eIDAS 2 e firma digitale: firma elettronica e conservazione a norma dei documenti HR

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Benvenuti al webinar dedicato ai nuovi standard di sicurezza previsti dal regolamento europeo eIDAS 2.0, entrati in vigore il 22 maggio scorso. Con il nostro partner tecnologico Tinexta InfoCert analizziamo gli effetti del regolamento sulla firma digitale, sulle modalità di utilizzo e sulla conservazione a norma.

Poi vediamo le soluzioni digitali che aiutano le aziende, di ogni settore e dimensione, a digitalizzare i processi HR che hanno un forte impatto sulla gestione documentale. Con noi ci sono Alberto Sturniolo, Regulatory Specialist di Tinexta InfoCert, e Livio Pomi, Founder di EcosAgile.

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Passiamo alle soluzioni digitali per i processi HR che hanno un forte impatto sulla gestione documentale. I vantaggi: si semplifica la gestione dei documenti e delle attività amministrative; si risparmia in costi e in spazio di archiviazione; si usa meno carta, con minore impatto ambientale; i documenti sono accessibili in ogni momento, da ogni luogo e dispositivo, e si trovano rapidamente; sono possibili standard di sicurezza alti e conformità grazie a procedure tecnologiche per la protezione dei dati aziendali.

Nella suite EcosAgile abbiamo evidenziato i processi con più impatto documentale.

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Recruiting. Centinaia o migliaia di CV e un processo di colloqui che negli ultimi anni è molto cambiato: oggi si svolgono per lo più online, in video. Il candidato deve poter sottoscrivere il trattamento dei suoi dati personali, anche del CV, con strumenti semplici come una firma elettronica remota.

Onboarding. L'inserimento del neo assunto: contrattualistica, avvio del rapporto di lavoro, lettere di assegnazione. Qui entra il modulo benefit, che gestisce l'assegnazione dei beni e delle attrezzature aziendali, come un'auto o un laptop.

People Compensation e fascicolo del dipendente. Il cuore della gestione documentale: una cartella del personale in cui si archiviano i documenti della vita del dipendente, dall'inizio dell'attività fino alla fine, comprese le variazioni intervenute in carriera e la revisione della compensation.

Talent e valutazione delle performance. Nella valutazione a 360 gradi ci sono il colloquio tra dipendente e responsabile, quelli tra colleghi e con i collaboratori. Diventa importante un flusso di firma che permetta la multifirma e gli step di priorità, per gestire correttamente le firme in sequenza.

Compliance. Le procedure di conformità richieste a un'azienda: D.Lgs. 231, qualità ISO 9001, whistleblowing, medicina e sicurezza sul lavoro. In quest'ultimo ambito ci sono le visite mediche firmate dal medico competente e dai dipendenti, la formazione obbligatoria sulla sicurezza con i relativi attestati, e l'assegnazione dei dispositivi di protezione individuale (DPI), che richiede lettere di assegnazione.

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Gli strumenti sono tre.

La firma elettronica. Con Tinexta InfoCert abbiamo integrato in EcosAgile tutte e tre le modalità: firma elettronica semplice (FES), avanzata (FEA) e qualificata (FEQ). La firma avviene da smartphone, con un processo semplice e veloce.

Il software di gestione amministrativa. Permette all'azienda di definire il processo di firma: template di procedure e lettere personalizzate, workflow di firma con gli step che un documento deve attraversare, firma multipla e procedure multidocumento, audit delle procedure di firma e analytics.

La conservazione sostitutiva. Garantisce la dematerializzazione completa dei documenti. È gestita in EcosAgile insieme a Tinexta InfoCert; la presenta più avanti Alberto, con lo strumento per l'esibizione a norma dei documenti.

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Vediamo in un breve video l'esperienza di firma da smartphone per i tre tipi.

Firma semplice. Serve per la presa visione di documenti meno vincolanti, che non richiedono la prova, o per comunicazioni interne: cedolini, informative privacy e sicurezza. Il dipendente riceve il documento via email, apre l'applicazione InfoCert Sign, controlla che i file siano quelli da firmare e la posizione delle firme scorrendo il documento. In fondo alla pagina c'è il pulsante «firma»: cliccandolo il sistema appone le firme nei punti definiti. Per completare la validazione arriva un SMS con un codice OTP da inserire nell'app. È una firma con un livello di sicurezza normale, adatta ai documenti semplici.

