Gestión de Viajes de Empresa
Los últimos años han sido un desafío para los viajes de empresa debido a las restricciones internacionales y las medidas de seguridad que se implementaron, lo que generó dificultades e incertidumbre para las empresas al organizar los viajes de empresa de sus empleados y asociados.
De hecho, la gestión de viajes de empresa experimentó una reducción del 63% en el gasto durante 2020 en comparación con el año anterior, lo que equivale a una pérdida de 13 billones.
A pesar de esto, los viajes de empresa siguen siendo una herramienta importante para las empresas, aunque sus costos hayan aumentado y requieran cada vez más un control y gestión eficientes para la administración y los empleados, mediante soluciones y herramientas que optimicen todo el proceso de viaje, reduciendo el riesgo de errores y pérdida de tiempo.
En este sentido, también existe una tendencia hacia la digitalización en la gestión de viajes de negocios, especialmente en las etapas de envío de solicitudes de viaje a través de la plataforma corporativa y el pago mediante soluciones electrónicas; ; sin embargo, solo una parte de las empresas utiliza una app para digitalizar recibos y facturas.
La existencia de una gran cantidad de comprobantes de gastos en papel es una de las principales razones que ralentizan los procedimientos administrativos para el control y la definición de las reglas de gasto; de hecho, la política de viajes, para establecer el comportamiento que deben seguir los viajeros y los límites máximos de gasto que no deben superarse, debe estar respaldada por políticas precisas y sistemas rápidos e intuitivos que agilicen los procesos y ayuden a las oficinas responsables.
PAGOS ELECTRÓNICOS Y GESTIÓN DE GASTOS
Con EcosAgile Expense, todo el proceso de viajes de negocios puede gestionarse de forma digital, rápida y sencilla a través de una aplicación móvil y un software web: desde la recopilación de recibos hasta su almacenamiento y visualización electrónica en cumplimiento con las normativas..
El sistema puede integrarse con tarjetas corporativas físicas y prepagadas emitidas a los empleados, con presupuestos y reglas de uso predefinidas.
La Tarjetas Visa Business Personalizadas, que incluyen el nombre de la empresa y el nombre y apellido del empleado, no están vinculadas directamente a una cuenta bancaria y permiten a los viajeros realizar pagos sin adelantos de efectivo, con límites de gasto establecidos según el nivel y rol, en línea con la política de viajes de la empresa.
Una vez que se utiliza la tarjeta para realizar un pago, se envía una notificación al smartphone solicitando al usuario tomar una foto del recibo y completar la información faltante para que pueda enviarse a la administración en tiempo real y clasificar el gasto.
Por otro lado, la administración puede transferir dinero a la tarjeta del empleado en pocos pasos y contar con una visión completa y actualizada de las transacciones realizadas. Al mismo tiempo, el empleado puede consultar en tiempo real los gastos efectuados con informes detallados directamente en la app Expense.
Para más información:
- Expense - Gestión digital de informes de gastos
- Guía de RRHH - Gestión de informes de gastos en la empresa
- Video Expense