Digitalizzazione dei processi HR: firma elettronica, cedolini online, self service e conservazione dei documenti

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Il webinar di oggi riguarda le funzionalità del prodotto per la gestione dematerializzata di documenti e processi: firma digitale, archivi elettronici, documenti, digitalizzazione dei processi. Digitalizzare permette di estendere il servizio a chi lavora in azienda, dando a ognuno più servizio e una maggiore interazione. È anche un miglioramento di come l'azienda viene percepita dai suoi collaboratori.

Un primo esempio sono le richieste di ferie e permessi, che gestiscono anche gli allegati. Se devo consegnare un certificato non devo portarlo: lo allego alla richiesta e lo faccio viaggiare dentro il processo di richiesta e approvazione, che ne risulta semplificato.

Un secondo esempio sono le buste paga online. La consegna si può fare senza carta e risponde ad alcuni punti previsti dalla normativa: l'azienda deve poter controllare se ha effettivamente consegnato il documento, cioè se la persona lo ha scaricato o meno. La consegna online è collegata a un audit che mostra quali documenti sono stati scaricati. Per chi non vuole il formato elettronico l'azienda può consegnare in forma diversa o fare una verifica: consegna e audit.

Un terzo esempio è la gestione digitale delle spese. In un processo non dematerializzato i giustificativi devono essere consegnati dal lavoratore all'azienda, ed è un aspetto importante per motivi fiscali. Nel processo dematerializzato c'è la consegna digitale con l'archiviazione sostitutiva a norma di legge, che permette di superare la consegna cartacea.

I documenti di controllo arrivano in tempo reale. Con le carte prepagate che forniamo noi le transazioni arrivano in tempo reale, secondo policy legate alle categorie di spesa e alla persona, quindi si ha un controllo puntuale prima della spesa. In alternativa si può usare la foto, con logiche di smart scan che estraggono tutti i dati per il collaboratore.

EcosAgile relatore 04:54

La gestione documentale è estesa non solo alla parte people ma anche ai progetti: la documentazione elettronica dei progetti, delle interazioni con i clienti, legate o meno ai progetti, e volendo anche dei fornitori.

Con il self service il dipendente può caricare, per esempio, un certificato di formazione dopo un corso, un documento di identità o un titolo di studio pregresso. Può essere abilitato a caricare i documenti che servono all'azienda e a gestire altre interazioni, come la modifica del conto corrente o dell'indirizzo. Sono tutti processi che passano dal sistema e che permettono di superare il cartaceo, lavorando in forma digitale con i requisiti legali necessari.

EcosAgile relatore 06:22

La firma elettronica è una funzionalità del modulo People. Funziona con pacchetti di firma, che hanno una diversa valenza secondo il tipo di documento: si distinguono firme semplici, avanzate e qualificate.

È una firma elettronica con valore giuridico e permette di far firmare anche una terza parte: un candidato che deve firmare la proposta di inserimento, un dipendente che entra e firma un contratto, ma anche un cliente. Abbiamo introdotto la possibilità di firma elettronica con valore legale, applicabile a diversi documenti e a diversi processi dell'applicazione.

EcosAgile relatore 07:43

L'obiettivo è, da un lato, semplificare e snellire le attività amministrative e ridurre errori e incompletezze della gestione manuale su carta. Da un lato c'è l'efficienza; dall'altro c'è la possibilità di fruire dei servizi in autonomia, con un vantaggio anche in termini di soddisfazione. Sono i processi del self service: portano l'attività direttamente a chi deve farla, eliminando passaggi e possibili errori.

I documenti sono disponibili in qualunque posto e in qualunque momento: non devo aspettare un orario particolare o un ufficio sovraccarico di altre attività. Posso vedere le procedure aziendali, il mio organigramma, i documenti del progetto, e accedere alla sezione di knowledge management o alle domande frequenti, oltre alla mia sezione documentale, in base a quanto è stato previsto nell'impostazione dell'applicativo.

