La nota spese da oggi è digital!
Le 7 mosse per abbattere i costi di gestione delle note spese. Conservazione sostitutiva con App Mobile.
Se la vostra azienda gestisce i giustificativi delle spese del personale via carta, con i relativi costi di controllo e archiviazione, leggete questo articolo e scoprirete come sia possibile risolvere concretamente questa complessità tagliando drasticamente questo costo di gestione.
La Risoluzione 96/2017 dell’Agenzia delle Entrate ha risposto all’interpello relativo la procedura informatica di gestione della nota spese dei dipendenti di un’impresa e dei trasfertisti e dei relativi giustificativi di spesa.
Ecco di seguito la procedura per la dematerializzazione dei giustificativi di spesa:
- Formazione del giustificativo informatico per mezzo di una fotografia scattata via smartphone mediante un App (EcosAgile Expense) con verifica automatica della qualità della foto e della sua leggibilità
- Formazione della nota spese, creata dal dipendente tramite App EcosAgile Expense, alla quale ha accesso con credenziali univoche
- Approvazione della nota spese con notifiche automatiche al Manager o alla funzione aziendale preposta all’approvazione
- Controllo spese e processo sul sistema di gestione EcosAgile attraverso l’applicazione cloud che consente di verificare e rifiutare spese non inerenti e/o eccessive
- Conservazione: la nota spese, accettata e ammessa al pagamento, è registrata sui sistemi contabili e inoltrata al sistema di conservazione sostitutiva
- Distruzione dei giustificativi analogici solo dopo la conferma formale dell’avvenuta archiviazione della nota nel sistema di conservazione sostitutiva
- Esibizione della nota spese e dei giustificativi: documento informatico conservato
L’Agenzia delle Entrate ha comunicato che il sistema è conforme alla normativa di riferimento (CAD – Codice di Amministrazione Digitale, D.lgs 82/2015), senza che ci sia bisogno dell’intervento di un pubblico ufficiale per attestare la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.
Ma vediamo un pò più nel dettaglio differenziando le diverse tipologie di giustificativi.
Con riferimento agli scontrini fiscali si conferma che trattasi di documenti analogici originali NON unici poiché il giustificativo/scontrino allegato alla nota spese consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (corrispettivi).
Con riferimento alle ricevute dei taxi e ai biglietti di trasporto pubblico si fa riferimento al quesito posto dall’Associazione ANORC all’Agenzia delle Entrate.
Se però il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al contenuto attraverso altri documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, il processo di conservazione elettronica necessità dell’intervento pubblico di autenticazione previsto dall’articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014.
Un punto aperto è rappresentato dai giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE (con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale).
In tal caso i consulenti in materia di conservazione sostitutiva suggeriscono la conservazione in cartaceo per un ragionevole lasso di tempo (ad esempio 2-3 anni).
Se volete provare il processo di gestione informatizzato della nota spese dei Vostri dipendenti potete da subito:
- richiedere un trial dell’App EcosAgile Expense
- richiedere maggiori informazioni al numero verde 800669855.
Per ulteriori approfondimenti e integrazioni alla piattaforma EcosAgile:
- Numero Verde 800 66 98 55
- Email commerciale@ecosagile.com
Per Approfondimenti: La Nota Spese Dematerializzata e App Nota Spese Digitale.