Buoni pasto elettronici: normativa fiscale e integrazione con presenze e timbrature

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Oggi ci concentriamo su alcuni processi che si possono integrare con il buono pasto elettronico. Lascio la parola a Mara, che ci illustra i vantaggi fiscali e strategici del buono pasto.

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Grazie a tutti e benvenuti anche da parte mia. Vi racconto come, dal lato EcosAgile, abbiamo costruito con Edenred un collegamento tra le nostre soluzioni e quelle di Edenred per i buoni pasto.

Nelle soluzioni EcosAgile possiamo conteggiare i ticket maturati in tre modalità. La prima parte dai giustificativi: le richieste, approvate o no, di assenza e presenza e delle altre tipologie, come smart working e trasferta. La seconda parte dalle ore consuntivate, per chi usa le funzioni del modulo Project, cioè la gestione dei consuntivi del lavorato su progetti e attività: il conteggio è possibile anche senza gestire giustificativi o presenze, usando il dato del lavorato. La terza parte dalle timbrature, con la gestione delle presenze. Qui è interessante per questo webinar che per timbrare si può usare direttamente la carta multifunzionale Edenred: la stessa carta con cui poi si spendono i buoni pasto calcolati dalla piattaforma e trasmessi a Edenred.

Le tre modalità sono integrate e danno origine a una maturazione dei conteggi, che trasferiamo con i tracciati di Edenred dalle nostre soluzioni alla loro gestione.

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Nella prima modalità si registrano nel sistema le assenze e presenze e le altre fonti: smart working, trasferta, reperibilità, straordinario. Si fa da web o da app: l'app, in questo caso, è eTime. Il dipendente fa la richiesta, partono le approvazioni, che cambiano secondo il tipo di richiesta, e vede poi se è approvata o respinta. Le richieste seguono policy: si può definire chi può fare quali richieste, con quale preavviso, con quali massimali, minimi e durate, anche per singola persona o livello, e le autoapprovazioni.

Siamo integrati con tutti i sistemi paghe in Italia: trasferiamo i dati in automatico, con i tracciati richiesti, agli studi che usano i vari software. Dopo i controlli, i dati vengono trasferiti.

Il conteggio dei buoni segue policy e regole, valide anche per le altre due modalità: si decide la soglia oltre la quale il ticket matura, quali giustificativi danno origine alla maturazione, se le trasferte e lo smart working fanno maturare o no, con policy diverse secondo il contesto. Si può usare anche la gestione delle spese di EcosAgile: se hai fatto una spesa, per esempio con una nota spese di trasferta, il ticket non matura perché la spesa è già rimborsata. Il sistema mostra il conteggio con il dettaglio della singola giornata, cioè perché il buono matura o no, e si può scaricare e trasferire.

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La seconda modalità usa i consuntivi. Uno dei moduli del sistema è il Project: le persone registrano le ore lavorate, con il dettaglio della commessa o del progetto su cui lavorano. Su quelle ore, con varie regole, si ottengono i calcoli del conteggio. Il modulo Project è integrato con la parte vista prima: se si usano insieme, le soluzioni dialogano. Ma anche un cliente interessato alla sola gestione dei progetti può fare lo stesso conteggio dai consuntivi.

Il modulo Project offre anche altre possibilità, che qui accenno soltanto: il controllo della saturazione delle persone, l'ottimizzazione dell'allocazione, il calcolo dei costi sulle diverse attività, l'analisi economica interna o esterna del lavoro, la massimizzazione della capacità (per esempio sapere chi è libero per tre giorni con certe competenze) e la pianificazione delle attività, compresi i diagrammi di Gantt. Per il tema di oggi è una delle modalità disponibili per calcolare i buoni maturati da trasferire.

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La terza modalità è legata alla timbratura. Le timbrature possono essere fatte con timbratori fissi o mobili, cioè con l'app. I timbratori fissi possono operare con timbratura NFC e anche direttamente con le carte Edenred: con la stessa carta il dipendente registra la presenza e usa il buono, con la relativa maturazione. È una soluzione interessante, che integra il mondo delle soluzioni EcosAgile e quello di Edenred.

La rilevazione presenze ha alcune caratteristiche da ricordare. È in tempo reale: il dipendente rileva l'accesso e il dato si sincronizza subito. Non serve nessun impianto: non c'è trasferimento di file, né software locali, né cablaggi o montaggi di infrastrutture. I dispositivi comunicano nativamente con la piattaforma. Con questi dati si gestiscono il cartellino e la flessibilità, e si può fare controllo accessi (aperture di porte e varchi), sapere chi c'è in quel momento e produrre il report di evacuazione. Avendo le presenze, possiamo incrociarle nelle logiche di calcolo dei buoni.

