Rilevazione presenze, orari e assenze: guida completa 2026

1. Che cos'è la rilevazione presenze

La rilevazione presenze è l'insieme di strumenti e regole con cui l'azienda registra quando ogni persona inizia e finisce di lavorare, quando fa pausa e perché è assente. Il dato grezzo è la timbratura: un orario, un verso (entrata o uscita) e un'identità. Da sola però una timbratura non dice niente all'ufficio paghe. Diventa utile quando viene confrontata con l'orario previsto, con le regole del contratto collettivo e con le richieste approvate, come ferie, permessi o trasferte.

Per questo conviene distinguere tre livelli:

• Raccolta: il timbratore a badge, il QR code, l'app, la timbratura via web, il foglio firme. Risponde alla domanda «a che ora?».
• Elaborazione: il confronto tra timbrature e orario teorico, che produce ore ordinarie, straordinari, ritardi, anomalie e giustificativi. È il cartellino.
• Uscita verso le paghe: le ore e le causali del mese, pronte per il cedolino e per il calendario delle presenze del libro unico del lavoro.

Un'azienda può cambiare il primo livello senza toccare gli altri due, per esempio aggiungendo l'app per chi lavora fuori sede accanto ai timbratori già installati. Il contrario è più difficile: se l'elaborazione si fa su un foglio Excel, ogni nuovo canale di timbratura aggiunge un passaggio a mano.

Un esempio di cartellino giornaliero

Quell'ora e diciotto minuti non è automaticamente straordinario. Dipende dalle regole di arrotondamento dell'azienda, da che cosa prevede il contratto collettivo e soprattutto da un'autorizzazione: se lo straordinario va richiesto prima, la differenza resta in attesa finché il responsabile non decide. Il sistema serve a far emergere il caso, non a deciderlo.

2. Perché è un obbligo: LUL e calendario presenze

In Italia l'obbligo passa dal libro unico del lavoro (LUL). Il datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, deve istituirlo e tenerlo. Oltre ai dati anagrafici e retributivi, il LUL deve contenere «un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato», con le ore di straordinario, le assenze anche non retribuite, le ferie e i riposi (D.L. 112/2008, art. 39, comma 2). Per chi ha una retribuzione fissa, a giornata intera o a periodi superiori, si annota solo la giornata di presenza.

Il libro si compila per ciascun mese entro la fine del mese successivo (comma 3). Le presenze di ottobre, quindi, devono essere registrate entro il 30 novembre. L'omessa o infedele registrazione che porta a trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali diversi da quelli dovuti è sanzionata, con importi che crescono se la violazione riguarda più di cinque o più di dieci lavoratori, oppure più di sei o di dodici mesi (comma 7).

Il comma 7 chiarisce che cosa conta come registrazione «infedele»: i dati diversi rispetto alla quantità o qualità della prestazione effettivamente resa. Un cartellino che riporta l'orario teorico, quando le ore lavorate sono diverse, è esattamente questo caso.

Che cosa ha detto la Corte di giustizia europea

Il 14 maggio 2019, nella causa C-55/18, la Corte di giustizia dell'Unione europea ha stabilito che gli Stati membri devono imporre ai datori di lavoro di istituire «un sistema oggettivo, affidabile e accessibile» che misuri la durata dell'orario di lavoro giornaliero di ciascun lavoratore. Secondo la Corte, senza un sistema simile non si può verificare se la durata massima settimanale e i riposi minimi sono stati rispettati. La forma del sistema la decidono gli Stati, tenendo conto dei settori e della dimensione delle imprese.

La sentenza si rivolge agli Stati, non direttamente alle aziende. Per un'azienda italiana il riferimento operativo resta il calendario delle presenze del LUL, che già chiede le ore lavorate giorno per giorno. La sentenza è utile però come criterio di qualità: un sistema di rilevazione dovrebbe produrre dati oggettivi (non ricostruiti a fine mese), affidabili (difficili da alterare) e accessibili (consultabili dal lavoratore e dagli organi di controllo).

Per quanto tempo si conservano i dati

Nel provvedimento dell'8 settembre 2016 sull'uso dello smartphone per timbrare, il Garante privacy ha ritenuto che i dati raccolti per la tenuta del libro unico del lavoro possano essere conservati per cinque anni, limitatamente alle informazioni che nel libro vanno annotate. I dati che servono ad altre finalità seguono i tempi previsti per quelle finalità. Per il proprio caso, il termine va fissato nell'informativa e nel registro dei trattamenti.

