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Firma elettronica e digitalizzazione

26/07/2023

Per diverse operazioni in ambito Risorse Umane, finalizzate alla digitalizzazione, oggi risulta essenziale l’utilizzo dello strumento della firma digitale. Nella prospettiva della Digital Transformation, la possibilità di firmare i documenti in modo smart e veloce consente la semplificazione dell’iter amministrativo della firma manuale, aumentando, da un lato, l’efficienza del processo, e, dall’altro, riducendo i costi d’esercizio.

In questo nuovo contesto la gestione delle firme digitali deve essere intuitiva, immediata, pratica, garantendo vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.

Esistono diverse tipologie di firma digitale:

  • SEMPLICE: tipologia di firma che viene utilizzata per dare autenticità al documento elettronico garantendo il valore probatorio. Utile per documenti e comunicazioni in cui non è importante una sottoscrizione forte. Avviene con autenticazione a più fattori. In ambito HR con la FES, firma elettronica semplice possono essere firmati quasi tutti i contratti di lavoro, documenti relativi GDPR e Privacy, l'informativa sulla sicurezza, gli atti di notorietà nei quali il lavoratore dichiara il suo status lavorativo, i documenti di consegna del tesserino di riconoscimento e di proprietà aziendali
  • AVANZATA: rispetto alla FES, che presenta un livello base di autenticazione da parte del firmatario, la FEA, firma elettronica avanzata, garantisce l’identità dell'autore, l’integrità e immodificabilità di un documento. L’identità viene confermata con la sottomissione di un documento di riconoscimento e garantita dall’autenticazione a più fattori. In ambito HR con la FEA, possono essere firmati contratti di assunzione contenenti periodi di prova, patti di non concorrenza, clausole di esclusività, altre condizioni vincolanti e vessatorie per il collaboratore, nonché i contratti a termine e i rinnovi.
  • QUALIFICATA: è la tipologia di firma più forte, che, rispetto alla FEA, prevede oltre alla verifica dell’identità del sottoscrittore anche un riconoscimento dell’identità de visu con una vera e propria video call o face matching. La FEQ, firma elettronica qualificata, garantisce la corrispondenza tra la firma e il firmatario da parte di un ente certificatore terzo, demandato alle attività di verifica e validazione dell’identità del soggetto.

LA FIRMA ELETTRONICA AVANZATA E QUALIFICATA HANNO PIENO VALORE LEGALE

Ai sensi della normativa vigente, un documento informatico sottoscritto con la firma elettronica avanzata (FEA) o qualificata (FEQ) è giuridicamente valido ed è equiparabile ad una firma autografa apposta su un documento cartaceo, infatti secondo il Decreto legislativo 07/03/2005, n.82, art. 20, com. 1-bis.

Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.

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