Travel policy: perchè è fondamentale
La travel policy coinvolge tutte le regole e le linee guida necessarie per garantire una gestione efficace ed efficiente dei viaggi di lavoro aziendali. Include, quindi, una serie di norme decise internamente dall’impresa che impongono ai lavoratori in trasferta dei comportamenti da tenere e delle soglie di spesa massima da non superare.
Seppure ogni travel policy debba essere adattata e personalizzata in base alle esigenze specifiche e alla dimensione dell’organizzazione, quasi tutte le aziende devono adottare politiche su:
- rimborso dei chilometri
- indennità di trasferta
- spesa massima per pasti e alloggi
- gestione scontrini
- viaggi internazionali
- modalità e tempistiche di rimborso
Affinchè, tuttavia, la politica sulle trasferte di lavoro non rimanga una mera dichiarazione di buone intenzioni, sono necessarie procedure e metodi di controllo che permettano di mettere in pratica le regole di spesa; necessario dotarsi di un sistema veloce ed intuitivo che velocizzi i processi ed aiuti gli uffici a non essere sommersi da carta, scontrini e fatture.
ECOSAGILE EXPENSE PER LA GESTIONE POLICY
Expense è l’app EcosAgile in Cloud per la gestione digitale della nota spese: conforme a tutte le disposizioni legislative, consente una gestione sicura e in mobilità di scontrini, ricevute e giustificativi attraverso lo scan intelligente dei documenti e la conservazione digitale ed esibizione a norma degli stessi.
Il collaboratore può visionare i massimali previsti direttamente sull’app e nel caso in cui la sua richiesta di rimborso non rispetti le policy aziendali, il sistema gli invia automaticamente una notifica in app con l’importo massimo riconosciuto per la specifica tipologia di spesa affinchè possa procedere all’inserimento della corretta richiesta di rimborso.
Sempre via app è possibile prendere visione delle policy aziendali, anche in caso di più partecipanti alla trasferta, e degli allegati relativi trasferta e documenti di viaggio, quali la prenotazione del mezzo di trasporto e voucher o prenotazione di pernottamento.
Per ulteriori approfondimenti Numero Verde 800 66 98 55:
- EcosAgile Expense - APP NOTA SPESE DIGITALE
- Video EcosAgile Expense
- Trasferte di lavoro