3. Orario di lavoro: i limiti da controllare

Il D.Lgs. 66/2003 definisce l'orario di lavoro come «qualsiasi periodo in cui il lavoratore sia al lavoro, a disposizione del datore di lavoro e nell'esercizio della sua attività o delle sue funzioni». Tutto il resto è periodo di riposo. Un sistema di rilevazione presenze serve anche a controllare i limiti che il decreto fissa, perché molti di questi si verificano solo mettendo in fila le timbrature di più giorni.

Le regole su riposo giornaliero, pause e lavoro notturno (artt. 7, 8, 12 e 13) possono essere derogate dai contratti collettivi nazionali o, in mancanza, territoriali o aziendali (art. 17). Chi usa una deroga deve di regola concedere periodi equivalenti di riposo compensativo (art. 17, comma 4). In pratica le soglie da impostare nel sistema sono quelle del CCNL applicato, che possono essere diverse da quelle della tabella: la legge è il punto di partenza, non sempre il valore da usare.

Due esempi di calcolo

Media delle 48 ore. Un magazziniere lavora 52 ore a settimana per 6 settimane di alta stagione e 40 ore per le 11 settimane successive. Su 17 settimane, circa quattro mesi, le ore sono 312 + 440 = 752: la media è di 44,2 ore, sotto il limite. Se le settimane da 52 ore fossero 12 e quelle da 40 fossero 5, le ore diventerebbero 624 + 200 = 824 e la media 48,5: oltre il limite, anche se nessuna singola settimana sembrava fuori scala.

Riposo tra due turni. Una commessa chiude il negozio alle 23:00 e il giorno dopo ha il turno di apertura alle 7:00. Tra i due turni passano 8 ore, meno delle 11 previste dall'art. 7. Se il CCNL non prevede una deroga per quel caso, il turno va cambiato prima di pubblicarlo, non corretto dopo.

4. Metodi di rilevazione a confronto

Il metodo giusto dipende da dove lavorano le persone, da quanti punti di ingresso ci sono e da quanto deve essere affidabile l'identità di chi timbra. Un'azienda può usarne più di uno: timbratore all'ingresso dello stabilimento, app per chi è dai clienti, timbratura web per chi lavora da casa.

Il foglio firme sembra la soluzione più economica. Il costo si vede a fine mese: qualcuno ricopia le ore, qualcun altro le ricontrolla, e nessuno può dire con certezza a che ora è uscito Mario il 12. Se un lavoratore contesta lo straordinario due anni dopo, il foglio non aiuta né lui né l'azienda.

Per approfondire la timbratura da smartphone con codice che si rigenera, leggi la timbratura con QR code dinamico.

5. Privacy, controlli a distanza e biometria

Lo Statuto dei lavoratori: quando serve l'accordo

L'art. 4 della L. 300/1970 consente gli strumenti da cui derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori solo per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, e solo previo accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, con l'autorizzazione dell'Ispettorato nazionale del lavoro (comma 1).

Il comma 2 esclude da questa procedura due categorie: gli strumenti che il lavoratore usa per rendere la prestazione e gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. Un timbratore, quindi, non richiede l'accordo. Le informazioni raccolte si possono usare a tutti i fini del rapporto di lavoro solo se il lavoratore ha ricevuto un'adeguata informazione sulle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, e nel rispetto della disciplina privacy (comma 3).

Il punto delicato è lo strumento che fa più di una cosa. Un'app che registra solo entrata e uscita è uno strumento di registrazione delle presenze. Se la stessa app raccoglie la posizione durante la giornata, quella funzione va oltre la timbratura e può ricadere nel comma 1. Prima di attivare una funzione che non serve a timbrare, chiedi al consulente del lavoro come inquadrarla.

Geolocalizzazione: che cosa ha chiesto il Garante

L'8 settembre 2016 il Garante privacy ha esaminato un'app che rilevava la posizione dello smartphone solo nel momento in cui il dipendente timbrava. Ha osservato che lo smartphone segue la persona anche fuori dall'orario di lavoro, e che la posizione rilevata ha margini di errore. Per questo ha prescritto alcune misure:

• verificare che la posizione del lavoratore corrisponda alla sede di lavoro e poi cancellare le coordinate, conservando al più la sede, la data e l'ora della timbratura;
• mostrare sul dispositivo un'icona che indica quando la localizzazione è attiva;
• impedire che l'app tratti altri dati del telefono, come traffico telefonico, SMS, posta elettronica o navigazione.