EcosAgile relatore 09:18

Tutto avviene con trasmissioni cifrate, su protocolli protetti e sicuri. Oltre ai consueti temi del GDPR, garantiamo che la gestione informatizzata del sistema avviene in Italia o, per alcuni processi, in Europa. Per la firma digitale ci appoggiamo a un ente certificato europeo. Nulla di questi documenti esce dalla gestione italiana o europea.

Siamo inoltre certificati ISO 27001, la certificazione specifica sulla sicurezza informatica aziendale dei dati.

EcosAgile relatore 10:51

Cominciamo dalla firma elettronica e da come opera. Suppongo di dover far firmare un documento a un candidato, oppure di avere aggiornato le normative aziendali e di doverle mandare in visione a collaboratori e dipendenti. Il processo può riguardare una sequenza di firme, per esempio prima firma il candidato e poi l'azienda. Oppure può riguardare più documenti da far firmare a una stessa persona: un candidato che entra deve firmare cinque documenti relativi all'ingresso in azienda, come le normative e la privacy. È la firma multipla: una persona che firma più documenti.

Un'altra modalità è la firma massiva: lo stesso documento deve essere mandato in firma a più persone. È il caso della normativa aziendale aggiornata per quest'anno, da rimandare in presa visione a cento persone, con un riscontro che è stata visionata. Non devo avviare cento procedure: basta farlo una volta, indicando un gruppo invece di una singola persona. Sono quindi tre le possibilità relative al processo.

EcosAgile relatore 13:09

Rispetto al tipo di firma, esistono firme con una valenza diversa. La firma semplice conferma che il documento è stato preso in visione. Si usa per documenti come la privacy, l'informativa sulla sicurezza, la consegna di una proprietà aziendale: casi in cui, anche per una parte molto ampia dei documenti, è sufficiente. Passa da un'identificazione tramite autenticazione a due fattori, non richiede la consegna di documenti d'identità ed è meno costosa dell'altra: è la più pratica.

La firma avanzata ha un'importanza maggiore perché ha un valore legale più specifico per alcune tipologie di documenti. Secondo il relatore devono andare in firma avanzata, per esempio, i contratti (con periodo di prova o a termine), i rinnovi, i patti, gli accordi sulla concorrenza, le clausole di esclusività e le clausole vessatorie.

La differenza sta nel riconoscimento e nella verifica dell'identità del sottoscrittore. Dopo aver ricevuto la richiesta di firma e aver fatto l'autenticazione, il firmatario deve mostrare dei documenti d'identità: si fanno le foto e il documento presentato viene validato durante la sequenza di firma.

Esiste un'altra modalità, la firma qualificata, che qui non abbiamo ripreso nello specifico, perché per i documenti di cui parliamo le due che servono sono la semplice e l'avanzata. La qualificata prevede il riconoscimento del firmatario da parte di un ente certificato terzo, che si collega in una sessione face to face con il firmatario e lo riconosce come persona fisica prima di procedere. Essendo coinvolto un verificatore di un ente di certificazione, è la più costosa e in questo contesto non è quella centrale.

EcosAgile relatore 17:53

Questi passaggi di firma sono collegati alla gestione che il sistema ha sugli archivi documentali. Quando mando in firma posso avere documenti prodotti dal sistema stesso, oppure documenti esterni: il documento lo faccio io e lo mando in firma con la funzionalità appena descritta. Il sistema può anche produrre determinati documenti secondo template predefiniti, con i contenuti e i dati inseriti dalla piattaforma, anche in forma tabellare. Poi li passo direttamente in firma.

In questo modo ho la storicizzazione di tutti i documenti prodotti e di tutti i documenti firmati, che il sistema riporta in automatico nella cartella elettronica della persona.

EcosAgile relatore 19:00

Segue la conservazione, che ha l'obiettivo importante di superare l'ultimo passaggio del cartaceo. Ormai l'abbiamo estesa a quasi tutti i processi: posso portare in conservazione i documenti legati a un contratto con un fornitore, a un rapporto di altra natura, alla sicurezza, e anche altri tipi di documentazione.

