Semplificazione della nota spese
I viaggi di lavoro e le trasferte vedono finalmente una ripresa, ma con importanti evoluzioni e novità. In primis la revisione delle modalità di lavoro dei collaboratori, ma soprattutto l'utilizzo di nuovi strumenti di semplificazione, digitalizzazione e automazione senza però trascurare un tema particolarmente caro alle aziende: la riduzione dei costi aziendali.
La nota spese, in particolare, compilata dai dipendenti a seguito di una trasferta per chiedere il rimborso delle spese sostenute e anticipate per conto dell'azienda, è una delle voci che rischia di generare costi importanti in termini di gestione amministrativa.
UN PROCESSO ANCORA TROPPO MANUALE
L'iter della gestione della nota spese comporta ancora molti passaggi manuali che possono creare numerose criticità e costi nascosti sia lato dipendente che lato amministrazione aziendale.
Parliamo del tempo della compilazione di file excel o di report mensili e dell'organizzazione dei giustificativi cartacei per la conservazione e la consegna in azienda. Ma anche l'onere aziendale per la gestione dei pagamenti con anticipi di contante con rimborsi in busta paga e il controllo delle spese con gli scontrini e le ricevute cartacee oltre alla riconciliazione bancaria, con tempi spesso dilatati.
La digitalizzazione applicata al processo della nota spese, ancora su molte fasi troppo manuale, può favorire sia le aziende che i dipendenti.
SEMPLIFICAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DELLA GESTIONE NOTA SPESE
Per far fronte ai costi nascosti e alle criticità, EcosAgile propone Expense, un sistema integrato per la gestione digitale dei pagamenti e delle spese per i viaggi di lavoro: Carta Prepagata Visa per il personale, un'app intuitiva per tracciare le spese e caricare le foto dei giustificativi, un Gestionale amministrativo con tutti i pagamenti in real time sostenuti dai dipendenti in trasferta, con report dettagliati di rendicontazione delle spese e con la conservazione sostitutiva dei documenti.
EcosAgile Expense è un sistema completo ed efficiente che garantisce all'azienda e al dipendente un risparmio di tempo, costi ed energie:
- digitalizzazione dell'intero processo: la transazione con carta prepagata viene trasmessa subito all'app con la precompilazione della spesa; il dipendente deve soltanto caricare la foto dello scontrino e sottomettere la spesa che viene ricevuta con tutti gli allegati dall'ufficio amministrativo aziendale in real time
- eliminazione dei rimborsi e degli anticipi di contante
- rinconciliazione automatica di pagamenti e spese per l'ufficio amministrativo
- nessun costo nascosto : né di ricarica borsellino, né per le transazioni nazionali
- gestione personalizzata delle policy di utilizzo, limiti di spesa e di budget
- reportistica e Business intelligence disponibili su APP e sul Gestionale
- esportazione su sistemi amministrativi e aziendali
- conservazione sostitutiva dei giustificativi di spesa
- carta prepagata per Carburante, Acquisti aziendali, Note spese dipendenti, Trasferte.
Per ulteriori approfondimenti:
- Numero Verde 800 66 98 55
- Carta Prepagata e App Nota spese
- Guida HR Gestione Nota Spese in Azienda
- Video Expense
- segreteria@ecosagile.com