Il provvedimento è stato adottato prima che il Regolamento europeo (GDPR) diventasse applicabile, con la procedura di verifica preliminare allora prevista. Resta il riferimento più chiaro su come configurare una timbratura geolocalizzata: posizione usata solo all'atto della timbratura, coordinate non conservate, lavoratore informato. Sul caso di un tribunale che ha valutato un sistema di questo tipo, leggi geolocalizzazione e timbratura da remoto.

Biometria: per le presenze dei dipendenti, no

Impronte digitali e riconoscimento facciale sono dati biometrici, una categoria particolare di dati personali. Il Regolamento europeo ne vieta di regola il trattamento; in ambito di lavoro lo ammette solo se autorizzato dal diritto dell'Unione o dello Stato, o da un contratto collettivo, con garanzie appropriate (GDPR, art. 9, come richiamato dal Garante). In Italia si aggiungono le misure di garanzia previste dall'art. 2-septies del Codice privacy.

Su questa base il Garante ha concluso, nel provvedimento del 29 aprile 2026, che «l'ordinamento vigente non consente il trattamento di dati biometrici dei dipendenti per finalità di rilevazione della presenza in servizio». Ha aggiunto che il trattamento c'è sia quando si registra il volto la prima volta sia a ogni riconoscimento, e che usarlo per le presenze non rispetta il principio di minimizzazione, perché lo stesso scopo si raggiunge con strumenti meno invasivi.

Già nel febbraio 2024 il Garante aveva sanzionato cinque società che usavano il riconoscimento facciale per le presenze in uno stesso sito di smaltimento rifiuti, con importi tra 2.000 e 70.000 euro. Oltre alla mancanza di una base giuridica aveva rilevato l'assenza di un'informativa chiara e della valutazione d'impatto, e aveva indicato il badge come alternativa meno invasiva. Nel caso deciso nel 2026 l'unico documento che informava i dipendenti del riconoscimento facciale si intitolava «Il consenso e informativa dei lavoratori»: il Garante lo ha ritenuto inadeguato e ha giudicato il trattamento illecito perché mancava una base giuridica, con una sanzione di 55.000 euro e l'ordine di cancellare i dati. Approfondimento: rilevazione presenze e privacy: biometria e sanzioni.

Che cosa preparare prima di attivare un sistema

• Un'informativa ai lavoratori che spiega quali dati si raccolgono, con quale strumento, per quali finalità e per quanto tempo.
• La registrazione del trattamento nel registro, con i tempi di conservazione decisi.
• Una valutazione sulla necessità della valutazione d'impatto, in particolare se si usa la posizione.
• Per ogni funzione dell'app che non serve a timbrare, la verifica se rientra nel comma 1 dell'art. 4.
• Il fornitore del software nominato responsabile del trattamento, con istruzioni scritte.

6. Fuori sede, smart working e cantieri

Lavoro agile

Il lavoro agile si svolge in parte nei locali aziendali e in parte all'esterno, senza precisi vincoli di orario o di luogo, ma entro i limiti di durata massima dell'orario giornaliero e settimanale fissati dalla legge e dai contratti collettivi (L. 81/2017, art. 18). L'accordo individuale si stipula per iscritto e indica i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative per la disconnessione (art. 19). L'esercizio del potere di controllo sulla prestazione resa fuori dall'azienda va disciplinato nell'accordo, nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto (art. 21).

Il datore di lavoro comunica in via telematica al Ministero del lavoro i nominativi e le date di inizio e fine del lavoro agile entro cinque giorni dall'avvio, o dalla modifica della durata o dalla cessazione (art. 23).

Nella pratica, per chi lavora da casa servono due cose. La prima è la giornata di lavoro agile registrata come tale, con una causale propria, così che il cartellino non la tratti come assenza. La seconda è una regola chiara su come si registrano inizio e fine, con l'app o via web, coerente con i tempi di riposo e disconnessione scritti nell'accordo. Approfondimento: lavoro agile e sicurezza: cosa cambia.

Personale in mobilità

Tecnici, assistenti domiciliari, addetti alle pulizie presso i clienti, commerciali: per loro il timbratore in sede non serve. Le opzioni sono l'app sul telefono, il QR code esposto nel luogo di lavoro o il dispositivo del capo squadra. Se il telefono è personale, conviene proporne l'uso e lasciare un'alternativa a chi non può o non vuole usarlo: nel caso esaminato dal Garante nel 2016 le società avevano assicurato ai dipendenti la scelta tra l'app e i timbratori tradizionali.