Sempre a norma di legge significa che l'operazione è svolta da un soggetto certificato e abilitato alla conservazione sostitutiva, secondo gli accreditamenti dell'Agenzia per l'Italia Digitale e con la marca temporale.

EcosAgile relatore 19:57

Mi collego al sistema con un utente user, cioè un utente che lavora sui propri dati, per mostrare quanto il coinvolgimento nei processi sia più ampio per chi li usa e quanto la dematerializzazione porti a un dipendente. Il dipendente ha già di per sé una possibilità di comunicazione e di fruizione con l'azienda. Un esempio sono le coordinate bancarie: per un nuovo assunto, o in caso di variazione, le comunico a sistema, parte un workflow che avvisa l'azienda e fa una serie di validazioni, anche sul fatto che io abbia i documenti necessari.

Può sembrare una cosa semplice, ma il significato è importante: alcune comunicazioni non devono girare per e-mail né in forme non strutturate. Non è mai stata una buona pratica, e in questo momento è un rischio elevatissimo, per i fenomeni di phishing e di falsificazione d'identità. Arrivano e-mail indistinguibili da una comunicazione vera, perché chi le manda prende le e-mail reali e si inserisce nell'interazione con l'azienda: non si capisce più che cosa sia vero e che cosa falso. Con un uso scorretto dell'intelligenza artificiale il fenomeno è purtroppo amplificato in modo esponenziale.

Con il sistema mi garantisco che l'utente sia autenticato e che il processo sia tracciato: vedo che è stato svolto secondo una serie di passaggi di workflow. Posso chiedere i documenti che mi servono, per esempio l'allegato della banca, o l'aggiornamento degli indirizzi, con un flusso di cui sono sicuro di chi mi ha scritto e che non finisce tra le diecimila e-mail del giorno.

EcosAgile relatore 22:40

Altre funzioni servono invece a semplificare: i documenti che rendo disponibili alla persona e le comunicazioni. Gli ultimi documenti compaiono anche nella pagina iniziale del portale del dipendente. Sono divisi per tipologia e profilati: ogni dipendente vede quello che decide l'azienda, e ci sono documenti interni, documenti solo per i responsabili e documenti solo per il collaboratore. Si configurano da setup, con regole diverse.

Due regole sono importanti per il nostro discorso. La prima è la notifica con il controllo di consegna: posso consegnare documenti come il cedolino e verificare in automatico la presa visione. Ci sono anche funzioni di caricamento massivo: carico tutti i cedolini, il sistema li associa alla persona e le manda la comunicazione che c'è un nuovo documento disponibile. La persona va nel self service e lo vede.

EcosAgile relatore 24:15

Un altro grosso vantaggio è non far girare i documenti per e-mail. Sappiamo benissimo che l'e-mail non è uno strumento sicuro: si può intercettare a livello di comunicazione, guardarci dentro e capire tutto quello che c'è. Mettere documenti e allegati nelle e-mail non bisognerebbe farlo e non va fatto. La piattaforma infatti non manda la mail con l'allegato: manda una mail che porta alla sezione di consultazione del self service. Con l'audit possiamo vedere, per esempio, se qualcuno ha acceduto da una macchina strana, con una serie di controlli conseguenti.

Oltre alla disponibilità c'è il caricamento. Serve in alcuni processi, come l'onboarding, oppure dopo un corso: carico un attestato. Posso chiedere a un collaboratore di caricare, dentro il workflow, determinati documenti, come quelli sugli studi o di identità, e anche questo avviene in automatico attraverso i diversi passaggi.

EcosAgile relatore 25:31

Un'altra forma di coinvolgimento è rendere disponibile l'organigramma aziendale, che è una delle informazioni che si possono portare nelle sezioni di comunicazione del sistema. Posso decidere fino a quale livello: per esempio fino al quarto livello, mostrando solo il ruolo e l'unità organizzativa, e gli incarichi che mi serve comunicare per la sicurezza. L'organigramma è in consultazione, navigabile per le diverse aree, con la possibilità di inserire commenti, note e loghi. I dati sono già disponibili e non sono solo quelli della gerarchia delle persone.

