Nuove Linee Guida AGID per la Conservazione Digitale
Sono entrate in vigore dal 1° Gennaio 2022 le nuove Linee guida AGID in merito alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, valide per le organizzazioni pubbliche e private, obbligate a conservare i file elettronici che costituiscono originali da archiviare secondo obblighi civilistici e fiscali.
Le Pubbliche Amministrazioni e gli operatori privati dovranno quindi:
- nominare il Responsabile delle Conservazione che, secondo quanto previsto dall’art.44, comma 1-quater del CAD, prepara il Manuale di conservazione curandone l’aggiornamento costante qualora ci fossero cambiamenti normativi, tecnologici o procedurali rilevanti
- dotarsi di un Manuale di Conservazione dei documenti elettronici digitali (fatture elettroniche, note spese e quanto inviato in Conservazione Sostitutiva)
- nominare la Nuova figura Titolare dell'oggetto della conservazione identificato come la persona fisica o giuridica che ha la responsabilità di conservare per legge un documento, che corrisponde al soggetto detentore dell’Archivio
- redigere/aggiornare il Manuale di Gestione documentale che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
IL MANUALE DI CONSERVAZIONE
Il manuale di conservazione deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Deve, inoltre, riportare:
- i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
- la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
- la descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di oggetti e delle eventuali eccezioni;
- la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
- la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
- la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
- la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
- la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
- la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
- i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate, qualora, nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, non siano già indicati nel piano di conservazione allegato al manuale di gestione documentale;
- le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
- le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali.
Le nuove linee guida testimoniano, quindi, il percorso di digitalizzazione che sta coinvolgendo il settore pubblico e privato, volto a semplificare, nel tempo, la gestione e l’archiviazione dei documenti per una raccolta più semplice e strutturata.
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