Firma avanzata. Per un livello di sicurezza più alto. Il processo di firma è lo stesso (i documenti arrivano via email al dipendente, all'utente o al candidato in un processo di selezione), ma bisogna identificarsi con un documento valido: carta d'identità elettronica o anche patente, caricata fronte e retro. Il sistema chiede di verificare e confermare i dati inseriti in automatico. Segue il riconoscimento facciale con un video selfie e una verifica di presenza dal vivo (liveness detection), seguendo le istruzioni dell'app, per esempio chiudere e riaprire lentamente gli occhi o sorridere alla camera. Poi arriva un OTP via SMS da inserire per completare la firma. È usata soprattutto per la contrattualistica, perché garantisce la prova: per esempio nei contratti di assunzione, anche con periodo di prova, termini e rinnovi.

Firma qualificata. È la più forte: oltre all'identità digitale c'è una verifica da parte di un ente terzo certificato. I documenti arrivano sullo smartphone e si controllano, compreso il posizionamento delle firme. L'utente fotografa il documento di identità fronte e retro (carta d'identità elettronica o passaporto) e ne valida i dati. Segue il processo certificato secondo lo standard ETSI TS 119 461: video selfie, liveness detection e face matching. Poi un back office esterno controlla i documenti inseriti e il video selfie registrato e conferma che l'utente è la persona che ha inserito i documenti. Infine si inserisce il codice OTP ricevuto via SMS e si firma.

In tutti e tre i casi i documenti firmati sono inviati via email all'utente e anche trasmessi e archiviati in tempo reale in EcosAgile, per l'ufficio del personale e HR.

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Ora vediamo come si creano in EcosAgile i processi di firma e quali semplificazioni abbiamo introdotto per governare i workflow e creare le procedure nelle varie situazioni.

Il vantaggio del collegamento tra EcosAgile e i sistemi di firma è che EcosAgile contiene i dati sulle persone e sui processi. Se il sistema è usato per compensation, beni, recruiting, queste informazioni sono già presenti e il software le porta in automatico nella compilazione dei documenti, nel processo di firma e nel flusso, e poi riprende i risultati per l'audit e per l'archiviazione.

Per il personale interno ci sono le anagrafiche, con codice fiscale, sede di lavoro e contatti (indirizzo, email): i dati usati nel flusso di firma, per esempio per l'OTP e l'autenticazione. C'è poi la parte documentale, con tutti i documenti: nel flusso acquisisce in automatico il documento firmato.

Il documento da firmare può essere prodotto in EcosAgile con template predefiniti. In una sezione di setup si preparano i template per le varie esigenze; molti sono già presenti e sono standard personalizzabili. Il documento può avere una struttura grafica con sfondi, loghi e impaginazione. Il template contiene tag generici (nome, società e così via): quando lo si stampa per una persona, il documento viene costruito prendendo i dati da tutto il sistema, anche tabelle, e può passare direttamente alla firma elettronica integrata nei flussi. Il documento può anche essere caricato dall'esterno, per esempio un file Word.

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La firma digitale si trova nel modulo People, accanto alle anagrafiche. Il menu ha tre voci: le procedure di firma, i gruppi massivi (per firme con più partecipanti e più firmatari su un documento destinato a molte persone) e l'analisi firme.

Una procedura di firma ha attributi che definiscono innanzitutto il livello di firma (semplice, avanzata, qualificata) e gli elementi che controllano il flusso. Se il documento ha una scadenza, il sistema manda in automatico i solleciti, in base alle scadenze di firmatari e documenti.

Per non reinserire ogni volta le informazioni si usano i template, creati nel setup per le situazioni ricorrenti, come normative aziendali e contratti. Esempio: un template per il contratto individuale prevede due firmatari con due ruoli, il collaboratore e le risorse umane, e una firma avanzata in sequenza, prima il collaboratore e poi le risorse umane. Tutto è configurabile. In alternativa si può duplicare una firma esistente, con gli stessi attributi.

In una procedura possono esserci uno o più documenti. Con più documenti ci sono funzioni di facilitazione: un firmatario può apporre più firme contemporaneamente oppure scorrerle. Il workflow segue i passaggi già descritti, che cambiano in base al livello di firma scelto.

I documenti possono essere generati dal sistema o caricati dal PC. Se li si carica, il sistema può compilare in automatico i dati nel file Word: nel template si indicano i tag, cioè gli identificativi, che sono molti e configurabili nel setup (se ne possono creare di nuovi). Il sistema fa le sostituzioni, prepara il documento e lo invia in firma. La logica vale sia per i documenti prodotti internamente sia per quelli esterni.

