Simplificación Nota de Gastos
Los viajes de negocios finalmente están recuperándose, pero con desarrollos importantes. En primer lugar, la revisión de los métodos de trabajo de los empleados, pero sobre todo el uso de nuevas herramientas, simplificación, digitalización, automatización, sin olvidar un tema particularmente importante para las empresas: la reducción de los costos corporativos.
En particular, la nota de gastos que completan los empleados después de un viaje para solicitar el reembolso de los gastos incurridos y adelantados en nombre de la empresa es uno de los aspectos que corre el riesgo de generar costos significativos en términos de gestión administrativa.
UN PROCESO AÚN DEMASIADO MANUAL
La gestión de nota de gastos sigue siendo un proceso altamente manual, lo que puede generar una serie de problemas críticos y costos ocultos tanto para los empleados como para la administración de la empresa.
Considera el tiempo invertido en crear hojas de cálculo en Excel o notas mensuales, así como en organizar recibos en papel para su almacenamiento y distribución en toda la empresa. Este proceso no solo consume tiempo valioso, sino que también implica gestionar anticipos en efectivo, reembolsos en los recibos de nómina y el seguimiento de gastos con recibos y comprobantes en papel, además de realizar conciliaciones bancarias.
La automatización y digitalización pueden transformar la gestión de nota de gastos, simplificando el manejo de recibos y reduciendo la carga de trabajo administrativo.
SIMPLIFICA Y DIGITALIZA LA GESTIÓN DE NOTA DE GASTOS
Para enfrentar costos ocultos y resolver problemas críticos, EcosAgile presenta Expense, una solución integrada que revoluciona la gestión digital de pagos y gastos de viajes de negocios. Con Expense, obtienes:
- Tarjeta Visa prepaga para empleados, que facilita el manejo de gastos.
- Aplicación intuitiva para rastrear gastos y cargar fotos de recibos de manera sencilla.
- Gestión administrativa en tiempo real para monitorear todos los pagos realizados por empleados en viaje.
- Notas detalladas de gastos y retención de documentos de respaldo para una administración eficiente. Optimiza la administración de tus nota de gastos y reduce costos ocultos con nuestra solución digital y simplificada.
EcosAgile Expense es un sistema completo y eficiente que garantiza ahorros en tiempo, costos y energía tanto para la empresa como para el empleado:
- digitalización del proceso completo: Las transacciones realizadas con la tarjeta prepaga se envían automáticamente a la aplicación con los gastos precompilados. El empleado solo necesita cargar la foto del recibo y enviar el gasto, el cual es recibido en tiempo real por la oficina de administración de la empresa con todos los archivos adjuntos.
- eliminación de reembolsos y anticipos en efectivo.
- conciliación automática de pagos y gastos administrativos.
- sin costos ocultos: ni para recargas ni para transacciones nacionales.
- gestión personalizada de políticas de uso, limites de gastos y presupuestos.
- nota y Business Intelligence disponibles en la aplicación y el sistema de gestión.
- exportación a sistemas de gestión y sistemas empresariales.
- conservación sustitutiva de los justificantes de gasto.
- Tarjeta prepaga disponible para combustible, compras corporativas, nota de gastos de empleados y traslados.
Para más información:
- EcosAgile Expense
- Guía de RRHH para la Gestión de Notas de Gastos en la Empresa
- commerciale@ecosagile.com o Escríbenos al WhatsApp: +39 342054 4591