Digitalizzazione dei documenti HR
Il settore HR è stato, negli ultimi anni, favorevolmente colpito dalla trasformazione digitale in termini di dematerializzazione dei processi aziendali e di digitalizzazione dei documenti.
Il concetto di digitalizzazione riguarda la gestione di informazioni e processi in maniera integrata tramite l'utilizzo di software gestione, del Cloud, di tecnologie e dati digitali per trasformare i processi aziendali con benefici per l'intero contesto organizzativo.
Con il concetto di dematerializzazione invece ci si focalizza sulla gestione documentale digitale con la sostituzione dei supporti tradizionali cartacei dei documenti amministrativi con i documenti informatici in tutti gli ambiti aziendali.
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA
La conservazione sostitutiva, sostituzione della conservazione su carta con quella digitale, e la successiva archiviazione dei documenti su Cloud, permettono di risparmiare tempo, carta, spazi e denaro, ma anche di migliorare l'organizzazione, l'accessibilità, la catalogazione e l'utilizzo degli archivi.
Già il 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore nuove linee guida AGID per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, valide sia per organizzazioni pubbliche che private, obbligate alla conservazione di file da archiviare secondo obblighi civilistici e fiscali. Le nuove linee guida testimoniano, il percorso di digitalizzazione in atto, volto a semplificare la gestione e l'archiviazione dei documenti per una raccolta più semplice e strutturata.
La digitalizzazione applicata al processo della nota spese, ancora su molte fasi troppo manuale, può favorire sia le aziende che i dipendenti.
PERCHÈ RICORRERE ALLA DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE?
Colmare il divario informatico attraverso la digitalizzazione dei documenti e la possibilità di firmare i documenti in modalità elettronica permette di crescere in efficienza, facilitando il lavoro, attraverso un accesso controllato e sicuro alle informazioni.
I vantaggi che la digitalizzazione e la conservazione sostitutiva comportano sono diversi e tra questi spiccano:
- Semplificazione dei processi, snellimento di tutte le attività amministrative e eliminazione degli errori manuali di distrazione o incompletezza nei documenti;
- Ottimizzazione dei costi e zero investimenti iniziali, digitalizzabndo le informazioni è possibile ottenere un risparmio economico notevole senza costi di infrastruttura né investimenti iniziali;
- Accesso rapido ed immediato ai documenti, con una agevole ricerca e reperibilità dei documenti che una volta acquisiti diventano facilmente accessibili;
- Disponibilità continua ai documenti in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo: ciò che viene archiviato è sempre disponibile e rimane aggiornato in tempo reale;
- Miglioramento dell'efficienza e produttività, con la possibilità di ottimizzare le risorse utilizzate massimizzando la produttività e l'efficienza del sistema gestionale;
- Miglioramento della customer experience e un'immagine innovativa dell'azienda al cliente, che non è costretto a stampare e rimandare documenti, con un conseguente risparmio economico e di tempo;
- Sicurezza, utilizzo di metodologie e procedure tecnologiche di alto livello per proteggere l'ambiente e i dati aziendali;
- Sostenibilità, adozione di soluzioni sostenibili al fine di ridurre al minimo l'impatto ambientale.
ECOSAGILE IL SOFTWARE CLOUD PER LA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE
L'impegno di EcosAgile per la digitalizzazione è continuo e su tutti i processi HR. La gestione documentale digitalizzata è integrata dalla firma elettronica e all'archiviazione e conservazione sostitutiva.
La firma elettronica sui documenti digitali semplifica e velocizza enormemente l'iter amministrativo garantendo una riduzione dei costi e la dematerializzazione degli archivi in tutti gli ambiti aziendali.
Anche la gestione della nota spese e della trasferta di lavoro sono completamente digitalizzate, dal pagamento con carta di credito prepagata integrata all'app EcosAgile Expense sino all'addio agli scontrini. Consente la dematerializzazione dei giustificativi di spesa sostituendo la conservazione su carta con quella digitale e facilitando la corretta gestione, archiviazione ed esibizione a norma.
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