Document & Signature / Gestão documental e assinatura digital

Gestão documental e assinatura

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O QUE É O EcosAgile Document & Signature

Software cloud de gestão documental com assinatura eletrónica digital

O EcosAgile Document & Signature é uma ferramenta poderosa e completa de gestão documental: uma plataforma cloud que permite capturar, organizar, gerir, assinar, processar, disponibilizar e partilhar documentos eletrónicos, ficheiros e formulários, em segurança e segundo fluxos e regras totalmente configuráveis.

O EcosAgile Document & Signature foi concebido para o desafio da transformação digital e adapta-se a qualquer empresa, independentemente da dimensão ou do nível tecnológico; cumpre os padrões modernos de transferência de dados, reunindo funcionalidades práticas e tecnologicamente avançadas.

GESTÃO DOCUMENTAL DIGITALIZADA
O EcosAgile Document & Signature permite digitalizar informação e processos de forma integrada, fazendo crescer todo o ambiente organizativo e facilitando o trabalho, com acesso controlado e seguro à informação disponível no software cloud.

O acesso aos documentos é feito online e é totalmente perfilável por tipo de utilizador, documento e funcionalidade. As pesquisas são possíveis por filtros e palavras-chave, incluindo pesquisa full-text dentro do próprio documento. Os documentos podem ser associados a todas as páginas e informações geridas pela aplicação, ficando disponíveis como anexos no contexto específico e, ao mesmo tempo, no arquivo geral da empresa.

DESMATERIALIZAÇÃO E ARQUIVO
O EcosAgile Document & Signature permite gerir informação e processos de forma integrada, tornando toda a gestão da empresa 'paperless'. A desmaterialização substitui os documentos administrativos em papel por documentos informatizados em todas as áreas da empresa.

O EcosAgile Document & Signature otimiza e automatiza todos os processos de gestão documental para uma troca de documentos segura e eficiente com todos os interlocutores — colaboradores, externos, clientes, fornecedores, parceiros — garantindo melhor qualidade dos dados e menores custos operacionais. O arquivo online dos documentos e a conservação substitutiva conforme com a regulamentação poupam tempo, papel, espaço e dinheiro.

ASSINATURA ELETRÓNICA DIGITAL
O EcosAgile Document & Signature permite assinar documentos eletronicamente, simplificando muito todo o processo administrativo das assinaturas manuais, aumentando a eficiência e reduzindo custos.

A assinatura eletrónica equivale à assinatura manuscrita em papel, conferindo validade legal aos documentos. Existem diferentes tipos de assinatura digital:

  • SIMPLES: usada em documentos e comunicações em que não é necessária uma assinatura forte. Garante o valor legal do documento assinado com autenticação multifator.
  • QUALIFICADA: garante a identidade do autor e a integridade e imutabilidade do documento através de um processo de verificação de identidade presencial, incluindo correspondência facial, realizado por uma autoridade certificada terceira responsável por verificar e validar a identidade da pessoa.

Porquê o EcosAgile Document & Signature

O EcosAgile Document & Signature é uma solução completa e integrada que permite, com simplicidade e imediatez, minimizar impressões, papel e comunicações não estruturadas nos processos da empresa, tornando o processo de assinatura fluido e eficiente e eliminando arquivos em papel, libertando espaço e reduzindo custos e tempo.

O EcosAgile Document & Signature facilita a digitalização da empresa com os seguintes benefícios:

  • Acesso imediato e contínuo aos documentos, a qualquer hora, em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo: o que está arquivado está sempre disponível e atualizado em tempo real
  • Maior eficiência e produtividade do sistema de gestão, com otimização dos recursos utilizados e dos custos, e investimento inicial zero
  • Maior segurança dos dados da empresa e da informação arquivada, através de metodologias e procedimentos tecnológicos de alto nível
  • Maior sustentabilidade, para minimizar o impacto ambiental.

PARA QUEM FOI CONCEBIDO

O EcosAgile Document & Signature é uma ferramenta preciosa para empresas de qualquer dimensão, grupos, sociedades e associações que pretendem não só arquivar documentos digitais, mas sobretudo assiná-los eletronicamente e poder geri-los e partilhá-los com facilidade nos processos onde são produzidos, controlados e utilizados.

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FUNCIONALIDADES DO PRODUTO

Software cloud de gestão documental com assinatura eletrónica digital

Dossier eletrónico de documentos

Gestão de tipos de documento
e regras de visibilidade
Arquivo eletrónico de documentos
Gestão de anexos e versões
Pesquisa por palavras-chave e full-text
nos anexos

Assinatura eletrónica

SIMPLES E QUALIFICADA
Assinatura com marcador ou posição
Modelos de processo de assinatura
Processo de assinatura digital
Procedimento de assinatura em grupo
Cartas e assinatura

Segurança

Gestão segura com protocolos seguros
Consulta via internet / intranet
Segurança por tipo de anexo
Auditoria de acessos e downloads

Gestão de fluxos e workflows

Fluxos de aprovação
Definição de atores e papéis nos workflows
Ações em nós e percursos
Rastreio dos detalhes de execução
Camada de integração configurável
Prazos e notificações

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