali, che si possono spegnere. Il dato della malattia entra nel calendario e nel processo del cartellino.

Se il file viene caricato una settimana dopo, ha senso spegnere la notifica, perché sarebbe inutile avvisare il team leader a distanza di giorni. L'INPS però invia il file nella giornata in cui il certificato viene registrato, quindi il caricamento può avvenire anche subito.

Il relatore chiude ringraziando i partecipanti e ricordando che il team EcosAgile resta a disposizione per eventuali domande.