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La firma di gruppo semplifica il caso in cui una procedura interna, per esempio una normativa aziendale, deve essere firmata da tutto il personale, magari con una firma semplice. Si indica un gruppo di persone (tutti i dipendenti, una sede e così via), si sceglie il template (firma semplice, più firmatari e altri attributi) e si aggiungono i documenti da inviare, indicando se vanno personalizzati per ogni firmatario.

In tre clic (gruppo, tipo, documento) il sistema genera in automatico un insieme di procedure, personalizzate con i dati di ciascun firmatario. L'esempio mostrato è una comunicazione sulla normativa sul lavoro agile. Ogni procedura ha il suo audit, quindi si vede chi ha firmato, chi no e quando.

In una procedura completata l'audit riporta tutti i passaggi (creata, inviata e così via), comprese le eventuali anomalie, fino al documento firmato. Nell'esempio, il documento ha avuto la sostituzione dei dati del firmatario ed era una firma multipla in tre posizioni. Alla fine il sistema acquisisce il documento firmato e lo porta in automatico nel fascicolo del dipendente: tutto è tracciato.

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La firma massiva è un'altra casistica. Si costruiscono workflow con firmatari massivi e firmatari singoli, anche in sequenza e su più documenti. Un esempio: un manager firma i documenti di bonus del suo gruppo di lavoro e poi ogni persona firma il proprio documento.

Si definiscono i firmatari multipli (per esempio HR e manager), che ricevono un pacchetto di firma con, per esempio, 20 persone ma una sola richiesta, e possono operare le firme come ritengono. Poi il processo si divide automaticamente fra tutti i firmatari: ognuno completa la sua procedura e il documento firmato va in automatico nel fascicolo. Così non si chiede a un manager di firmare 50 documenti uno per uno. Anche qui i dati sono sostituiti in automatico sul template.

Ogni procedura singola ha un audit e uno stato che avanza nel workflow. Nell'analisi firme si vedono, per tipo di firma, i pacchetti acquistati (il cliente può usare pacchetti di firme semplici, avanzate e qualificate), quelli usati e la distribuzione mensile delle firme per tipologia. I report hanno il drill-down: da un cruscotto generale di audit si arriva fino alle singole procedure.

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È possibile mandare documenti in firma sia al personale presente in anagrafica sia a persone esterne. Per gli esterni ci si può basare su un'anagrafica creata al momento: si manda in firma, si aggiungono i dati e il sistema li conserva in un'anagrafica dei referenti, così da poterli riprendere nelle firme successive. Si gestiscono quindi i dipendenti, come di norma nel modulo People, e altre persone, per esempio i candidati o altri collaboratori, il medico competente o altre figure dei processi HR, come la sicurezza sul lavoro (il DVR e simili).

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I documenti possono essere caricati anche se già predisposti o prodotti in altro modo, oppure usati come template, nel qual caso è EcosAgile a valorizzare il contenuto. Nelle procedure massive basta un template generale aziendale, che viene valorizzato di volta in volta con i dati della persona o delle persone prima dell'invio in firma. Prima di passare alla firma, in EcosAgile si può vedere il documento valorizzato, controllarlo e poi passare allo step che lo manda in firma.

Il workflow di firma è totalmente configurabile: sequenza e parallelismo si impostano come serve, per esempio un primo passaggio, poi due documenti che vanno a un secondo passaggio, poi un ritorno. Le sequenze più utili sono le procedure massive e di gruppo, in cui HR dà origine a 50 documenti che diventano 50 procedure distinte verso le persone: l'orchestrazione è interna al sistema, che coordina le procedure, ciascuna con i propri OTP, attraverso l'integrazione con InfoCert.

Se siete clienti, il servizio si attiva subito: basta acquistare i pacchetti di firma. Le firme sono di tre tipi, semplice, avanzata e qualificata, e EcosAgile con Tinexta InfoCert le offre tutte e tre, da smartphone. Se non siete clienti, bisogna prima capire quali processi HR avete necessità di gestire con la firma, fare un audit delle esigenze e poi definire quali firme servono.

Un'ultima indicazione sui template: nel documento Word basta indicare i punti di sostituzione con un placeholder, cioè un tag, perché il sistema applichi la sostituzione. Riguarda sia i dati anagrafici (nome, codice fiscale, società) sia, volendo, dati di altri processi presenti nel sistema. Il template va bene così com'è: l'unica cautela è inserire i placeholder.

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Ringraziamo tutti i relatori, in particolare Alberto, ospite di Tinexta InfoCert, che ha presentato gli impatti e i cambiamenti portati da eIDAS 2. Vi diamo appuntamento ai prossimi webinar.