Cantieri: la tessera con codice univoco

Il D.L. 159/2025, convertito dalla L. 198/2025, prevede che le imprese che operano nei cantieri edili in appalto e subappalto, pubblici o privati, forniscano ai dipendenti la tessera di riconoscimento già prevista dal D.Lgs. 81/2008 (art. 18, c. 1, lett. u, e art. 26, c. 8) e dalla L. 136/2010, dotata di un codice univoco anticontraffazione (art. 3, comma 2). La tessera si usa come badge con gli elementi identificativi del dipendente ed è resa disponibile anche in modalità digitale, con strumenti interoperabili con la piattaforma SIISL. L'obbligo può essere esteso con decreto ad altri ambiti a rischio più elevato.

Le modalità di attuazione, comprese le misure di controllo nei cantieri, il monitoraggio dei flussi di manodopera e i tipi di informazioni trattate, sono affidate a un decreto del Ministro del lavoro, sentito anche il Garante privacy (comma 3). Prima di acquistare tessere o sistemi per il cantiere, verifica sul sito del Ministero del lavoro se il decreto è stato pubblicato e che cosa prevede. Approfondimento: badge nei cantieri privati.

7. Turni e pianificazione degli orari

Per il D.Lgs. 66/2003 il lavoro a turni è un'organizzazione in cui i lavoratori occupano successivamente gli stessi posti di lavoro secondo un ritmo, anche rotativo, continuo o discontinuo. Dove ci sono turni, la rilevazione presenze lavora al contrario: prima si pianifica, poi si confronta il pianificato con il timbrato.

Il piano dei turni deve rispettare in partenza i riposi e i limiti della sezione 3. Una rotazione mattino-pomeriggio-notte-riposo, per esempio, va controllata nei punti di passaggio tra un turno e l'altro, dove il riposo di 11 ore si accorcia più facilmente. L'art. 9, comma 2, prevede un'eccezione al riposo settimanale per il lavoro a turni, quando il lavoratore cambia turno o squadra e non può fruire del riposo tra la fine di un turno e l'inizio del successivo.

Che cosa chiedere al piano dei turni

• Che si possa impostare una sequenza ripetuta su tutto il periodo, invece di ricompilarla ogni settimana.
• Che segnali i conflitti con ferie e permessi già approvati prima di pubblicare il piano.
• Che riconosca le pause previste dal turno, così che le timbrature di pausa non diventino anomalie.
• Che il responsabile di un negozio o di una squadra veda solo le sue persone e possa sostituire un assente.
• Che chi è in turno lo veda dal telefono, con le modifiche dell'ultimo momento.

Per un approfondimento sulla pianificazione, leggi pianificazione digitale dei turni di lavoro.

8. Ferie, permessi e altre assenze

Ogni ora non lavorata deve avere una causale: ferie, permesso retribuito, ROL, malattia, infortunio, congedo, permesso della Legge 104, sciopero, assenza ingiustificata. Le causali le definisce il contratto collettivo insieme alle regole interne, e ognuna ha un effetto diverso sul cedolino. Per questo le richieste di assenza fanno parte della rilevazione presenze: se arrivano per e-mail e vengono ricopiate a mano, la differenza tra «assente» e «assente giustificato» si scopre solo a fine mese.

Ferie: il minimo di legge

Il lavoratore ha diritto ad almeno quattro settimane di ferie retribuite all'anno. Salvo diversa previsione del contratto collettivo, almeno due si godono nell'anno di maturazione (consecutive, se il lavoratore lo chiede) e le altre due entro i 18 mesi successivi. Il periodo minimo non può essere sostituito dall'indennità per ferie non godute, tranne quando il rapporto finisce (D.Lgs. 66/2003, art. 10).

Esempio, salvo regole diverse del contratto collettivo: le ferie maturate nel 2026 devono essere godute per almeno due settimane entro il 31 dicembre 2026 e per le restanti due entro il 30 giugno 2028. Un report dei residui diviso per anno di maturazione mostra in anticipo chi rischia di superare quei termini.

Un piano ferie fatto a inizio anno, con un numero minimo di giorni da pianificare per gruppo, riduce le richieste concentrate negli stessi giorni. Per l'organizzazione di richieste, approvazioni e piani, leggi gestione ferie e permessi o scarica la Guida HR Gestione Ferie (PDF).

Malattia

La malattia entra nel cartellino come assenza con una propria causale e con le date del certificato. Se l'azienda riceve gli attestati dall'INPS via PEC, un software che legge il file allegato evita di copiare le date a mano. Che cosa è cambiato e come organizzarsi: attestati di malattia via PEC INPS.

