Come gestire le trasferte di lavoro
Gli ultimi anni sono sicuramenti stati particolari e difficili per le trasferte di lavoro; l’emergenza pandemica e le chiusure nazionali ed internazionali con le conseguenti limitazioni negli spostamenti hanno causato difficoltà ed incertezza per le aziende nell’organizzare viaggi d’affari per i propri dipendenti e collaboratori.
Il Business Travel Management, infatti, ha registrato nel 2020 una spesa del 63% inferiore all’anno prima, equivalente a 13 miliardi persi.
Malgrado ciò i viaggi di lavoro continuano a rappresentare uno strumento importante per le aziende, nonostante i loro costi siano aumentati e richiedano sempre di più un controllo e una gestione efficiente per Amministrazione e Collaboratore attraverso soluzioni e strumenti capaci di ottimizzare l’intero processo di trasferta, ridurre il rischio di errori e gli sprechi di tempo.
A riguardo, si nota un percorso di digitalizzazione che sta coinvolgendo anche il Business travel management, soprattutto nelle fasi di apertura della richiesta di viaggio su piattaforma aziendale (60% delle realtà intervistate da una ricerca del Politecnico di Milano) e pagamento attraverso soluzioni elettroniche (90%); solo l’11% delle aziende, tuttavia, utilizza un'app per la digitalizzazione di scontrini e fatture.
La presenza di una vasta mole di giustificativi di spesa cartacei da gestire rappresenta uno dei motivi principali che rallentano le procedure amministrative per il controllo e l’impostazione di regole di spesa; la travel policy, infatti, al fine di imporre ai lavoratori in trasferta comportamenti da tenere e soglie di spesa massima da superare, deve essere caratterizzata da precise politiche supportate da sistemi veloci ed intuitivi che velocizzano i processi aiutando gli uffici preposti.
PAGAMENTI ELETTRONICI E GESTIONE NOTA SPESE
Con EcosAgile Expense è possibile gestire tutto il processo di Business Travel in maniera digitale, veloce e semplice tramite app per smartphone e software web: dalla compilazione dei giustificativi fino alla conservazione sostitutiva ed esibizione a norma degli stessi.
Il sistema può essere integrato con carte fisiche prepagate aziendali assegnate ai collaboratori con budget e regole di utilizzo.
Le Carte Business VISA personalizzate con nome azienda e nome e cognome dipendente non sono collegate direttamente ad un conto bancario e consentono ai collaboratori in trasferta di effettuare pagamenti senza dover anticipare liquidità, con massimali di spesa a seconda del livello e del ruolo, e della politica di travel policy, quindi, presente in azienda.
Il sistema richiede l’immissione di un codice per spese al di sopra dei 50 euro e prevede, una volta utilizzata la carta per un pagamento, una notifica sullo smartphone con la richiesta di una foto della ricevuta e la compilazione dei dati mancanti per inviare il tutto real-time all’Amministrazione e classificare la spesa.
L’Amministrazione, invece, può trasferire il denaro sulla carta del dipendente con pochi semplici passaggi, contando su una visione sempre completa ed aggiornata delle transazioni effettuate: al tempo stesso, anche il collaboratore può vedere real-time le spese sostenute con report dettagliati direttamente sull’app Expense.
Per ulteriori approfondimenti:
- Expense - Gestione Nota Spese Digitale
- Guida HR - Gestione Nota Spese in Azienda
- Video Expense