Gestione Meeting post Covid-19

Il meeting oggi si delinea sempre di più come una dinamica fondamentale all’interno dell’impresa per stabilire coordinamento, comunicazione e collaborazione necessari per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Ma come saranno i meeting nell’era post COVID-19?
Le stringenti misure di sicurezza Covid-19, imposte dai nuovi decreti, richiedono alle aziende di dotarsi di strumenti in grado di garantire il controllo del numero dei partecipanti, dei tempi di permanenza e del distanziamento sociale richiesto negli spazi di lavoro condivisi e nelle sale riunioni aziendali.

Il nuovo prodotto EcosAgile eMeeting nasce proprio per venire incontro a questa esigenza facilitando la gestione delle stanze e delle aree dell’azienda dedicate al coworking attraverso policy di utilizzo e procedure conformi alle recenti misure COVID-19.

eMeeting è il nuovo sistema per la programmazione e la gestione delle sale riunioni e degli spazi di lavoro condivisi in azienda e da più collaboratori, per la gestione delle conference room, delle aule di formazione e delle aree destinate al coworking.

eMeeting migliora la produttività, massimizzando l’utilizzo dello spazio disponibile in azienda: attraverso le sue numerose funzionalità, consente la prenotazione e calendarizzazione delle riunioni permettendo al tempo stesso la gestione e il controllo delle sale attraverso il costante aggiornamento della loro disponibilità durante il giorno, la settimana e il mese.

eMeeting, inoltre, nasce con l’obiettivo di far avere una visione chiara e programmata della disponibilità e della caratteristiche di ciascuna area di lavoro lungo l’arco dell’intera giornata e settimana per evitare interruzioni di riunioni o ancor peggio “stanze rubate”.

eMeeting è una device touchscreen dall’interfaccia semplice ed elegante che può essere applicata su qualsiasi superficie (muro, vetro) in prossimità della sala riunione, senza necessità di installazione nè di competenza specifica. La device è real time integrata al sistema di prenotazione Cloud grazie a un semplice collegamento wi-fi o Ethernet.

In questo modo l’organizzatore, dopo aver inserito il codice in suo possesso o aver avvicinato il proprio badge NFC, può in pochi secondi e attraverso pochi click prenotare la propria riunione.

eMeeting, inoltre, mostra le caratteristiche ed i dettagli tecnici e di strumentazione di ciascuna stanza, permettendo, quindi, di scegliere la stanza più adatta alle esigenze della specifica riunione.

Display 7" a colori, touch screen con logo aziendale: massima eleganza e personalizzazione.
Possibilità di vedere le caratteristiche tecniche di ciascuna area di lavoro e sala riunione (capienza, sistemi audio e video disponibili, schermi ecc) per scegliere quella più adatta alle esigenze del proprio meeting.
Disponibilità in tempo reale dello stato delle prenotazioni di tutte le stanze, aule e spazi condivisi con il calendario e il dettaglio degli orari e dei meeting.
Possibilità di stabilire le policy di utilizzo, il controllo del numero dei partecipanti e del tempo di permanenza per garantire e facilitare il distanziamento richiesto dalle procedure di sicurezza COVID-19.
Disponibilità di statistiche dettagliate sull’utilizzo e sulla saturazione dei locali con la distribuzione oraria, settimanale, per persona, per sala riunioni e spazio di lavoro.
Comunicazione efficace e immediata sulle prenotazioni con integrazione con i calendari condivisi di Google e Outlook e l’utilizzo di notifiche e promemoria.