Si può timbrare anche con QR code che cambiano ogni 30 secondi, o con un'altra tempistica, per essere certi della persona: sull'app c'è un QR code che cambia continuamente, una sorta di badge virtuale. Oppure con lettori NFC o con lettori multifunzione legati a Edenred. I dispositivi funzionano via wifi, via internet o con SIM, non richiedono software né gestione locale né file da trasferire, e sono molto pratici.

Chi ha bisogno di approfondire dal punto di vista tecnico queste integrazioni può usare i riferimenti mostrati a fine presentazione.

EcosAgile relatore 24:25

I dati sono acquisiti e analizzabili nel sistema. Ci sono analisi gestionali e puntuali: per ogni persona e per ogni giorno si vedono i dati delle presenze, delle ore e dei ticket maturati, e perché a volte maturano meno. Per esempio si può stabilire che con una spesa di trasferta il ticket non maturi, che con lo smart working maturi oppure no, o che serva una soglia, per esempio 7 ore. Serve quindi uno strumento di controllo sia puntuale sulle singole giornate, sia aggregato sulle persone, per avere i dati mensili di ciascuno.

I dati sono anche nei dashboard, con una vista generale aziendale di quanti buoni si maturano e in quale contesto, per persona, direzione o intera organizzazione. Questo permette il controllo all'interno del sistema e poi il trasferimento ai sistemi paghe e a Edenred per l'uso effettivo dei ticket maturati.

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Ce lo auguriamo tanto: alzare il valore esentasse sarebbe sicuramente un grande vantaggio, soprattutto dopo gli aumenti degli ultimi anni nella ristorazione e nei supermercati. È una proposta: al momento non c'è ancora l'ufficialità, ma se ne parla da un po', e speriamo che diventi presto realtà.

EcosAgile relatore 26:43

I dati sono direttamente consultabili nel gestionale: l'utente vede in tempo reale la situazione, per esempio quella dei flussi di approvazione e delle timbrature. Il dato in tempo reale è importante oltre che per il conteggio dei buoni, per altri processi gestionali: i report di evacuazione, il controllo di chi è presente in un dato momento, anche per i responsabili. I timbratori, l'accesso e le app lavorano tutti in tempo reale. In una rubrica posso vedere chi è presente adesso, e, se lecito, anche il personale non in sede: in trasferta, in smart working, secondo una causale.

EcosAgile relatore 28:02

Se la fonte della gestione sono le timbrature, o i giustificativi collegati, serve avere il dato corretto. Per questo ci sono sia algoritmi automatici sia segnalazioni per la risoluzione. Gli algoritmi sono di vario tipo: con le timbrature doppie il sistema se ne accorge, ne tiene una e risolve in automatico. Altri algoritmi guardano gli orari timbrati, l'orario teorico di lavoro che dovresti avere e la sequenza delle timbrature, e risolvono in modo automatico.

Poi ci sono segnalazioni che arrivano direttamente al dipendente, con funzioni che riducono l'onere amministrativo: per esempio una notifica sul cellulare se ti stai dimenticando di timbrare e dovevi essere al lavoro. Se il problema si verifica, il dipendente viene notificato e può inserire la correzione, che risolve la situazione. Sulla base di questo abbiamo il conteggio, su cui guardiamo la soglia di lavorato o le altre regole, e il cartellino che porta alla chiusura. Sono algoritmi risolutivi, controlli e messaggi per evitare che gli oneri amministrativi ricadano sulle risorse umane.

EcosAgile relatore 30:06

Sì, possiamo sostituire subito i badge per la timbratura con la carta multifunzionale, che permette sia di timbrare sia di spendere i buoni pasto, come si vedeva nella presentazione. La carta viene stampata con la ragione sociale dell'azienda, il nome del dipendente e il numero della tessera, utile per la denuncia in caso di smarrimento, perché è un titolo al portatore: come ha detto Mara, ha un valore economico legato al numero di buoni pasto.

EcosAgile relatore 31:49

Ripeto che i sistemi sono integrati: EcosAgile conteggia i ticket restaurant e predispone il formato Edenred per fare l'ordine in automatico sui sistemi Edenred. È tutto integrato.