9. Dalle presenze alle paghe: la chiusura del mese

La chiusura del mese è il momento in cui i dati delle presenze passano alle paghe. Le ore e le causali passano all'ufficio paghe interno o allo studio paghe, diventano voci del cedolino e finiscono nel calendario presenze del LUL, da compilare entro la fine del mese successivo.

Se i primi due passi tardano, slitta tutto il resto. Un avviso automatico a inizio mese a chi ha timbrature mancanti nel mese precedente, e un termine oltre il quale le richieste regolari si considerano approvate, spostano il lavoro su chi conosce il dato: il lavoratore e il suo responsabile.

Il formato verso le paghe

Il software di rilevazione presenze non deve per forza essere dello stesso fornitore del software paghe. Serve un tracciato concordato, per file o tramite interfacce applicative (API), con le stesse causali da entrambe le parti. Prima di cambiare uno dei due sistemi, fatti dare dallo studio paghe il tracciato che usa oggi e verificalo su un mese reale.

Buoni pasto e altre voci legate alla presenza

Alcune voci dipendono dalla presenza: il buono pasto, per esempio, può essere legato alla giornata lavorata o a un numero minimo di ore, secondo le regole aziendali o del contratto. Calcolarle dal cartellino evita un secondo conteggio a mano. Approfondimento: buoni pasto e presenze.

10. Errori da evitare

• Registrare l'orario teorico al posto di quello lavorato. Il calendario del LUL chiede le ore effettuate: se le ore reali sono diverse, un cartellino che riporta ogni giorno 8:30-17:30 è una registrazione infedele.
• Accorgersi dei superamenti a fine mese. Media delle 48 ore, riposo di 11 ore e tetto annuo di straordinario si controllano mentre si pianifica e durante il mese.
• Attivare la posizione sull'app «per sicurezza». Senza una regola su quando si rileva, che cosa si conserva e come si informa il lavoratore, la funzione crea un problema invece di risolverlo.
• Usare un lettore biometrico «tanto c'è il consenso dei dipendenti». Per il Garante il consenso o un'informativa non bastano: senza una norma che lo autorizzi, il trattamento di dati biometrici per le presenze resta illecito, come nel provvedimento del 2026.
• Lasciare il lavoro agile senza causale. La giornata da casa compare come assenza o come presenza piena senza orari, e nessuno dei due è corretto.
• Tenere le richieste di assenza fuori dal sistema. Ogni e-mail ricopiata è un passaggio in più e un errore possibile.
• Cambiare il software paghe e quello presenze nello stesso mese. Se qualcosa non torna, non si sa più quale dei due correggere.

11. Come scegliere un software di rilevazione presenze

Si parte dalle persone, non dalle funzioni. Un ufficio di quindici persone con un ingresso solo ha esigenze diverse da un'azienda con tre stabilimenti a turni, negozi aperti la domenica e tecnici dai clienti. Fai l'elenco dei gruppi (in sede, a turni, fuori sede, in smart working, in cantiere) e per ciascuno scegli il modo di timbrare. Solo dopo confronta i software.

Domande da fare a ogni fornitore

1. Quali modi di timbratura supporta (badge, QR code, app, web, dispositivo del capo squadra) e si possono usare insieme?
2. L'app funziona senza rete e invia le timbrature appena torna il segnale?
3. Con la geolocalizzazione, quando rileva la posizione e che cosa conserva? Lavora in background?
4. Quali controlli ci sono contro le timbrature alterate dal telefono?
5. Le regole di calcolo (arrotondamenti, pause, straordinari, notturno) si configurano sul CCNL applicato?
6. Segnala in anticipo superamenti della media delle 48 ore, del riposo di 11 ore e del tetto di straordinario?
7. Come si pianificano i turni e come si confronta il piano con il timbrato?
8. Ferie, permessi, lavoro agile, reperibilità e straordinari si chiedono e si approvano nel sistema, anche da app?
9. Come si importano i certificati di malattia?
10. In quale formato esporta verso il software paghe o lo studio, e il tracciato si adatta al loro?
11. Lo studio paghe può avere un accesso proprio?
12. Ogni modifica a timbrature e richieste resta tracciata?
13. Dove sono i dati, chi vi accede e per quanto tempo si conservano?
14. Si può aggiungere l'app al sistema presenze che si usa già, senza cambiarlo?

Quando conviene cambiare il sistema attuale, e come farlo senza fermare le paghe, lo spiega cambiare software HR o presenze: quando e come. Una sintesi da stampare è nella Guida HR Rilevazione presenze (PDF).

13. Domande frequenti