Si cambia software HR quando le regole dell'azienda non ci stanno più dentro: un nuovo contratto da gestire, una sede in più, un flusso di approvazione che si aggira con le email. Il cambio si fa senza fermare paghe e timbrature se i dati entrano nel nuovo sistema prima di spegnere il vecchio e il software paghe resta lo stesso.
Tre segnali che è il momento
- le eccezioni si gestiscono fuori dal sistema, in fogli paralleli;
- ogni nuova esigenza diventa una richiesta di sviluppo;
- i dati delle persone stanno in più archivi che non si parlano.
Cosa preparare
Anagrafica del personale, orari e turni, responsabili e flussi di approvazione, e il tracciato che usa oggi il payroll. Con questi dati pronti il passaggio si pianifica processo per processo: si può partire dalle presenze, dalle note spese o dall'anagrafica, e aggiungere il resto dopo.
Il payroll resta dov'è
EcosAgile passa i dati al software paghe che usate oggi, vostro o dello studio che le elabora, con file periodici o via API. Non c'è un sistema da sostituire per forza: cambia il modo in cui i dati arrivano alle paghe, non chi le fa.
Presenze: dal vecchio timbratore al nuovo
Le timbrature possono arrivare dal timbracartellino eClock con badge NFC o QR code, dall'app con la timbratura virtuale o da desktop. Dove serve, eClock si sincronizza anche con i sistemi di rilevazione presenze già in uso, così i due sistemi convivono finché il passaggio non è completo.