Si può scegliere di visualizzare le informazioni che si vogliono, creando vari tipi di organigramma: per mostrare le posizioni aperte, i livelli di responsabilità, le persone per gruppo, con evidenze cromatiche per i tempi determinati o gli esterni, con filtri e stampa. Si possono fare vere analisi organizzative a uso interno e rendere disponibili all'azienda alcune visualizzazioni.

EcosAgile relatore 27:20

Questa parte è interattiva: posso mandare e ricevere informazioni e consultare le sezioni di domande frequenti, che permettono di anticipare le domande che normalmente arrivano all'amministrazione del personale. Si dà trasparenza e si toglie onere. Ogni azienda decide che cosa mostrare: le comunicazioni, l'organigramma, gli orari di lavoro. È tutto profilabile e si attiva secondo le esigenze dell'azienda.

EcosAgile relatore 28:16

Quello di cui ho parlato finora riguarda la comunicazione, cioè il modulo People Full, con la possibilità di attivare tutti i servizi del self service secondo la profilazione che si desidera.

La firma digitale, che vediamo adesso, è invece già disponibile nel modulo People per tutti, anche nel People Express: qui si conta il numero di firme, quindi si lavora a pacchetti di firme. La conservazione è associata automaticamente ai diversi moduli: si possono portare in conservazione le note spese, i documenti di fornitori e clienti, i contratti, i progetti. L'attivazione dipende dalla quantità, cioè dallo spazio di archiviazione: il numero o la dimensione dei documenti gestiti.

EcosAgile relatore 29:24

Siamo nel modulo People, quindi non serve altro: la funzione è già disponibile per chi vuole usarla. C'è una sezione che si chiama «Firme», per fare firme di vario tipo: singole, multiple e di gruppo, con dei contatori. Si lavora a pacchetti: posso avere, per esempio, un pacchetto da 50 firme o da 70, e ogni firma lo scala.

Per fare una nuova procedura di firma uso «Aggiungi». Ho creato dei template, che definiscono la struttura: per esempio una firma di tre persone. Il sistema la prende in automatico, altrimenti la imposto a mano.

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Faccio due esempi. Il template «firma aziendale» prevede di mandare in firma alla persona il documento delle normative, con firma semplice. Il template «contratto aziendale» prevede due firme, quella della persona e quella dell'azienda, su uno o più documenti. Qui ne è stato messo uno, ma potrebbe essere una firma multipla di cinque documenti, tutti quelli previsti nella fase di assunzione, in un'unica procedura.

La procedura di firma prevede l'OTP o meno, cioè il codice che arriva sul telefono per confermare l'identità, e il livello di firma, semplice o avanzata: nel contratto è stata impostata l'avanzata. Se ci sono più firmatari, nel campo apposito indico l'ordine, e il sistema li porta in firma in una sequenza stabilita. Sono i parametri che controllano il processo di firma: il resto lo svolge il sistema.

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Mostro una firma già conclusa. Vedo tutti i passaggi con cui il sistema è passato nel workflow: ha mandato il documento alla persona, la persona lo ha visto e ricevuto. Ogni firma può avere un periodo di riferimento, cioè una data entro cui firmare, e frequenze di sollecito, gestite in automatico con la variazione degli stati.

La firma della persona viene apposta nel documento in una o più sezioni: posso prevedere più punti di firma per persone diverse. Dopo la firma, il documento lo ritrovo in automatico nella cartella documentale della persona.

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I tipi di procedura sono la firma multipla, singola o di gruppo. La firma di gruppo prende, in un solo passaggio, uno o più documenti e li manda in firma a un gruppo di persone. L'esempio è una normativa aziendale da mandare in firma a tutti. La differenza rispetto a prima è che non indico un firmatario o una sequenza, ma un gruppo di persone. Il sistema genera in automatico le singole procedure, per esempio 50 procedure di firma, che posso seguire poi in modo indipendente, ognuna con il suo audit.

