Paperless office
L'esigenza attuale delle aziende, che siano PMI o multinazionali, è sempre più volta al risparmio di tempo, di spazio, di soldi, al ridurre al minimo il consumo di energia con un occhio di attenzione alla salvaguardia dell'ambiente.
Adottare una gestione "paperless" o "senza carta", per trasformare gli uffici attraverso la digitalizzazione, può essere la soluzione. Infatti, un ufficio paperless, senza più carte sulle scrivanie e stampe dispendiose, è più economico, efficiente, digitale, utile per l'azienda e aiuta anche l'ambiente.
Tramite la digitalizzazione dei documenti, nel settore HR è possibile sempre più la conservazione sostitutiva, da carta a digitale, e la successiva archiviazione dei documenti su Cloud per custodirli in luogo sicuro e dire addio alla carta. Ciò permette di risparmiare tempo, carta, spazi e denaro, ma anche di migliorare l'organizzazione, l'accessibilità, la catalogazione e l'utilizzo degli archivi.
Il paperless è una scelta da attuare in un'ottica di digital transformation e comporta i seguenti vantaggi:
- riduzione di spazio e costi: carta, inchiostro, materiali come raccoglitori e cartelle e archivi
- maggior efficienza e maggiore produttività: ricerca immediata dei documenti con un risparmio di tempo importante
- gestione dinamica e interattiva dei documenti: aggiornamenti e condivisioni in tempo reale, da qualsiasi device e in qualsiasi momento con tracciabilità e rintracciabilità costante dei dati
- riduzione del rischio di errore umano
- maggiore collaborazione in team: possibilità per i lavoratori di visionare e lavorare un documento in condivisione, anche da remoto
- riservatezza, sicurezza e valore giuridico dei documenti e delle informazioni
- eco-sostenibilità: minor spreco di carta
SOFTWARE HR PER UN UFFICIO PAPERLESS
Per la creazione di un cosiddetto "paperless office" il suggerimento è di adottare un software HR completo ed integrato.
La gestione "paperless" nelle HR è possibile per tantissime attività. Basti pensare alla gestione delle ferie e dei permessi o all'invio della busta paga digitale o alla gestione della nota spese, alla rilevazione presenze dei dipendenti o all'approvazione e condivisione dei documenti con la firma digitale e di progetti e timesheet.
Per ulteriori approfondimenti:
- EcosAgile Document & Signature
- Brochure Document & Signature
- Numero Verde 800 66 98 55