Il gruppo è assolutamente configurabile e non devono per forza essere tutte le persone dell'azienda: possono essere gli assunti dell'ultimo periodo, tutte le persone a cui è stato assegnato un certo incarico o tutti gli incaricati per la sicurezza. Sono gruppi dinamici, che mi permettono di arrivare in modo più veloce a un'unica procedura.

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Quando ho una procedura, compilo il template e la invio: dallo stato di bozza passa all'invio sul sistema di firma esterno. Il destinatario riceve una mail con il titolo del documento e il suo nome, e nel passaggio successivo può visionare il documento. Per la firma semplice i passaggi sono: documento, normativa, autenticazione, firma. Per la firma avanzata c'è anche il riconoscimento documentale della persona.

Inserisco l'OTP che ho ricevuto sul telefono e firmo. Anche l'utente può prendersi la sua copia, e l'azienda la ritrova in automatico nelle procedure e nella cartella documentale della persona. Il processo è totalmente informatizzato e può avere configurazioni diverse a seconda che lo mandi a un assunto o a un dipendente: il pacchetto si applica a tutte le situazioni.

EcosAgile relatore 35:53

I documenti possono essere prodotti all'interno del sistema, oppure possono essere fatti da me e portati comunque in questi processi: per esempio un documento fatto in Word. Mostro come funziona la produzione all'interno della piattaforma, in una sezione sempre del modulo People, disponibile per chi ha People Full o la parte di comunicazione. Si chiama «Lettere» e permette di creare documenti da template, nei quali il sistema inserisce i dati già disponibili sulla piattaforma.

I formati sono diversi: posso produrre PDF oppure Word. Se voglio completare a mano alcune indicazioni, perché i dati non sono sulla piattaforma, produco il documento in Word; altrimenti posso produrre il PDF. È una cosa che si può configurare.

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Il sistema ha già molte tipologie di documento, personalizzabili o generiche. Questo è un template con una serie di contenuti e con il nostro logo, ma posso decidere di farlo diverso: rispetto allo standard inserisco una dicitura diversa, e il sistema usa una variante del template con più o meno regole e informazioni.

Posso creare un template da zero oppure partire da quelli esistenti e personalizzarli. È anche nostro obiettivo aumentare il numero di template di lettere, per dare delle basi di partenza, ma in ogni caso posso crearli in modo totalmente mio. Ogni documento che produco resta tracciato automaticamente in un archivio dei documenti prodotti.

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Faccio vedere un esempio. La stampa è disponibile in più pagine, per esempio nella registrazione di una variazione retributiva o nell'assegnazione di una proprietà aziendale. In alto a destra, per chi è abilitato, c'è la funzione per produrre le lettere relative al contesto. Se serve completare qualcosa, vado avanti con il documento Word, che il sistema compila con i dati come previsto nel template.

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C'è anche un'app mobile, con cui, secondo il proprio livello aziendale, si possono avere i documenti, come il cedolino e gli attestati, e la rubrica delle persone. Chi è responsabile può avere anche i profili delle persone, con competenze e proprietà assegnate.

Il processo di recruiting, oppure la gestione anche senza recruiting, si può gestire con le funzionalità del sistema, nella parte Talent. Il collaboratore può aggiornare le proprie competenze e il proprio CV, segnalare un candidato, vedere le ricerche aperte. L'azienda può decidere che faccia anche autoformazione, aprendogli un catalogo di corsi che può studiare, e che inserisca i corsi fatti presso altri datori di lavoro. Ha quindi una possibilità di comunicazione che porta più contenuto all'azienda e alle decisioni dei diversi responsabili, nei diversi processi.

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Vi ringrazio molto per la partecipazione. Restiamo a disposizione e ci aggiorniamo ai prossimi webinar.